Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 98

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) antecknar svaret på motionen för kännedom
2) konstaterar att motionen är slutbehandlad.

Behandling

Fullmäktige höll en mötespaus kl 22.10.-22.20.

Under behandlingen gjordes 1 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) antecknar svaret på motionen för kännedom
2) konstaterar att motionen är slutbehandlad.

Behandling

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Fullmäktige Mervi Assmann lämnade den 2.3.2023 tillsammans med sex andra medlemmar in en motion om transparensen och förutsägbarheten då kyrkorådet och kyrkofullmäktige tillsätter organ. Motionen som bilaga.

I motionen konstateras att det behövs en tydlig process för utseende av fullmäktigemedlemmar till grupper som tillsatts av kyrkorådet och kyrkofullmäktige. Särskilt efterlyser man en transparent och förutsägbar process för organ av mer bestående karaktär som regelbundet tillsätts. Också då s k ad hoc -arbetsgrupper tillsätts borde processen följas i tillämpliga delar.

I motionen konstateras att man i början av mandatperioden borde fråga full-mäktigemedlemmarna om de är intresserade av och har tillräckliga förutsättningar att sköta uppdrag i de organ som ska tillsättas. Fullmäktigemedlemmarna torde också informeras om att de kan utses till olika organ. Öppenhet och transparens är enligt motionsställarna en förutsättning för god förvaltning.  

I motionen antyds att gällande praxis då kyrkorådet tillsätter arbetsgrupper långtgående utgår från att de fullmäktige som tidigare utsetts vid ingången av en ny mandatperiod utses till samma uppdrag som de tidigare haft. I motionen hävdas att uppgiften att hitta nya personer och att utreda fullmäktigemedlemmarnas intresse och kompetens främst överlåtits till kyrkorådets vice ordförande.

I motionen konstateras att intresset bland fullmäktige ökar om de får möjlighet att engagera sig i olika grupper som stöder tjänstemännens arbete och att detta också gör fullmäktigearbetet mer meningsfullt. Vidare betonas att om utnämningarna sker öppet skulle detta öka förtroendet för samfällighetens ledning och förvaltning.

I motionen föreslås att valet av personer kunde ske på basis av en enkät riktad till fullmäktiges medlemmr, t ex via Webropol.Vidare konstateras att samma personer inte borde utses till flera grupper om det också finns andra kompetenta och intresserade medlemmar i fullmäktige. Detta skulle förhindra att påverkansmöjlighe-terna koncentreras till ett fåtal personer.  

Kyrkorådet diskuterade motionen den 30.3.2023. Därefter gavs motionen till stadgearbetsgruppens beredningsgrupp. Beredningsgruppen konstaterade att kyrkofullmäktiges och kyrkorådets presidier är de instanser via vilka frågan som  motionen gäller kunde främjas.

Presidierna och samfällighetens direktör har diskuterat motionen. Presidierna valde att utarbeta skriftliga centrala principer för utnämningsprocesserna och att dessa principer hädanefter kunde följas. Principerna följer långtgående den praxis som tillämpades under mandatperioden 2019-2022.

Centrala principer:

1. I början av fullmäktigeperioden utreds vilka arbetsgrupper som ska tillsättas : Samtidigt kartläggs också fullmäktigemedlemmarnas kompetens.

2. Då en arbetsgrupp tillsätts utreds om arbetsgruppen är avsedd för fullmäktiges eller kyrkorådets medlemmar, deras ersättare eller en kombination av represen-tanter från bägge organen. Uppmärksamhet ska fästas vid att så många som möjligt ska få delta i arbetsgrupperna och att de förtroendevaldas kompetens och de opinionsgrupper de representerar ska beaktas heltäckande.

3. Samfälligheten tillsätter också arbetsgrupper som utöver förtroendevalda också har andra sakkunniga. I vissa fall tillsätts gruppen för en viss uppgift inom samfälligheten. 

4. Hädanefter ska de potentiella medlemmarna i grupperna som tillsätts kartläggas redan i beredningsskedet.

5. Kyrkorådets vice ordförande bereder gruppernas sammansättning i samråd med samfällighetens presidier.

En kompetenskartläggning av det slag som beskrivits genomfördes i april 2023 för mandatperioden 2023-2026.

Utöver kompetens- och intressekartläggningen i början av fiullmäktigeperioden kan det under perioden uppstå behov av ett separat ansökningförfarande. Detta gäller särskilt om det under mandatperioden tillsätts helt nya arbetsgrupper som inte funnits under tidigare mandatperioder. Som exempel på detta kan nämnas kyrkorådets förslag om att det i förslaget till ny förvaltningsstadga införs en bestämmelse om att grunda en fastighetsdirektion, en svensk delegation och en påverkansgrupp för unga på samfällighetsnivå.

Kyrkofullmäktige behandlar den 14.12.2023 förslaget till ny förvaltningsstadga. Om kyrkofullmäktige så besluter träder den nya förvaltningsstadgan i kraft den 1.1.2024. I så fall ska kyrkorådet tillsätta de nya organen i början av januari. Därför inledde presidiet i november i proaktivt syfte ett ansökningsförfarande gällande fastig-hetsdirektionen och den svenska delegationen för den händelse att kyrkofullmäktige bestämmer sig för att godkänna inrättandet av dessa organ i enlighet med förslaget till ny förvaltnignsstadga. Meddelande om ansökningsförfarandet har sänts till full-mäktiges medlemmar och till kyrkorådets ordinarie medlemmar och ersättare.  

Noteras bör att en separat ansökningsprocess inleds för tillsättandet av med-lemmarna i de ungas opinionsgrupp i enlighet med det valförfarande om ingår i den nya förvaltningsstadgan.

Fullmäktige Mervi Assmanns motion är ovillkorligt viktig och har för egen del bidragit till att tydliggöra praxis i fråga om tillsättandet av medlemmar i olika organ. De centrala principer som presidierna utarbetat samt den praxis i fråga om tillsättandet som beskrivits ovan (i fråga om behov som uppstår under perioden) kommer härefter att följas då förtroendevalda utses till medlemmar i olika organ.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi, tfn. 040 563 9709

Distribution

De som undertecknat motionen