Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 15.06.2023/Paragraf 57

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige godkänner strategiprocessen i den form den presenteras nedan.

Behandling

Stefan Forsén som vikarierade samfällighetens direktör presenterade ärendet.

Under behandlingen gjordes 9 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Behandling

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki presenterade ärendet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Helsingfors samfällighet har tillämpat en fortlöpande strategiprocess. Kyrkofull-mäktige godkände detta i december 2018. Den nuvarande strategin godkände fullmäktige i december 2021. Den 27.4 återremitterade kyrkofullmäktige strategin för ny beredning.

I den nya beredningen har man utarbetat ett förslag gällande strategiprocessen för Kyrkan i Helsingfors. Till grund för beredningen ligger information från följande källor:

• anteckningar från kyrkofullmäktiges och kyrkoherdarnas aftonskola den 23.3.2023,
• intervjuer med kyrkoherdarna, ledningen och de ledande förtroendevalda (projekt Arbetsfördelning 2026, våren 2023),
• inlägg som vid behandlingen av remitteringsförslaget gjordes i fullmäktige den 27.4,
• diskussioner med dem som uttalade sig vid fullmäktigemötet,
• kyrkorådsmedlemmarnas syn på beredningen av strategiprocessen, Howspace 11.-16.5.
• kyrkoherdarnas synpunkter på strategiprocessen, framförda vid seminariet den 15.5.

Centrala synpunkter på basis av den givna responsen

På basis av responsen bedömes vilka frågor som ansågs vara av central betydelse. Frågorna med förslag till lösning presenteras nedan. Till detta tema hör tilläggs-material A, som avsetts för kyrkorådet.

1. Fullmäktige ska för sin mandatperiod kunna fastställa de strategiska mål jämte mätare. Det är oklart hur strategin för Kyrkan i Helsingfors är kopplad till de gemensamma enheternas och församlingarnas arbete.

• Setrategiprocessen som helhet tydliggörs och beskrivs.

2. Det finns för många strategiska riktlinjer, och löptiden för dessa varierar dessutom.

• Förslag: strategin omspänner en fyraårsperiod. Evalueringen görs med hjälp av strategins mätare. Efter två år kan kursen vid behov korrigeras.
• Vi sammanställer riktlinjer och beslut som hör till Modigt tillsammans pro-cessen och noterar deras löptid.  

3. Fullmäktige måste få ange vilken effekt bl a Modigt tillsammans -besluten och vissa avsägelser ska ha på strategin.

• Under 2023 ska strategiprocessen vara riktgvivande i en situation där beslut fattats och fattas om avsägelser och inbesparingar..
• Strategiprocessen för de kommande åren ska läggas upp så att den säker-ställer verksamhetsförutsättningarna (ekonomi, personal, fastigheter, arbets-fördelning, digitalisering).  

4. Man måste veta vem som ansvarar för vad

• Aktörerna som bereder strategin presenteras.
• Fullmäktige drar upp de grundläggande riktlinjerna och kyrkorådet fortsätter att styra processen

5. Fullmäktigemedlemmarna måste få veta när det är dags för beslut

• Strategiprocessen 2023 måste öppnas på en tidslinje med angivna datum

6. Församlingsrådens, kyrkoherdarnas och personalens möjligheter att brett delta i processen måste garanteras

• Församlingsråden engageras i planeringen. Under september 2023 får bl a församlingsråden strategimaterial till sina möten.
• Kyrkoherdarna kallas till de gemensamma förtroendeorganens aftonskolor där strategin behandlas. Kyrkohherdekonferensen deltar under 2023 i behand-lingen av strategin och bidrar med synpunkter på den egna församlingens och den gemensamma strategin. 
• Hösten 2023 satsas det på att engagera personalen och mellancheferna.

Tillsammans med de nya förtroendevalda har församlingarna inlett diverse strategi-processer som ska se över respektive församlings egna strategiska mål. Det är viktigt att församlingarna i Helsingfors kan koncentrera sig på de ceför ifrågavarande område centrala frågorna. Vi måste föra en dialog om de strategiska målen, detta är det bästa sättet att skapa förståelse för de enskilda församlingarnas särart och för försam-lingarnas gemensamma behov. I fråga om de gemensamma linjerna är det viktigt att lyssna till de gemensamma förtroendeorganens, kyrkoherdarnas, chefernas, direktö-rernas, personalens och församlingsrådens syn på vilka frågor som behöver gemen-samma riktlinjer.

