Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 97

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) godkänner den bifogade förvaltningsstadgan, som ersätter kyrkofullmäktiges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen
2) besluter att förvaltningsstadgan träder i kraft den 1.1.2024.

Behandling

Förvaltningsdirektör Juha Silander presenterade ärendet.

Under behandlingen gjordes 9 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige:
1) godkänner den bifogade förvaltningsstadgan, som ersätter kyrkofullmäktiges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen
2) besluter att förvaltningsstadgan träder i kraft den 1.1.2024.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Den nya kyrkolagstiftningen trädde i kraft den 1.7.2023. Övergångstiden för församlingsekonomierna är sex månader, inom vilken tid dessa ska uppdatera sina stadgar så att de överensstämmer med den nya kyrkolagstiftningen. Helsingfors samfällighet inledde uppdateringsprocessen omedelbart efter lagen trätt i kraft. Inledningsvis bearbetades grundstadgan. Kyrkofullmäktiges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen sammanslogs så att dessa nu ingår i den nya förvaltningsstadgan. Eftersom övergångstiden om sex månader som bestämts i den nya kyrkolagen upphör den 31.12.2023 måste den uppdaterade grundstagan och den nya förvaltningsstadgan träda i kraft senast den 1.1.2024. Då övergångstiden löpt ut kan den gamla arbetsordningen, reglementen och instruktioner inte längre tillämpas.

Före utgången av 2023 kommer också samfällighetens övriga stadgor och anvisningar som innehåller hänvisningar till kyrkolagstiftningen att uppdateras. Hit hör bl a reglementet för begravingsväsendet, gravvårdsfondens stadgar, arkivstadgan, språkstadgan och upphandlingsanvisningarna. Under 2024 uppdateras instruktionerna för respektive avdelning och andra stadgor och regler som inte står i konflikt med den nya kyrkolagstiftningen och därför kan tillämpas också efter den 1.1.2024, men som det ändå är skäl att uppdatera.

Allmänt om förvaltningsstadgan

Enligt kyrkolagen ska stadgor som gäller gemensamma kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkorådet och direktioner sammanställas till en förvaltningsstadga. Samtidigt slopas arbetsordningar, instruktioner och reglementen som gällt dessa organ. Förvaltningsdstadgan ska innehålla bestämmelser om organ, dessas beslutanderätt, överföring av befogenhet samt organens besluts- och mötespraxis. Enligt 7 § 2 momentet i kyrkolagens 3 kapitel ska förvaltningsstadgan innehålla följande: 

Kyrkofullmäktige ska anta en förvaltningsstadga för församlingen. Förvaltningsstadgan ska innehålla behövliga bestämmelser om

1) ordnandet av församlingens förvaltning och om församlingens organ,

2) överföring av beslutanderätt till organ och ledande tjänsteinnehavare,

3) sätten att fatta beslut i organ och om förvaltningsförfarandet,

4) organens sammanträdesförfaranden.

Då förvaltningsstadgan omfattar samtliga organ och de bestämmelser som gäller respektive organ är det lättare att få en uppfattning om samfällighetens förvaltningsorganisation och rutiner.

Man valde att, såvitt möjligt, sammanställa förvaltningsstadgan på basis av innehållet och formuleringarna i kyrkofullmäktiges gällande arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen. I förvaltningsstadgan beaktas förändringarna som kyrkolagstiftningen förutsättser och som till största delen är av teknisk natur. Enligt kyrkorådets riktlinjer har innehållsmässiga förändringar i förvaltningsstadgan inkluderats i frågor som tagits upp vid diskussionerna om kyrkorådets ledningssystem och delegeringar (bl a kyrkorådets remissdebatt om leding och delegering 15.6.2023). I övrigt motsvarar förvaltningsstadgan arbetsfördelningen mellan organisationen, församlingarna och de gemensamma tjänsterna och nuläget i fråga om det gemensamma församlingsarbetet.

Den pågående processen som syftar till att utveckla arbetsfördelningen mellan församlingarna och de gemensamma tjänsterna torde slutföras under 2024. Det gemensamma fösamlingsarbetet är likaså föremål för en uppdatering. Förvaltningsstadgan måste vid behovuppdateras 2024 då de nya riktlinjerna för arbetsfördelningen och organisationen färdigställts.

Förvaltningsstadgan kan inte stå i konflikt med grundstadgan. Alltså måste man, då förvaltningsstadgan godkänns och i framtiden uppdateras, beakta vad som bestäms i grundstadgan.

Förvaltningsstadgans uppbyggnad

I förvaltningsstadgan ingår i överensstämmelse med kyrkolagen bestämmelser om hur samfällighetens gemensamma tjänster organiseras, om organen, delegering av beslutanderätt samt om beslutsfattande och förvaltningsförfarande.

