Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 12.06.2025/Paragraf 49

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige

1) godkänner samfällighetens uppdaterade och bifogade förvaltningsstadga. Stadgan ersätter samfällighetens nu gällande förvaltningsstadga, som kyrkofullmäktige godkände den 14.12.2023.

2) beslutar att den uppdaterade förvaltningsstadgan träder i kraft den 1.8.2025.

Behandling

Under behandlingen gjordes fem inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) godkänner samfällighetens uppdaterade och bifogade förvaltningsstadga. Stadgan ersätter samfällighetens nu gällande förvaltningsstadga, som kyrkofullmäktige godkände den 14.12.2023

2) beslutar att den uppdaterade förvaltningsstadgan träder i kraft den 1.8.2025.

Behandling

Förvaltningsdirektör Silander redogjorde för ärendet.

Under behandlingen gjordes sju inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Enligt den nya kyrkolagstiftningen som trädde i kraft den 1.7.2023 ska församlings-ekonomierna var för sig utarbeta en förvaltningsstadga som omfattar kyrkofullmäkti-ges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen. Kyr-kofullmäktige fastställde samfällighetens nya förvaltningsstadga den 14.12.2023.

Då sammanställdes förvaltningsstadgan långtgående på basis av formuleringarna i kyrkofullmäktiges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionerna för förvaltningen. I förvaltningsstadgan beaktades kyrkolagstiftningens bestämmelser om vissa förändringar av närmast teknisk natur. Substansmässiga ändringar ingår i förvaltningsstadgan beträffande frågor som betonades vid gemensamma diskussio-ner om kyrkorådets ledning och delegering. I övrigt överensstämmer förvaltnings-stadgan med organisationen, arbetsfördelningen mellan församlingarna och de ge-mensamma tjänsterna samt i fråga om det gemensamma församlingsarbetet situa-tionen 2023.

Sedan förvaltningsstadgan togs i bruk har man konstaterat viss faktorer som det är motiverat att uppdatera.

Störst är ändringsbehovet i fråga om delegeringen av beslutanderätt samt den där-med förknippade skyldigheten att upprätthålla en beslutsförteckning. Gränsen för kyrkorådets rätt att överföra ärenden i vissa fall berörs också.  

Ändringarna i delegeringsbestämmelserna görs för att göra förvaltingen smidigare och mer flexibel. I nuläget görs inom samfälligheten skriftliga tjänsteinnehavarbeslut gällande många frågor som i många andra samfälligheter handläggs elektroniskt i personuppgifts- och andra program utan att göra ett separat tjänsteinnehavarbeslut. Också i Helsingfors bereder man sig på att implementera ett nytt persondataprog-ram. Det nya programmet gör det möjligt att besluta om många löpande förvalt-ningsärenden via det nya programmet.

Då det nya systemet implementeras är det motiverat att i större utsträckning delegera beslutanderätten från avdelningsdirektörerna till enhetscheferna och /eller särskilt nämnda mellanchefer. Delegeringen görs genom att omformulera förvaltningsstadgans bestämmelser om kyrkorådets överföringsrätt och bestämmelserna om skyldigheten att föra en beslutsförteckning samt genom att i de gemensamma tjänsternas avdelningars och enheters instruktioner införa motsvarande formuleringar om delegering. Förslaget till nya instruktioner ges till kyrkorådet och kyrkofullmäktige för behandling under en egen paragraf.

Motiveringar till beslutsförslaget

Under våren 2025 har stadgearbetsgruppens beredningsgrupp utarbetat följande ändringsförslag till ändringar i förvaltningsstadgan:

I stora drag gäller förändringana följande:

-          3 kap. 2 §: Som alternativ sekreterare för kyrkofullmäktige utöver samfällighe-tens ledande jurist kan också förvaltningsdirektören inkallas. Genom ändringen måste kyrkofullmäktige inte fatta ett separat beslut i de fall då förvaltningsdirek-tören fungerar som sekreterare vid ett fullmäktigemöte.  

-          4 kap. 3 §: Som alternativ sekreterare för kyrkorådet utöver samfällighetens le-dande jurist kan också förvaltningsdirektören inkallas. Genom ändringen måste kyrkorådet inte fatta ett separat beslut i de fall då förvaltningsdirektören fungerar som sekreterare vid kyrkorådets möte.

