Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 94

Beslutsförslag

Antecknas för kännedom.

Behandling

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki och projektets sakkunniga Eeva Salonen presenterade ärendet.

Howspace-inbjudan skickas till fullmäktige och kyrkoherdarna, där de kan föra sparringssamtal. Länken är öppen t o m 20.12.2023.

Fullmäktige förde en remissdebatt.

Under behandlingen gjordes 8 inlägg.

Beslut

Antecknades för kännedom.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Kyrkofullmäktige beslutade den 15.6.2023 (51§) om strategiprocessen för Kyrkan i Helsingfors. Processen genomförs i dialog med Finlands ev-luth kyrkas och försam-lingarnas strategier och strategiprocesser. Strategin gäller församlingarna och de gemensamma tjänsterna. Avsikten är att ge personalen och de förtroendevalda möjlighet att kommentera strategin och att ställa sin expertis till förfogande då strategin utarbetas.

Strategin indelas i fyra faser: insikt, åsikt, val och genomförande.

Under insiktsfasen analyserades verksamhetsmiljön och deltagarna kunde ge sina kommentarer. Sommaren 2023 hade församlingsrådens och de gemensamma förtroendeorganens förtroendevalda möjlighet att via Howspace och kyrkofullmäk-tiges aftonskola delta i processen.

Under åsiktsfasen som inleddes efter sommaren utarbetades olika scenarier, kommentarer inhämtades och man reflekterade över vilken framgång Kyrkan i Helsingfors har. Kyrkorådet inbjöd också till en omfattande inklusionsrunda. För att möjliggöra en strategidialog gavs deltagrna möjlighet att använda Topas-spelkorten. Alla avdelningar inom de gemensamma tjänsterna använde spelkorten, som också användes av fem församlingar. I tio församlingsråd prövades en lättare version av Topas-spelet parvis som stöd för tankearbetet.

Till inklusionsrundan inbjöds också alla församlingsrådsmedlemmar samt deltagarna i de gemensamma tjänsternas och församlingarnas medarbetarmöten. Svaren samlades in via Webropol, ett lättare alternativ än de traditionella utlåtanderundorna. Framtidsdagen  som beskrivs närmare nedan avrundade åsiktsfasen.

Både församlingsråden och medarbetarmötena skulle på basis av givet material, församlingens strategi och deltagarnas expertis identifiera vilka centrala frågor som den nya strategin borde ge riktlinjer för. Följande frågor ställdes: 

Vilka är de 1-3 centrala frågor som påverkar alla helsingforsförsamlingars framtid?

Varför tycker ni att just dessa frågor ärde viktigaste? 

(BONUS: Med vilka åtgärder kunde man påverka?)

Alla församlingsråd diskutrade detta och svarade på kyrkorådets frågor. De gemensamma tjänsternas avdelningar och 16 församilngar diskuterade detta under medarbetarmöten och besvarade frågorna. De oförkortade svaren som bilaga och i powerpoint presentationen som omfattar allt relevant strategimaterial.

Målsättningen är att strategiprocessen ska ge oss temahelheter för framtiden. Detta behövs för att kyrkofullmäktige i den tredje fasen ska kunna fastställa 1-5 mål för den gemensamma strategin för Kyrkan i Helsingfors.

Framtidsdagen lördagen den 11.11.2023

Till framtidsdagen bjöds alla församlingsrådsmedlemmar och förtroendevalda i de gemensamma organen, kyrkoherdarna samt de gemensamma tjänsternas direktörer och chefer. Anmälda var 125 men deltagarantalet var 114. Programmet genomfördes med hjälp av 16 facililterare och teknisk personal. 89 förtroendevalda och 25 arbetstagare deltog. 49 deltog virtuellt och 65 på plats. 82 församlingsrådsmed-lemmar, 44 medlemmar av de gemensamma organen, 15 kyrkoherdar och 10 direktörer och chefer deltog. Minst två deltagare från varje församling, i bästa fall 8. Också alla gemensamma tjänster var representerade.

10 församlingsråd meddelade under dagen att de ville ha ett möte men endast 4 förverkligades. Orsaken till återbuden var sjukdom eller för få deltagare från ifrågavarande församlingsråd.

Talare vid framtidsdagen var Perttu Pölönen. Vidare hölls två workshoppar som behandlade de gemensamma antagandena bakom strategin och de preliminära val som gjorts på basis av dessa. De strategiska antagandena är faktorer som påverkar verksamhetsmiljön och tolkningar som ligger till grund för de strategiska valen. Genom identifikation av och insikt om antagandena bakom valen blir strategin mer pålitlig. Samtidigt minskar tolkningsmöjligheterna och det blir lättare att se sambandet mellan olika fenomen. Antagandena gäller också som kontrollpunkter vid verkställandet av strategin: hur vet vi att valen vi gjort fortsättningsvis är relevanta? Som bilaga en preliminär sammanfattning av framtidsdagens arbete.

Det är viktigt att notera att kyrkorådet fortsätter beredningen på basis av framtids-dagen och de strategiska synpunkter som formulerades vid aftonskolan den 30.11 i vilken kyrkoherdarna och direktörerena för de gemensamma tjänsterna deltog. För att det fortsatta arbetet ska ge ett så gott resultat som möjligt ska en grupp (Lehtola, Lemmetyinen, Myllys, Mäki, Salonen) som är underställd och kontrollerad av fram-tidsgruppen, direktörskollegiet och presidiet noga gå igenom det som hittills framkommit under strategiarbetet. Gruppen granskar synpunkterna i ljuset av de relevanta uppgifterna om verksamhetsmiljön och de senaste relevanta undersökningarna. Exempel på sådant material är Sitras kartläggning av megatrender och tysta signaler, annat relevant externt framtidsmaterial samt den forskning som kyrkan bedrivit bl a om millenniumgenerationen och generation Z, kartläggningar av uppfattning och bekanthet samt förtroende och rykte och iintervjuerna som våren 2022 gjordes med helsingforsarna.

Målsättningen är att aftonskolan och eventuella andra workshoppar ska ge kyrko-fullmäktige möjlighet att den 25.1.2024 göra de strategiska valen på basis av fakta, omfattande dialog och samsyn. Samtidigt torde kyrkofullmäktige besluta om de gemensamma målen och om de därmed förknippade centrala mätarna.  .

Bilagor:

• Svaren som getts i strategienkäten, en fråga i sänder
• Svaren på strategienkäten enligt svarande
• Sammanfattning av strategiprocessens nuläge. Sammanfattningen innehåller både en komprimerad sammanfattning av tidigare skeden, en sammanfattning av inklusionsrundans resultat samt en preliminär sammanställning av framtids-dagens resultat.  

Strategiprocessen eftersträvar en fortlöpande dialog. Den fortlöpande kommunikatio-nen sköts bl a med hjälp av nyhetsbrev, information och interna nyheter. För detta utnyttjas de befintliga kanaler som organisationen använder: exempelvis ledningens info, projektöversikter, direktörens brev, nyhetsbrev till personalen och förtroende-valda, Sinfo, de förtroendevaldas Teams samt personalinformationen som ges i situationsrummet. Då strategimaterialet sammanställts ges det genast för kännedom till personalen och de förtroendevalda via Kyrkan i Helsingfors -strategisidor i Sinfo och de förtroendevaldas Teams.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki juha.rintamaki@evl.fi
projektets sakkunniga Eeva Salonen eeva.salonen@evl.fi