I förvaltningsstadgan ingår separata kapitel för gemensamma kyrkofullmäktige och gemensamma kyrkorådet samt för de egentliga övriga organen och påverkansorganen. I kapitlet gällande gemensamma kyrkofullmäktige ingår endast bestämmelser om kyrkofullmäktiges beslutspraxis samt om förvaltnings- och mötesförfarande. Beträffande övriga organ ingår bestämmelserna i förvaltningsstadgans 14 kapitel. I kapitlet som gäller gemensamma kyrkofullmäktigte ingår bestämmelser om överföring av beslutanderätt. Gränsvärdet i euro som gäller för beslut fastställs genom separata beslut i kyrkorådet och kyrkofullmäktige då förvaltningsstadgan trätt i kraft.  

Som bilaga till förvaltningsstadgeutkastet finns ett organigram, som visar hur Helsingfors samfällighets förvaltning är uppbyggd.

Förvaltningsstadgans beredning samt inkluderingen och möjligheterna att kommentera under beredningsprocessen

Stadgearbetsgruppens beredningsgrupp har under sommaren och hösten bearbetat förvaltingsstadgan vid ett flertal möten. Utkastet har bearbetats på basis av de vid respektive tidpunkt erhållna kommentarerna. Stadgearbetsgruppen har i sin tur behandlat beredningsgruppens utkast och gett riktlinjer för beredningsgruppens arbete. Stadgearbetsgruppen godkände det slutliga utkastet till förvaltningsstadga den 13.10.2023.

Kyrkorådets medlemmar, kyrkofullmäktiges presidium, kyrkoherdarna och direktörerna för de gemensamma tjänsterna kunde via Howspace i september delta i beredningen av den nya förvaltningsstadgan. På basis av de talrika kommentarerna fortsatte beredningsgruppen att bearbeta utkastet. Den bearbetade versionen gavs till kyrkoherdekonferensen för behandling och utlåtande inbegärdes också av samarbetskommittén och, i fråga om församlingsrådens vice ordförandemöte, av församlingsrådens vice ordförande.

Ändringsförslag

Förvaltningsstadgan som är uppbyggd som ovan beskrivs bygger på kyrkofullmäktiges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen. Texten motsvarar arbetsfördelningen mellan organisationen, församlingarna och de gemensamma tjänsterna och nuläget i fråga om gemensamma församlingsarbetet. Innehållsmässiga förändringar har gjorts enligt kyrkorådets riktlinjer och önskemål. Också responsen som erhölls under beredningen har beaktats. Stadgearbetsgruppen har genom helhetsbedömning valt de innehållsmässiga förändringarna i förvaltningsstadgan, medveten om att innehållet delvis är en kompromiss mellan olika uppfattningar.

På basis av responsen indelas de i förvaltningsstadgan nämnda organen i två kategorier - egentliga organ och påverkansorgan - utgående från organens karaktär. Bland de ordinarie organen återfinns den nya och av kyrkorådet önskade fastighetsdirektionen. Till påverkansorganen räknas kyrkoherdekonferensen, vice ordförandemötet, de ungas påverkansgrupp och den svenska delegationen. Nya påverkasnorgan är de ungas påverkansgrupp och den svenska delegationen. Nya är också bestämmelserna om vice ordförandemötet, som införts i förvaltningsstadgan. I gällande stadgor nämns inte vice ordförandemötet, även om ett sådant finns och sammanträder regelbundet.

Innehållsmässiga ändringar beträffande kyrkofullmäktige

I fråga om kyrkofullmäktige har frågan om tillgänglighet beaktats i förvaltningsstadgan, som nu gör det möjligt att göra inlägg även från sin plats i salen. I förteckningen över vilka som kallas till kyrkofullmätiges aftonskola har kyrkoherdarna lagts til. I samma paragraf konstateras dock att aftonskolan också vid behov kan hållas utan att kyrkoherdarna och/eller tjänsteinnehavarna är närvarande.  

Till anvisningarna gällande valberedarna har fogats uppgiften att bereda valet av medlemmar i de ungas påverkansgrupp. Antalet medlemmar i kyrkofullmäktiges valnämnd har sänkts. I gällande arbetsordning ska till valnämnden utses en ordförande, fyra ordinarie medlemmar och fem ersättare. Enligt förvaltningsstadgan väljs tre ordinarie medlemmar och tre ersättare. Valnämndne utser inom sig ordförande och vice ordförande.

Ändringarna förklaras närmare i den version av förvaltningsstadgan som har klarläggande kommentarer.