-          4 kap. 3 §: I paragrafen införs att samfällighetens påverkansgrupp för unga inom sig utser en representant med yttrande- och närvarorätt utöver det som bestämts i 4 paragrafen i förvaltningsstadgans 8 kapitel. Då förvaltningsstadgan trädde i kraft i början av 2024 beviljade kyrkorådet en representant för de ungas påverkansgrupp yttrande- och närvarorätt vid kyrkorådets möten.Den nya skriv-ningen ändrar inte på gällande praxis men tydliggör frågan i förvaltningsstadgan.

-          4 kap. 9 § 1 mom.: Förteckningen över den beslutanderätt som getts samfällig-hetens direktör, avdelningsdirektörerna och chefen för internrevisionen komplet-teras med en 13 punkt. På ett undantag när har samtliga punkter också tidigare ingått i avdelningsdirektörernas befogenheter, men nu vill man detaljerat preci-sera detta för att skapa klarhet. Att formuleringarna klarläggs är viktigt också med tanke på uppdateringen av avdelningarnas instruktioner. I förslaget till nya instruktioner för avdelningarna föreslås att en del av uppgifterna som nämns i förvaltningsstadgan delegeras till enhetscheferna och vissa utsedda mellanche-fer. Hittills har HR-direktören med tjänsteinnehavarbeslut beviljat engångspre-mierna men enligt förslaget ska beviljandet inom de gränser som kyrkorådet fastställt delegeras till samtliga avdelningsdirektörer. 

-          4 kap. 9 § 2 mom.: Till kyrkorådets ordförandes beslutanderätt fogas personal-frågor som gäller internrevisionens chef. För närvarande är det samfällighetens direktör som godkänner revisionschefens semestrar mm.

-          4 kap. 9 § 7 mom.: Till HR-direktörenens delegeras  rätten att besluta om presta-tionstillägg och beviljande av studieledigt med lön inom de riktlinjer som kyrkorå-det fastställt. Dessutom ersätts begreppet årsrelaterad lönedel med  begreppet erfarenhetstillägg i enlighet med KyrkTAK.

-          4 kap. 11 § 2 mom.: Från skyldigheten att föra beslutsförteckning exkluderas sammanlagt 14 i detta moment nämnda helheter om vilka beslut fattas i person-datasystemet, arbetstidsprogrammet och/eller rese- och kostnadsprogrammet. Därmed blir det möjligt att med instruktionerna överföra dessa helheter till en-hetscheferna och vissa utsedda mellanchefer (förslag om överföringen ges se-parat då de nya instruktionerna fastställs).

-          4 kap 11 § 3 mom.: Förvaltningsstadgan kompletteras med en formulering som bestämmer att kyrkorådet inte använder sin överföringsrätt på de i 2 momentet nämnda besluten. Detta lättar upp förvaltningen och gör den smidigare så som kyrkorådet önskat och som också önskades vid utvecklandet av ledningssyste-met.

-          4 kap 11 § 4 mom.: Förvaltningsstadgan kompletteras med en formulering om att kyrkorådet inte använder sin övertagningsrätt i de situationer som nämns i 4 momentets punkt 15. Till skillnad från de helheter som nämns i moment 3 ska ändå ett tjänsteinnehavartbeslut och/eller bygga på separata avtal eller upp-drag. Liksom bestämmelserna i 3 momentet ska också bestämmelserna i 4 momentet lätta upp förvaltningen och göra den smidigare. Detta gör också ver-kställandet av besluten vid behov snabbare (bl a då man förordnar vikarier och ersättare).

-          4 kap 11 § 5 mom.: På direktionernas justerade protokoll tillämpas i tillämpliga delar samma förfarande som på tjänsteinnehavarbeslut, dvs att om kyrkokrådets ordförande eller ordinarie medlem av kyrkorådet inte inom utsatt tid meddelar om överföring i enlighet med 1 punkten i 11 § i 4 kapitlet kan de i protokollet gjorda besluten verkställas. Förändringen försnabbar märkbart bl a verkställan-det av fastighetsdirektionens beslut..

