Gemensamma kyrkofullmäktige
Föredragningslista 24.04.2025/Ärendenr. 5

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige antecknar visionen för de gemensamma tjänsterna (bilaga yhteisten palveluiden tulevaisuuden visio) samt sammanfattningen av de centrala förändringarna i arbetsfördelningen och de därmed förknippade ekonomiska konsekvenserna för kännedom (bilaga yhteenveto työnjaon keskeisistä muutoksista ja taloudellisista vaikutuksista).

Behandling

Beslut

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet

1. godkänner den i bilagan ”yhteisten palveluiden tulevaisuuden visio” beskrivna visionen för de gemensamma tjänsterna 

2. godkänner följande centrala riktlinjer gällande den gemensamma diakonins arbetsfördelning:
   1. Diakonin ska utgå från de hjälpbehövande helsingforsarnas situation 
   2. Församlingarna bär ansvar för diakoni. I kärnverksamhetsgruppen och vid kyrkoherdekonferensen kommer församlingarna och de gemensamma tjänsterna överens om vissa spelregler och rutiner
   3. Specialdiakonin sköts tillsammans i 1-2 livsrum/diakonicentraler (bostadslösa, kriminalvårdsarbete, papperslösa, personer med funktionsvariation)
   4. Stödet till församlingarnas diakoni sköts tillsammans (Stadin safka, IT-tjänster, processer som gäller stödarbete, tillstånd för penninginsamling, avtal mm) 
   5. Gällande praxis i fråga om utbetalning av understöd för krishjälp, matbanksverksamhet och diakoniläger slopas (324 000 €). 
   6. Boende-enhetsverksamheten skärs ner. 
       
3. konstaterar att diakonin fokuserar på:
   1. att stärka mångspråkig och -kulturell diakonal kompetens och utveckla arbetsmetoderna i samråd med församlingarna (Projekt 2025). 

4. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete uppgiften att förverkliga följande förändringar i fråga om den gemensamma diakonin:
   1. gemensamma församlingsarbetets interna omställning per 2030:
      1. en personalminskning motsvarande 10 årsverken (i relation till 2023), förverkligas genom naturlig avgång
      2. Diakonicentret i Hermanstad slopas och verksamheten fyttas till Paulus-kyrkan.

5. godkänner följande centrala riktlinjer för sjukhussjälavården:
   1. sjukhussjälavården ska möta patienter och deras anhöriga  
   2. sjukhussjälavården som förverkligas tillsammans koncentreras till tre av HUS sjukhus: Mejlans, Dal och Malm
   3. församlingarna sköter senior- och servicecentren
   4. sjukhussjälavårdens specialkompetens allokeras så att församlingarnas kompetens ökar
   5. sjukhussjälavården deltar i utvecklingen av församlingarnas hospiceverksamhet.  

6. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande åtgärder gällande sjukhussjälavården:
   1. den interna omställningen inom gemensamma tjänster före utgången av 2030: 
      1. personalminskning med 5 årsverken (från nivån 2023) via naturlig avgång.

7. godkänner de centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen inom familjerådgivningen:
   1. familjerådgivningen fokuserar på akuthjälp till familjer i kris
   2. församlingarnas förmåga att sköta familjearbete och familjerådgivning stärks pö om pö
   3. möjligheterna att ge familjerådgivning som medlemsförmån och/eller avgiftsbelagd service och/eller i samarbete med andra aktörer utreds
   4. arbetet riktas till unga vuxnas familjer
   5. effektiviteten och effekten av arbetet följs upp och utvecklas.

8. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningar gällande familjerådgivningen:
   1. de interna omställningarna i de gemensamma tjänsterna före utgången av 2030: 
      1. en minskning med 7 årsverken (från nivån 2023) genom naturlig avgång utöver den redan förverkligade minskningen om 1 årsverke.

