Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 08.09.2022/Paragraf 66

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) godkänner den bifogade och uppdaterade instruktionen för förvaltningen, som ersätter den instruktion som kyrkofullmäktige godkände den 6.10.2016 samt de därefter gjorda ändringarna

2) besluter att den uppdaterade instruktionen för förvaltningen träder i kraft den 1.1.2023.

Gemensamma kyrkorådet besluter

1) upphäva anvisningarna som den 11.10.2018 gavs gällande valet av direktör för samfälligheten och att anvisningarna upphävs då den uppdaterade instruktionen för samfälligheens förvaltning träder i kraft.

Beslut

Enligt förslaget

Redogörelse 

I instruktionen för förvaltningen fastställs strukturen för samfällighetens ledning och övriga förvaltning som är underställd gemensamma kyrkorådet, ledningssystemet samt de ledande organens och personernas uppgifter och behörighetsförhållande i relation till den kyrkliga lagstiftningen, Helsingfors kyrkliga samfällighets grundstadga, gemensamma kyrkofullmäktiges arbetsordning och instruktionen för gemensamma kyrkorådet.

Samfällighetens förvaltning leds av direktören för samfälligheten, ledningsgruppen, direktörskollegiet samt direktörerna för de fya avdelningarna (förvaltningsavdelningen, HR-avdelningen, fastighetsavdelningen och gemensamma församlingsarbetet).

I nuvarande modell väljer kyrkofullmäktige för kyrkorådets mandatperiod en direktör för samfälligheten, uppgiften som direktör sköts vid sidan av ordinarie tjänst. Valet sker på hösten under det andra och fjärde året av kyrkofullmäktiges mandatperiod. Valbara är direktörerna för samfällighetens avdelningar och kyrkoherdarna i de församlingar som hör till Helsingfors kyrkliga samfällighet. Den kyrkoherde som är ordförande för gemensamma kyrkorådet kan dock inte utses till direktör för samfälligheten.

Gemensamma kyrkorådet godkände den 11.10.2018 anvisningar om förfaringssättet vid val av direktör för samfälligheten.

Samfälligheten har för närvarande inte någon tjänst för en direktör för samfällilgheten. Detta innebär att uppgiften som direktör för samfälligheten sköts som bitjänst och tillsätts internt utan ansökningsförfarande. Därmed har det också varit möjligt att för uppgiften utse en person på viss tid, dvs för två år åt gången.

GKR utsåg inom sig (23.9.2021 § 272) en arbetsgrupp med uppgift att bereda en utveckling av samfällighetens ledningsmodell. Till medlemmar av arbetsgruppen utsågs gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande och vice ordförande, gemensamma kyrkorådets ordförande och vice ordförande samt kyrkorådsmedlemmarna Rakel Hiltunen, Otto Lehtipuu, Risto Harju, Ami Lainela och Wiking Vuori.

Arbetsgruppen föreslog att man börjar bereda inrättandet av en ordinarie heltidstjänst som direktör för samfälligheten.

Gemensamma kyrkorådet förde den 10.2.2022 en remissdebatt på basis av arbetsgruppens beredning och förordade inrättandet av en tjänst som direktör för samfälligheten.

Gemensamma kyrkorådet beslöt den 30.5.2022 föreslå att kyrkofullmäktige inrättar en tjänst som direktör för samfälligheten och att denna tjänst besätts f o m den 1.1.2023. Kyrkofullmäktige behandlade frågan den 9.6.2022.

Samfällighetens direktörs uppgifter fastställs i instruktionen för gemensamma kyrkorådet och i instruktionen för samfällighetens förvaltning.

Vid inrättandet av en ordinarie heltidstjänst som direktör för samfälligheten måste motsvarande ändringar göras i instruktionen för förvaltningen. Stadgearbetsgruppen har utarbetat ett förslag till ändring av instruktionen. Förslaget som stadgearbetsgruppen godkänt den 16.5.2022 bifogas. Den uppdaterade versionen i höger spalt. Ändringarna anges med rött. Ändringar föreslås i paragraferna 4, 5, 6 och 11.

Föreslås att ändringar görs i instruktionen för förvaltningen för att precisera behörighetskraven för tjänsten som samfällighetens direktör samt tjänstens ansvarsområde och uppgifter. Ändringarna motsvarar förslaget som arbetsgruppen för utvecklande av ledningssystemet gett och den på basis av förslaget gjorda beredningen för inrättandet av en tjänst som samfällighetens direktör.

Enligt 6 § i det uppdaterade förslaget till instruktion för förvaltningen:

ska direktören för samfälligheten ha för uppgiften lämplig högre högskoleexamen, i praktiken visad ledarkompetens och -erfarenhet, vara förtrogen med ekonomi och förvaltning och ha god kännedom om uppgiftsområdet. Tjänstens särskilda behov fastställs i befattningsbeskrivningen.

Samfällighetens direktör ska

-          leda Helsingfors kyrkliga samfällighets gemensamma tjänster,

-          koordinera samfällighetens enheters verksamhet och främja samarbetet mellan enheterna,

-          ansvara för samfällighetens strategiska planering och för att de strategiska målen avancerar,

-          främja samarbetet mellan Helsingfors kyrkliga samfällighet och församlingarna som hör till samfälligheten,

-          ansvara för samfällighetens intressebevakning och samhällskontakter,

-          ansvara för samfällighetens gemensamma kommunikation som är direkt underställd direktören samt för eventuella andra verksamhetsenheter som är direkt underställda hen,

För att förverkliga riktlinjerna som gäller samfällighetens direktörs ansvarsområde och för att uppnå de däri fastställda målen ska hen

-          besluta om de frågor som hen ålagts enligt reglementet för gemensamma kyrkorådet,

-          leda beredningen och föredra de ärenden som ska behandlas av gemensamma kyrkofullmäktige och gemensamma kyrkorådet,

-          ansvara för att det egna verksamhetsområdets frågor bereds för beslut i gemensamma kyrkorådet och sörja för att besluten verkställs,

-          föredra ärenden för gemensamma kyrkorådet, om inte annat bestäms i gemensamma kyrkorådets reglemente,

-          handha det egna verksamhetsområdets ekonomi och bereda ett förslag till budget,

-          leda samfällighetens personal och fungera som chef för avdelningsdirektörerna och den egna byrån.

Smärre ändringar föreslås i 4 och 5 § beträffande direktörskollegiets och ledningsgruppens sammansättning och sekreterarens uppgifter.

Stadgearbetsgruppen godkände utkastet den 16.5.2022.

Reglementet för gemensamma kyrkorådet och övriga stadgar uppdateras vid behov.

Tilläggsuppgifter

förvaltningsdirektör Juha Silander

tfn 040 563 9709, juha.silander@evl.fi

juristen Kirsi Wickström

tfn 050 381 4018, kirsi.wickstrom@evl.fi 

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige 
1) godkänner den bifogade och uppdaterade instruktionen för förvaltningen, som ersätter den instruktion som kyrkofullmäktige godkände den 6.10.2016 samt de därefter gjorda ändringarna

2) besluter att den uppdaterade instruktionen för förvaltningen träder i kraft den 1.1.2023.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.