Beskrivning av strategiaprocessen

Målet för den gemensamma strategin är att i ord klä den gemensamma framtidsvisio-nen. I fokus för processen står en fyraårsperiod under vilken strategin fortlöpande evalueras med de mätare som hör till strategin. Strategins mätare fastställs samtidigt som strategin godkänns. Efter två år görs en mer omfattande utvärdering och då kan eventuella kursändringar göras. Tidsschemat för processen samordnas med plane-ringen och uppföljningen av verksamheten, ekonomin och kompetensledningen.

Målsättningen är att samfälligheten tillsammans med församlingarna och de gemen-samma tjänsterna planerar för framtiden. Strategin för kyrkan i Helsingfors för en fort-löpande dialog med församlingarnas och Finlands ev-luth kyrkas strategier. Strategi-processen drar också upp riktlinjer för de gemensamma tjänsterna

2023 pekar strategiprocessen ut den önskade riktningen för en framtid där avsägelser och inbesparingar görs eller redan gjorts. Strategiprocessen beaktar besluten som fattades under Modigt tillsammans processen. Tanken är att följande strategiprocess ska omfatta tryggandet av verksamhetsförutsättningarna (ekonomi, personal, fastig-heter, arbetsfördelning, digitalisering).

Strategin görs upp i fyra etapper: insikt, åsikt, val och förverkligande. Under insikts-fasen koncentrerar vi oss på att beskriva och analysera verksamhetsmiljön Åsikts-fasen används för att utarbeta framtidsscenarier och vår vision: Mot vad slags framtid vill vi styra kyrkan i Helsingfors? I den tredje fasen väljer vi hur vi ska uppnå den framtid vi valt. Samtidigt besluter vi också om strategin. Riktmärket är den 15.12.2023, då kyrkofullmäktige ska fatta sitt beslut. De val som gjorts under förverkligandefasen genomförs och evalueras. Evalueringen görs med hjälp av mätarna som hänför sig till strategibesluten. 

Förslaget till tidschema för processen under 2023 framgår av bilagan. Möjligtvis sker förändringar i beredningsprocessens schma under hösten. Före sommarpausen torde strategin behandlas vid kyrkorådets aftonskola den 31 maj till vilken också kyrkoher-darna kallas. De förtroendevalda behandlar ärendet vid sommarträffen den 8 juni och kyrkofullmäktige den 15 juni. Strategiarbetet fortsätter vid kyrkofullmäktiges afton-skola den 31 augusti och kyrkorådets seminarium den 1-3.september.

Bakgrundsuppgifter om beredningen

Utgångspunkten för processförslaget har pejlats mot bl a organisationernas strategi-modeller. Därtill har man bekantat sig med existerande strategilitteraturen. Begreppen insikt, åsikt val och förverkligande har tagits ur Sutinen & Haapakorvas bok Pelastetaan Strategia, 2021. De enskilda faserna har skräddarsytts så att de passar för Kyrkan i Helsingfors.

Utgångspunkten är bl a att man i enlighet med principerna för servicedesign noga be-kantar sig med frågeställningen. Detta görs för att säkerställa att man tar sig an rätt problem. Därefter finns det förutsättningar för att lösa problemet.

Beredningen gjordes av Framtidsarbetsgruppen under ledning av Juha Rintamäki (ordförande). Övriga medlemmar: Wiking Vuori (fullmäktiges ordförande), Riitta Asikanius (kyrkorådets vice ordförande), Daniel Björk (kyrkoherdekonferensens ordförande), Stefan Forsén (direktör för gemensamt församlingsarbete) och sekreteraren Eeva Salonen. Grovjobbet sköttes av de stora delprojektens projektchefer, dvs Anette Tolvanen (utveckling av kärn- och stödprocessen), Riikka Myllys (anslagsfördelning och internhyror), Katja Lehtola (Arbetsfördelning 2026) Simo Lemmetyinen (samfällighetens direktörs specialmedarbetare).

Barnkonsekvensbedöming

Barnkonsekvensbedömning krävs inte i detta ärende.

Tilläggsuppgifter

Juha Rintamäki, juha.rintamaki@evl.fi

Eeva Salonen eeva.salonen@evl.fi

Distribution