9. godkänna följande centrala riktlinjer för arbetsfördelningen inom arbetet i läroinrättningarna: 
   1. arbetet omformas genom ett separat projekt före utgången av 2026 enligt nedanstående riktlinjer:
      1. fokus läggs enligt strategin på unga och unga vuxna (16–29 år). 
      2. de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna ska skötas i samråd med ledningen/lärarna (samhällsarbete, ramar, avtal)
      3. de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna sker i nära samarbete med församlingarna så att gemenskap uppstår
      4. hur omfattande de gemensamma tjänsternas insatser för att möta och stöda enskilda studerande är definieras  
      5. församlingarna fokuserar på det andliga arbetet bland studerande
      6. i arbetet i läroanstalterna kan utöver präster också annan personal inom fostran och diakoni engageras
      7. resurserna för de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna minskas. 

10. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att vidta följande omställningar gällande arbetet i läroanstalterna:
    1. de gemensamma tjänsternas omställningsåtgärder per 2030:
       1. minskning med 1 årsverke (i relation till 2023) genom naturlig avgång
    2. ytterligare ändringar i arbetsfördelningen på basis av förhandlingar från början av 2027: 
       1. minskning med 2 årsverken genom naturlig avgång. Andelen av helhetsanslaget som kalkylmässigt överförs till församlingarna är ca 152 000 € (nivå 2025) 
       2. läroanstaltsarbetets nya praxis har formulerats och piloteras.

11. godkänner de centrala principerna för den sektorövergripande arbetsfördelningen för fostran och specialungdomsarbete:
    1. den sektorövergripande fostran och specialungdomsarbetet fusioneras
    2. rollerna tydliggörs så att de stöder den fostran som församlingarna ger
    3. möjligheterna att tillsammans med församlingarna skapa ett kristet daghemskoncept i Helsingfors utreds. 

12. konstaterar att den sektorövergripande fostran och specialungdomsarbetet har föjande strategiska fokusområden:
    1. god praxis i fråga om skriftskolorna utarbetas
    2. unga vuxna hörs, vi förstår deras situation, hjälper dem och skapar en gemenskap.  

13. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningsåtgärder gällande fostran och specialungdomsarbetet:
    1. omställningsåtgärder per 2030 inom de gemensamma tjänsterna:
       1. 7 årsverken slopas via naturlig avgång (i relation till nivån 2023).  

14. godkänna följande centrala riktlinjer för arbetet på främmande språk:
    1. lämpliga organisationsmodeller för arbetet på främmande språk utreds och utvecklas. Beslut görs i samråd med dem som deltar i verksamheten samt med Esbo och Vanda samfälligheter
    2. de gemensamma tjänsterna fortsätter tillsvidare finansieringen av verksamheten på engelska, estniska, kinesiska, arabiska och ryska.

15. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande ändringar i arbetet på främmande språk: 
    1. finansieringen av arbetet på främmande språk breddas (understödsavgift, föreningens medlemsavgift osv) före 2030 
    2. omorganisering av arbetet på engelska.

16. godkänner riktlinjerna för arbetsfördelningen för medieredaktionen, förutsatt att redaktionens direktion så beslutar:
    1. förhandlingar om samarbetsavtalets innehåll förs med medieredaktionen och samfällighetens indirekta kostnader då gällande avtal löper ut 2029
    2. papperstidningens utgivningsfrekvens och koncept utreds för att uppnå inbesparingar.
17. konstaterar att kommunikationstjänsten och medieredaktionens strategiska fokusområden är:
    1. medieredaktionens och avdelningarnas digitjänster ska vara synliga och lätta att hitta (med kommunikations- och marknadsföringsmetoder)
    2. marknadsföringen stärks
    3. förmågan att kommunicera på främmande språk ökas. 

18. godkänner de centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen inom förvaltnings- och HR-tjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsterna fokuserar på att med hjälp av servicedesign så effektivt som möjligt producera högklassiga och mätbara stödtjänster för församlingarna  
    2. en så stor del som möjligt av det operativa förvaltningsarbetet som ur ett ekonomiskt perspektiv lönar sig att centralisera och/eller som kräver specialkompetens centraliseras till de gemensamma tjänsterna eller Kyrkans servicecentral
    3. tjänsterna som samfälligheten erbjuder, deras innehåll och omfattning beskrivs (= gemensamt servicelöfte för alla)
    4. församlingarna erbjuds tydliga modeller och sätt att ta kontakt
    5. i så stor omfattning som möjligt ansluter vi oss till kyrkans gemensamma systemutveckling
    6. vi utreder hur nya arbetstagare erbjuds dator, telefon, passerkort och nödvändig tillgång till tjänster i form av ett introduktionspaket som de gemensamma tjänsterna erbjuder,
19. konstaterar att förvaltnings- och HR-tjänsternas strategiska fokusområde: 
    1. att möjliggöra mångkulturell rekrytering
    2. stödtjänsterna ska vara ändamålsenliga och i så stor omfattning som möjligt också automatiserade.
20. ålägger förvaltningsdirektören att vidta följande ändringar i förvaltningstjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsternas behov av intern omstrukturering per år 2030:
       1. en minskning med 10 årsverken (jämfört med nivån 2023) via naturlig avgång.