Innehållsmässiga förändringar som gäller kyrkorådet

I förvaltningsstadgan preciseras formuleringarna om beslutanderätt. Flera ändringar har gjorts i åttonde paragrafen "Beslutanderätt som gemensamma kyrkofullmäktige delegerat". Vissa ändringar endast tydliggör gällande oklara formuleringar medan andra kan ses som tekniska korrigeringar på basis av bestämmelserna i kyrkolagen. Nya punkter om beslutanderätt i frågor som gäller tjänste- och arbetskollektivavtal och beslutanderätt i fråga om rekommendationsavtal mellan kyrkans arbetsmarknadsverk och organisationerna. Detta har i praktiken visat sig vara nödvändigt. I punkt 13 fastställs dessutom ett gränsvärde för upphandlings- m fl avtal. Gränsvärdet för upphandlingar som kyrkorådet kan besluta om fastställs till under 1 mn €. I punkt 15 fastställs som gränsvärde för kyrkorådets beslutanderätt vid överlåtelse av lös egendom under 1 mn €. 

I paragraf 9 "Beslutanderätt som delegerats till direktören för samfälligheten, avdelningsdirektörerna och chefen för internrevisionen" har punkterna 3 a, 3 e, 3 g, 3 i och 3 k ändrats.

Samfällighetens direktör ges nu enligt gällande praxis rätt att besluta i HR-ärenden som gäller den gemensamma medieredaktionen.

Till förvaltningsdirektörens beslutanderätt läggs enligt rådande praxis rätten att bevilja kredit- och betalkort (punkt 2) samt de nya punkterna 8 och 9 gällande bokföring av kreditförluster, avslutande av inkassoärenden samt erläggande av skadestånd.

För fastighetsdirektören har en ny nionde punkt om föredragande i fastighetsdelegationen lagts till.

Samfällighetens direktörs rätt att fatta beslut har utökats med punkterna 2 och 3 beträffande avgifter och tariffer.

Till HR-direktörens uppgifter har en ny punkt 2 gällande fastställande av prestationstilläggens eurobelopp tillagts.

Förändringar presenteras närmare i den version av förvaltningsstadgan som också innehåller klarläggande kommentarer till förändringarna.

Beloppen som utgör gränsvärde i euro vid överförd beslutanderätt kommer genom beslut i kyrkorådet och kyrkofullmäktige att fastställas separat.

Vilken beslutanderätt som delegeras till cheferna fastställs i avdelningarnas instruktioner. Instruktionerna uppdateras våren 2024. 

Paragraf 11"Beslutsförteckning och delegering av beslutanderätt till kyrkorådet", som alltså gäller delegering av beslutanderätten har nytt innehåll. Avsikten är att försnabba verkställandet av tjänsteinnehavarbeslut och att göra kyrkorådets föredragningslista lättare genom att införa ett helt nytt sätt att agera.

Övriga organ

Fastighetsdirektionen är ett nytt organ. Dess uppgifter och beslutanderätt följer kyrkorådets riktlinjer angående leding och delegering.

Den gemensamma direktionen för huvudstadsregionens församlingars medieredaktion nämns endast i förvaltningsstadgan. Den gemensamma direktionen har en egen instruktion. Revideringen av instruktionen sker som en separat process mellan avtalsparterna. 

Beträffande de nya påverkansorganen, de ungas påverkansgrupp och den svenska delegationen följer förvaltningsstadgan kyrkorådets riktlinjer. På basis av den respons som getts har avsnittet om församlingsrådens vice ordförandemöte ändrats i fråga om organets motions- och initiativrätt. Församlingsrådens vice ordförandemöte har inte rätt att ta initiativ/inlämna motioner men dess medlemmar kan med stöd av kyrkolagstiftningen i egenskap av församlingsmedlemmar själv eller i grupp ta initiativ/göra motioner. I fråga om ordförandeskapet vid kyrkorådens vice ordförandemöte valde stadgegruppen att förelså att gängse praxis fortsätter, dvs att kyrkorådets vice ordförande fungerar som ordförande för vice ordförandemötet.

Beslutspraxis, förvaltnings- och mötesförfarande

I förvaltningsstadgans 14 kapitel finns bestämmelser om beslutspraxis samt förvaltnings- och mötesförfarande i andra organ än kyrkofullmäktige.

I detta kapitel preciseras bl a vilka mötesrutiner som gäller vid digitala möten och hybridmöten. Förvaltningsstadgan upptar som ny elektroniskt beslutsförfarande, som kan användas vid beslut i organ vars möten icke är offentliga. I fråga om proportionella val ingår bestämmelser om ordförandes roll vid förrättande av valen.

Tjänstebeteckningarna som används i förvaltningsstadgan har bearbetats och getts könsneutral form.

Övriga bestämmelser

I slutet av förvaltningsstadgan finns enligt kyrkostyrelsens rekommendation bestämmelser om redogörelse för bindningar. Egna paragrafer har också reserverats för församlingsmedlemmarnas möjligheter att delta och påverka samt medlemsinitiativ.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander p. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi