Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 23.04.2026/Paragraf 40

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige

1) skaffar finansförvaltningstjänster av Evli Oyj och Nordea Asset Management. Det sammanlagda värdet av kontrakten, baserat på kapitalförvaltarnas arvoden, uppgår till cirka 513 000 euro (moms 0 %) per år med en placeringsförmögenhet av nuvarande storlek.

2) bemyndigar förvaltningsdirektören att göra små och tekniska ändringar i avtalen gällande upphandlingen samt underteckna avtalen.

3) justerar omedelbart denna paragraf vid mötet.

Behandling

Förvaltningsdirektör Juha Silander redogjorde för ärendet.

Under behandlingen fördes 12 anföranden.

Fullmäktige Maria Sundman-Juselius gjorde ett förslag om att ärendet remitteras. Remitteringsförslaget fick inget understöd och förföll.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Ställf. samfällighetens direktör Forsén Stefan

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet beslutar föreslå att gemensamma kyrkofullmäktige

1) skaffar finansförvaltningstjänster av Evli Oyj och Nordea Asset Management. Det sammanlagda värdet av kontrakten, baserat på kapitalförvaltarnas arvoden, uppgår till cirka 513 000 euro (moms 0 %) per år med en placeringsförmögenhet av nuvarande storlek.

2) bemyndigar förvaltningsdirektören att göra små och tekniska ändringar i avtalen gällande upphandlingen samt underteckna avtalen.

3) justerar omedelbart denna paragraf vid mötet.

Behandling

SFR Advisor Ab:s kontaktperson med huvudansvar för konkurrensutsättningens konsultation Stefan Nordling redogjorde för ärendet.

Under behandlingen fördes 12 anföranden.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, totalpris och avtalsperiod

Föremål för upphandlingen är full fullmakt av Helsingfors kyrkliga samfällighets förmögenhet till finansförvaltningen i aktie- och ränteplaceringar. Anbudsbegäran omfattar en total förmögenhet på cirka 258 miljoner euro, uppdelad i tre placeringsportföljer: Helsingfors kyrkliga samfällighets placeringsportfölj för penningmedel (cirka 226 miljoner euro), gravskötselfondens placeringsportfölj (cirka 24 miljoner euro) och testaments- och donationsfondernas placeringsportfölj (cirka 8 miljoner euro). Totalt uppskattas finansförvaltningens utlokaliserande uppgå till cirka 129 miljoner euro, inklusive både aktie- och ränteinvesteringar. Aktieplaceringarna står för 59 % av den totala utlokaliserade volymen och ränteplaceringarna för 41 %. Helsingfors kyrkliga samfällighet är en professionell investerare och förbehåller sig rätten att göra enskilda aktie- och ränteplaceringar utanför externa mandat.

Upphandlingen genomförs med hjälp av en modell med två kapitalförvaltare som tilldelas en andel av ovan nämnda egendom som utlokaliseras. Upphandlingen består således av två mandat för finansförvaltning, men det handlar inte om separata portföljspecifika upphandlingar utan om en helhet som delas mellan två tjänsteleverantörer. Helsingfors kyrkliga samfällighet förbehåller sig rätten att öka eller minska den förmögenhet som allokeras till kapitalförvaltarna samt att omfördela det kapital som placeras  mellan kapitalförvaltarna till exempel på basis av en prestationsgranskning med tre års mellanrum. De valda kapitalförvaltarna har inte ensamrätt att tillhandahålla tjänsten.

Avtalen gäller tills vidare och beräknas börja gälla från och med 1.6.2026. Avtalet kan börja också tidigare om upphandlingsbeslutet vinner laga kraft före detta och parterna kommer överens om detta. Någon egentlig optionsperiod ingår inte i avtalet, men Helsingfors kyrkliga samfällighet förbehåller sig rätten att ändra innehållet i tjänsten (t.ex. portföljstruktur, basdistribution eller tillgängliga placeringsprodukter) varvid prissättningen justeras enligt avtalsmodell.

2. Upphandlingsförfarande

Det är fråga om ett tills vidare gällande upphandlingskontrakt som gäller en full fullmakt för finansförvaltningen som utlokaliserats av Helsingfors kyrkliga samfällighet.

Upphandlingen överstiger EU-tröskelvärdet och genomförs som EU-upphandling.

Som upphandlingsförfarande har använts öppet förfarande i enlighet med 32 § i lagen om offentlig upphandling och koncession.

Anbudsbegäran för upphandlingen offentliggjordes i Hilma 29.1.2026.

Upphandlingsförfarandet har framskridit så att tidsfristen att lämna in tilläggsfrågor gällande upphandlingen gick ut 16.2.2026 kl. 12:00 (UTC+02:00). Inom tidsfristen ställde anbudsgivarna sammanlagt 16 frågor. Alla frågor och svar skickades via e-post till de som bekantat sig med anbudet. Svaren lämnades i skriftlig form och offentliggjordes utan specifika identifieringsuppgifter för att säkerställa likabehandling av anbudsgivarna.

Tidsfristen för inlämnande av anbud var 2.3.2026 kl. 12:00 (UTC+02:00) och anbuden öppnades samma dag kl. 12:38 (UTC+02:00). Anbuden skulle vara giltiga i sex månader från och med tidsfristen för anbuden.

Intervjufasen genomfördes 11.3.2026 och den 12.3.2026, och inbjudan till intervjuerna sändes till anbudsgivarna i början av mars.

3. Erhållna anbud

Tidsfristen för anbudsbegäran var 2.3.2026 kl. 12:00 (UTC+02:00). Anbuden skulle vara inlämnade inom tidsfristen. Anbud som inkommit efter tidsfristen togs inte upp till behandling.

Inom den utsatta tiden, 2.3.2026 kl. 12:00, mottogs 10 anbud för upphandlingen. Anbud lämnades in av följande anbudsgivare:

Aktia Bank Abp — 2181702‑8

Danske Bank A/S, Finland filial — 1730744‑7

eQ Varainhoito Oy — 1104630‑3

Evli Abp — 1629365‑3

LokalTapiola Kapitalförvaltning Ab — 1604393‑7

Mandatum Asset Management Oy — 2608438‑8

Nordea Asset Management — 1963441‑7

OP Varainhoito Oy — 0744020‑1

SEB Asset Management AB, Helsingforsfilialen — 3394118‑1

United Bankers Oyj — 2355443‑6

4. Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet

Anbudsgivarnas lämplighet bedömdes i enlighet med de krav på lämplighet som angavs i anbudsbegäran. Alla anbudsgivare som lämnade in anbud inom tidsfristen uppfyllde kraven på lämplighet och ingen anbudsgivare uteslöts från upphandlingsförfarandet.

5. Bedömning av hur anbuden stämmer överens med anbudsbegäran

Man granskade hur alla anbudsgivares anbud stämde överens med anbudsbegäran efter att lämplighetsbedömningen. Alla anbudsgivare som uppfyllde lämplighetskraven lämnade anbud som uppfyllde villkoren och kraven i anbudsbegäran. I anbuden konstaterades inga brister eller avvikelser i strid med anbudsbegäran som skulle ha hindrat att anbuden beaktades vid jämförelsen av anbuden. Alla anbud togs därför med i jämförelsen fullt ut.

6. Jämförelse av anbuden

Jämförelsen av anbuden baserades på den poängmodell som angavs i anbudsbegäran. Man betonade kavlitet, inklusive intervjuskedet och priset.

På anbudsblanketten var det möjligt att få upp till 80 poäng för de kvalitativa jämförelsekriterierna och upp till 20 poäng för priset. Av dessa poäng från anbudsblanketten skapade man på följande sätt de betonade poängen som användes vid jämförelsen.

Vikten av kvalitetspoäng för jämförelse

Varje anbudsgivares kvalitativa poäng från anbudsblanketten skalades i förhållande till den anbudsgivare som fått de bästa kvalitetspoängen. Den relativa andelen kvalitetspoäng ändrades till referenspunkter med formeln:

(Kvalitetspoäng för anbudsgivaren från anbudsblanketten / högsta kvalitetspoäng från anbudsblanketten) × 55 = de kvalitetspoäng som använts vid jämförelsen

Den anbudsgivare som fick bästa möjliga kvalitetsprestation fick en totalsumma på 55 poäng för denna del.

Vikten av prispoäng för jämförelse

Prispoängen skalades på motsvarande sätt i förhållande till den bästa anbudsgivaren. Vikten av prispoängen beräknades enligt följande:

(Prispoäng för anbudsgivaren från anbudsblanketten / högsta prispoäng från anbudsblanketten) × 20 = de prispoäng som använts vid jämförelsen

Den anbudsgivare som gett bästa priset fick en totalsumma på 20 poäng för denna del.

Poäng för intervjufasen

Efter intervjufasen beaktades också poängen från intervjun i jämförelsen. I intervjuerna fick den bäste anbudsgivaren högst 25 poäng. Referenspunkterna för intervjun beräknades enligt följande formel:

(Anbudsgivarens intervjupunkter / högsta intervjupunkterna) × 25 = intervjupunkter som använts vid jämförelsen

Så fick den anbudsgivare som klarat sig bäst i intervjun en totalsumma på 25 poäng för denna del.

Totalpoäng

Det slutliga antalet referenspunkter bestod av tre delar:

• Kvalitetspoäng exklusive intervju (max. 55 poäng)
• Prispoäng (max. 20 poäng)
• Intervjupoäng (25 poäng)

De totala poängen beräknades enligt följande:

Jämförelsens kvalitetspoäng + jämförelsens prispoäng + jämförelsens intervjupoäng = anbudsgivarens totala jämförelsepoäng

Anbudsgivarnas rangordning och de utvalda anbudsgivarnas totala ekonomiska förmånlighet byggde på denna sammanlagda poängsättning. Jämförelsen mellan kapitalförvaltarna anges i bilagorna Koontitaulukko och Vertailumuistio.

Som bilaga till beslutet har endast anbudsbegäran och de bilagor som är direkt knutna till jämförelsen tagits med, eftersom den övriga dokumentationen innehåller många affärshemligheter. Beslutsfattarna uppmanas kontakta upphandlingschefen om de vill ta del av anbudsmaterialet från anbudsgivarna.

7. Upphandlingsbeslut och upphandlingsavtal

Upphandlingen görs på basis av totalekonomisk förmånlighet. Anbuden utvärderades enligt den poängsättningsmodell som angavs i anbudsbegäran, där tjänsteleverantörernas totala ekonomiska förmånlighet bestod av summan av poängen för kvalitet, pris och intervjufasen. Mer precisa poäng och bedömningsgrunder för jämförelsen framgår av upphandlingens sammanfattningstabell och jämförelsepromemoria.

Vid jämförelsen fick Evli Oyj flest poäng, med det totala resultatet på 97,8 poäng. Nordea Asset Management placerade sig på andra plats med totalt 93,8 poäng.

Upphandlingen föreslås utföras av följande två tjänsteleverantörer:

Evli Oyj

Nordea Asset Management

Upphandlingsavtalet kommer inte att uppstå med stöd av detta beslut utan först när parterna undertecknar ett skriftligt upphandlingsavtal. Avtalet undertecknas efter att upphandlingsbeslutet vunnit laga kraft och vid en tidpunkt som parterna separat kommit överens om.

Konsekvens- och riskbedömning

De risker som ingår i beslutet gäller normala risker för marknads- och investeringsverksamhet samt tjänsteleverantörernas förmåga att genomföra finansförvaltningen i enlighet med placeringsstrategin. Risk hanteras genom modellen med två kapitalförvaltare, regelbunden uppföljning och möjligheten att omfördela medel.

Detta beslut har inga direkta barnkonsekvenser. I detta beslut anses det inte nödvändigt med barnkonsekvensbedömning eftersom beslutet gäller upphandling av en finansförvaltningstjänst och inte påverkar barnens välbefinnande eller tjänster.

Detta beslut kommer inte att ha några direkta konsekvenser på ungdomar. De ekonomiska konsekvenserna gäller intäkterna och risknivån av samfällighetens förmögenhet samt fastställandet av den ekonomiska stabiliteten. Personaleffekter uppstår inte; den utlokaliserade finansförvaltningen kräver endast vanlig uppföljning.

Beslutet kommer inte att ha några direkta miljökonsekvenser, men indirekta effekter kan uppstå genom genomförd placeringsverksamhet och kapitalförvaltarnas ansvarsprinciper. Effekterna på samfälligheten är ekonomiskt och strategiskt betydelsefulla och beslutet stöder samfällighetens strategiska mål om en ansvarsfull och långsiktig kapitalförvaltning.

Grunder för befogenhet

Förvaltningsstadgan 4 kap. 7 § 2 punkten

Förvaltningsstadgan 4 kap. 8 § 1 mom. 13 punkten

Tilläggsuppgifter

förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi

upphandlingschef Sari Aartolahti, sari.aartolahti@evl.fi

Distribution

Anbudsgivare