-          5 kap. 1 § 1 mom.: Fastighetsdirektionens mandatperiod preciseras genom att tillägga en formulering om att kyrkofullmäktige i början av sin mandatperiods första och tredje år tillsätter en fastighetsdirektion.

-          5 kap 1 § 2 mom.: Fastighetsdirektionens sammansättning och valet av denna preciseras på det sätt som kyrkorådet önskat. Kravet på sakkunnigstatus slopas för direktionens ordinarie medlemmarnas del. Samtidigt får kyrkofullmäktige rätt att utöver direktionens ordinarie medlemmar också välja permanenta sakkun-niga som beviljas närvaro- och yttranderätt.

-          5 kap. 1 § 3 mom.: I fråga om dem som väljs till kyrkorådets representant i fas-tighetsdirektionen preciseras formuleringen så att representanten ska vara ordinarie medlem av kyrkorådet.

-          5 kap. 4 § 4 mom.: moment 4 är onödigt och slopas (jfr, 18 § 2 momentet i14 ka-pitlet).

-          5 kap. 6 §, punkt1: Punkt 1 och 2 gällande fastighetsdirektionens beslutanderätt sammanslås och omarbetas till en ny 1 punkt.

-          5 kap 6 §, punkt 2: På basis av den nya punkt 2 överförs till fastighetsdirektio-nens beslutanderätt alla upphandlingar, avtal och förbindelser som ankommer på fastighetsavdelningen, såvitt värdet underskrider en miljon euro och dessa inte omfattas av fastighetsdirektörens beslutanderätt. För närvarande har kyr-korådet beslutanderätten i dessa fall. Ändringen gör kyrkorådets föredragnings-listor lättare, vilket varit ett mål för utvecklingen av ledningssystemet.

-          5 kap. 6 §, punkt 11: Till fastighetsdirektionens beslutanderätt fogas i enlighet med kyrkofullmäktiges beslut om fastställande av grunderna för fastställande av internhyrorna (KFM 6.3.2025, 21½ beslutspunkt 4d) rätten att fastställa till vilka delar investeringskostnaderna i samfällighetens internhyressystem ska betraktas som grundrenoveringskostnader och vad som ska anses vara grundförbättrings-kostnader. 

-          15 kap. 1 § 1 mom.: Fastighetsdirektionens ordförande, medlemmar och ersät-tare samt placeringsutskottets ordförande läggs till förtecknngen över personer som är skyldiga att ge en redogörelse för sina bindningar (i fråga om placerings-utskottets ordförande tolkas skyldigheten så, att detta krav redan uppfylls med nuvarande formulering gällande placeringsutskottets medlemmar).

-          bilaga 1: Bilden som visar samfällighetens förvaltningsstruktur har preciserats på basis av riktlinjerna för arbetsfördelningen och sättet att grafiskt tydligt framställa förvaltningsstrukturen. De gemensamma tjänsternas avdelningar presenteras i alfabetisk ordning och avdelningsdirektörernas placering visas i rutor intill res-pektive avdelning.

Stadgearbetsgruppen behandlade beredningsgruppens förvaltningsstadgeförslag den 29.4.2025 och ger förslaget till kyrkorådet och kyrkofullmäktige för godkän-nande.

Förslaget till ny förvaltningsstadga bifogas som bilaga. Därtill som bilaga en version som visar ändringsförslagen, där tilläggen anges med grönt och det som ska strykas anges med rött och överstreckat. Enligt förslaget bibehålls den svarta texten oförändrad så som i gällande förvaltningsstadga.
 

Tidsschema

Om kyrkorådet så beslutar ges det uppdaterade förvaltningsstadgeförslaget till kyr-kofullmäktige för godkännande den 12.6.2025.

Om kyrkofullmäktige godkänner förvaltningsstadgan träder den i kraft den 1.8.2025.

Risk och konsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Distribution

Församlingarna i Helsinfors

Kyrkoherdarna för församlingarna i Helsingfors

Direktörerna för de gemensamma tjänsterna

Chefen för internrevisionen
Samfällighetens direktör
Kommunikationschefen
Chefredaktören för Kirkko ja kaupunki

Ärendehanteringstjänsterna