21. ålägger HR-direktören att vidta följande ändringar i HR-tjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsternas behov av intern omstrukturering per år 2030:
       1. minskning med 1 årsverke (jämfört med nivån 2023) via naturlig avgång.

22. godkänner följande centrala riktlinjer för arbetsfördelningen inom fastighetsväsendet: 
    1. fastighetsväsendets processer (ibruktagande och avvecklande) preciseras och ges tillräckliga resurser
    2. regelbundet kontrolleras att fastighetsskötselavtalen är ändamålsenliga (omfattning, kostnader, förverkligad service) i relation till det arbete som ska utföras
    3. tillsammans med församlingarna utarbetas befattningsbeskrivningar för kyrkvaktmästarna och fastighetsskötarna med beaktande av de nya krav som fastighetsskötseln och skötseln av uteområdena
    4. konstateras att de egna resurserna kan ökas om detta är fördelaktigare än köptjänster (bristande resurser för husteknik).

23. konstaterar att fastighetsväsendets strategiska fokusområden är:
    1. satsning på fastighetsutveckling och planläggning av råmark. Målsättningen är uppnår betydande tilläggsintäkter som kan realiseras över tid. Merparten av råmarken samägs av Helsingfors och Vanda samfälligheter. 

24. godkänner följande centrala riktlinjer för begravningstjänsterna: 
    1. målsättningen är ett nollresultat, dvs att kostnader och intäkter är i balans
    2. beredskap för ändringar i läget genom höjning av avgifterna efter separat granskning på nedan nämnda premisser
       1. begravningsplatserna övergår till mer naturlig parkskötsel
       2. gravskötselavtalen som finansieras via gravskötselfonden omförhandlas/nivån sänks och taxan höjs
       3. konstateras att åtgärder som påverkar begravningsvolymen och beredskapen för eventuella undantagsförhållanden kan förekomma 
    3. synergin mellan begravningskapellen och församlingarnas kantorer utreds och organiseras år 2027.

25. konstateras att begravningstjänstens strategiska fokusområden är:
    1. möjligheten att organisera begravningstjänsten som en egen avdelning utreds
    2. begravningstjänsterna och processerna, inklusive digitala tjänster utvecklas.

26. ålägger fastighetsdirektören att vidta följande omställningar inom begravningsväsendet:
    1. de gemensamma tjänsternas interna omställningsåtgärder per 2030:
       1. en minskning med 18 årsverken (i relation till budgeten för 2023) görs genom att förkorta de säsonganställdas antal och anställningstid och genom naturlig avgång.

27. konstateras att församlingarna ansvarar för följande utvecklingsuppgifter:
    1. att utveckla gudstjänsterna (gudstjänster och kyrkliga helger, dop, barnfamiljer, skriftskolor, vigslar och jordfästningar. Kyrkoherdarna ”äger” utvecklingen av kärnverksamheten
    2. utveckling av samarbetet med grannförsamlingarna och övriga aktörer på området
    3. den strategiska utvecklingen av den egna församlingen under ledning av kyrkoherden och församlingsrådet
    4. utveckling av den egna organisationens rutiner. 

28. godkänner riktlinjerna för arbetsfördelningen för de gemensamma tjänsternas del:
    1. samfällighetens direktörs byrå ansvarar för:
       1. strategi, strategisk utveckling, stöd till församlingarnas strategier
       2. analyser, statistik, forskning, mätare
       3. projektutvecklingsmodellen och dess verktyg (Howspace, projektportföljen, Miro osv)  
       4. stöder församlingarnas och de gemensamma tjänsternas projektutveckling
    2. gemensamma församlingsarbetet ansvarar för:
       1. kärn- och tilläggstjänster (delaktighet&volontärverksamhet, stadsbor&medlemskommunikation, tidsbokning) samt därmed förknippade processer  
       2. klienthantering och klienthanteringssystem
       3. extern finansiering och verksamhetsmodeller, tidsbundet projekt
    3. de gemensamma tjänsternas avdelningar ansvarar för: 
       1. klientfokuserad utveckling av den egna avdelningens verksamhet och stödprocesser, inklusive datasystem.
           
29. ålägger samfällighetens direktör att vidta följande utvecklingsåtgärder under 2025: 
    1. en detaljerad verksamhetsmodell som ges till kyrkorådet för godkännande. Modellen ska beskriva hur gemensamma projekt och behovsprövade anslag styrs (kriterier för understöd, effektivitetsmål) samt hur beslut fattas.

30. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningsåtgärder under 2025: 
    1. stärka och utveckla gemensamma församlingsarbetets roll inom kärn- och tilläggstjänsterna samt de därmed förknippade processerna: 
       1. upprätthålla gemensamma arbetsböcker och processer
       2. bistå kärnprocessernas ägare (namngivna kyrkoherdar)
       3. utveckla klienthanteringen och klienthanteringssystemen med separata beslut
    2. omstrukturera utvecklingsåtgärderna enligt riktlinjerna i beslutspunkt 28 samt att stärka resurserna som samfällighetens direktörs byrå har för utvecklingsarbetet. 

31. godkänna följande nya principer för de behovsprövade anslagen 1,6 mn €: 
    1. kyrkoherdekonferensen handhar de behovsprövade anslagen för utveckling av församlingarna och kärntjänsterna, 0,9 mn € 
    2. direktörskollegiet handhar de behovsprövade anslagen för utveckling av de gemensamma tjänsterna 0,5 mn €
    3. gemensamma kyrkorådet handhar anslaget för oförutsedda behov, 0,2 mn €.

32. utreder hur församlingarna kunde överta ansvaret för evenemangsproduktionen, ansvarsförsamlingsmodellen. 
33. godkänner att de gemensamma tjänsternas personal, med tillstånd av respektive chef kan använda en del av sin arbetstid för strategiskt arbete i församlingarna och/eller samarbetsnätverken. 

34. ålägger direktörerna för de gemensamma tjänsterna att utarbeta en bindande personalplan för de gemensamma tjänsterna. Planen ska gälla till år 2030. Planen ska vara proaktiv så att den gör det möjligt att uppnå sparkraven via naturlig avgång.
35. ger förvaltningsdirektören anvisningar om att budgetramen för 2026 ska beakta:
    1. att det separata anslaget för förverkligande av strategin, som hittills ingått i kategorin Övrigt slopas och att motsvarande belopp, 2,0 mn €, överförs till det anslag som fördelas på församlingarna: 
       1. församlingarna 1 600 000 €
       2. gemensamma tjänster 400 000 €. 
    2. anslagen för diakonalt understöd, krishjälp, matbanksverksamhet samt diakoniläger som ingått i de gemensamma tjänsternas anslag flyttas till anslaget som fördelas på församlingarna, sammanlagt 324 000 €,
    3. i övrigt följer budgetramen kyrkofullmäktiges beslut av den 6.3.2025, 21 §, om fördelningen av totalanslaget under 2026.  
36. ålägger förvaltningsdirektören att bereda principer för hur anslagsfördelningen ska ske f o m 2027:
    1. utgångspunkt är kyrkofullmäktiges beslut den 6.3.2025, 21§ om anslagsfördelningen 2026, dock med följande korrigeringar:
       1. anslaget för förverkligande som varit ett särskilt anslag under rubriken Gemensamt, slopas och motsvarande belopp överförs till anslagen som fördelas på församlingarna och de gemensamma tjänsterna i enlighet med beslutspunkt 35 a 
       2. beloppet för understöd till diakoni, krishjälp, matbanksverksamhet samt diakoniläger överförs till församlingarna i enlighet med beslutspunkt 35 b
       3. den under förhandlingarna om arbetsfördelningen kalkylerade andelen som specifiseras i beslutspunkt 10b, som enligt nivån för 2025 uppgår till 152 000 för 2025, överförs från anslaget som reserverats för de gemensamma tjänsterna till församlingarna
    2. ny anslagsfördelning som omfattar församlingarnas och de gemensamma tjänsternas procentuella anslag fastställs på basis av de beloppp som överförs.

37. antecknar för kännedom sammanfattningen av de centrala förändringarna och ekonomiska konsekvenser (bilaga yhteenveto työnjaon keskeisistä muutoksista ja taloudellisista vaikutuksista). 
     

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

38. antecknar visionen för de gemensamma tjänsterna (bilaga yhteisten palveluiden tulevaisuuden visio) samt sammanfattningen av de centrala förändringarna i arbetsfördelningen och de därmed förknippade ekonomiska konsekvenserna för kännedom (bilaga yhteenveto työnjaon keskeisistä muutoksista ja taloudellisista vaikutuksista). 

Behandling

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki och projektchef Katja Lehtola redogjorde för ärendet.

Konstaterades, att de ungas påverkansgrupps utlåtande 2.4.2025 och samarbetskommitténs protokollsutdrag 3.4.2025 skickats per epost till kyrkorådet. Dokumenten delades också ut på borden och fogas till protokollet som bilagor.

Under behandlingen gjordes 49 inlägg.

Föredragande ändrade beslutsförslagets punkter 3 a, 5, 6 i, 7 b, 27 a, 28 b i, 29 och 31 enligt följande:

”3.konstaterar att diakonin fokuserar på:

1. att stärka mångspråkig och -kulturell diakonal kompetens och utveckla arbetsmetoderna i samråd med församlingarna (Projekt: Utvecklande av diakoniarbete i mångspråkiga kollektiv. Inleddes 11/2024).”

”5.godkänner följande centrala riktlinjer för sjukhussjälavården:

1. sjukhussjälavården ska möta patienter och deras anhöriga.
2. sjukhussjälavården som förverkligas tillsammans, koncentreras till tre sjukhus: Mejlans, Dal och Malm
3. hemsjukhus, skilt avsedda bäddavdelningar, senior- och övriga servicecenter åligger församligarna, även privata vårdinrättningar.
4. sjukhussjälavården stärker församlingspersonalens komptens och de palliativa insatser som volontärerna ufför.

”6. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande åtgärder gällande sjukhussjälavården:

1. personalminskning med maximalt 5 årsverken (från nivån 2023) via naturlig avgång

”7.godkänner de centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen inom familjerådgivningen:

1. församlingarnas förmåga att sköta familjearbete och famliljerådgivning stärks planmässigt

”27. konstateras att församlingarna ansvarar för följande utvecklings-uppgifter:

1. att utveckla enskilt överenskommen kärnverksamhet (gudstjänster och kyrkliga helger, dop, barnfamiljer, skriftskolor, vigslar och jordfästningar). Kyrkoherdarna ”äger” utvecklingen av kärnverksamheten

”28 godkänner riktlinjerna för arbetsfördelningen för de gemensamma tjänsternas del:

2. gemensamma församlingsarbetet ansvarar för:

1. enskilt överenskomna kärn- och tilläggstjänster (för närvarande delaktighets&volontärverksamhet, stadsbor&medlemskommunikation, tidsbokning) samt därmed förknippade processer
2.  

”29 ålägger samfällighetens direktör att vidta följande utvecklingsåtgärder under 2025: 

1. att utarbeta en deltaljerad verksamhetsmodell som ges till kyrkorådet för godkännande. Modellen ska beskriva hur gemensamma projekt och behovsprövade anslag förvaltas (kriterier för understöd, effektivitetsmål, förvaltningsprocessen ) Gemensamma kyrkorådet besluart om en deltaljerad verksamhetsmodell den 28.8.2025.
2. att pilotiseraverksamhetsmodellerna åren 2026 och 2027, så att de utvärderas hösten 2026, våren 2027 och i slutet av 2027. Utvärderingarna rapporteras för gemensamma kyrkorådet.

”31.godkänna följande nya principer för de behovsprövade anslagen 1,6 mn €:

1. kyrkoherdekonferensen koordinerar de behovsprövade anslagen för utveckling av de gemensamma tjänsterna, 0,9 mn €
2. direktörskollegiet koordinerar de behovsprövade anslagen för utveckling av de gemensamma tjänsterna 0,5 mn €
3. gemensamma kyrkorådet beslutar om anslaget för oförutsedda behov 0,2 mn €

Föredragande ändrade beslutsförslagens ordningsföljd så att punkt 29 flyttades till punkt 31, punkt 31 till punkt 30 och punkt 30 till punkt 29.

Föredragande lade till punkt 37 till beslutsförslaget , varav följer att beslutsförslagets punkt 37 flyttades till punkt 38 och punkt 38 till punkt 39.

”37.ålägger samfällighetens direktör att leda ovannämnda åtgärder och att 2 ggr/år rapportera hur arbetet framskrider i enlighet med bilaga ”työnjaon muutostoimien toteuttaminen”

Beslut

Gemensamma kyrkorådet

1. godkänner den i bilagan ”yhteisten palveluiden tulevaisuuden visio” beskrivna visionen för de gemensamma tjänsterna 

2. godkänner följande centrala riktlinjer gällande den gemensamma diakonins arbetsfördelning:
   1. Diakonin ska utgå från de hjälpbehövande helsingforsarnas situation 
   2. Församlingarna bär ansvar för diakoni. I kärnverksamhetsgruppen och vid kyrkoherdekonferensen kommer församlingarna och de gemensamma tjänsterna överens om vissa spelregler och rutiner
   3. Specialdiakonin sköts tillsammans i 1-2 livsrum/diakonicentraler (bostadslösa, kriminalvårdsarbete, papperslösa, personer med funktionsvariation)
   4. Stödet till församlingarnas diakoni sköts tillsammans (Stadin safka, IT-tjänster, processer som gäller stödarbete, tillstånd för penninginsamling, avtal mm) 
   5. Gällande praxis i fråga om utbetalning av understöd för krishjälp, matbanksverksamhet och diakoniläger slopas (324 000 €). 
   6. Boende-enhetsverksamheten skärs ner. 
       
3. konstaterar att diakonin fokuserar på:
   1. att stärka mångspråkig och -kulturell diakonal kompetens och utveckla arbetsmetoderna i samråd med församlingarna (Projekt: Utvecklande av diakoniarbete i mångspråkiga kollektiv. Inleddes 11/2024). 

4. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete uppgiften att förverkliga följande förändringar i fråga om den gemensamma diakonin:
   1. gemensamma församlingsarbetets interna omställning per 2030:
      1. en personalminskning motsvarande 10 årsverken (i relation till 2023), förverkligas genom naturlig avgång
      2. Diakonicentret i Hermanstad slopas och verksamheten fyttas till Paulus-kyrkan.

5. godkänner följande centrala riktlinjer för sjukhussjälavården:
   1. sjukhussjälavården ska möta patienter och deras anhöriga  
   2. sjukhussjälavården som förverkligas tillsammans, koncentreras till tre sjukhus: Mejlans, Dal och Malm
   3. hemsjukhus, skilt avsedda bäddavdelningar, senior- och servicecentren åligger församlingarna, även privata vårdinrättningar
   4. sjukhussjälavården stärker församlingspersonalens kompetens och de palliativa insatser som volontärerna utför.  

6. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande åtgärder gällande sjukhussjälavården:
   1. den interna omställningen inom gemensamma tjänster före utgången av 2030: 
      1. personalminskning med maximalt 5 årsverken (från nivån 2023) via naturlig avgång.

7. godkänner de centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen inom familjerådgivningen:
   1. familjerådgivningen fokuserar på akuthjälp till familjer i kris
   2. församlingarnas förmåga att sköta familjearbete och familjerådgivning stärks pö om pö planmässigt
   3. möjligheterna att ge familjerådgivning som medlemsförmån och/eller avgiftsbelagd service och/eller i samarbete med andra aktörer utreds
   4. arbetet riktas till unga vuxnas familjer
   5. effektiviteten och effekten av arbetet följs upp och utvecklas.

8. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningar gällande familjerådgivningen:
   1. de interna omställningarna i de gemensamma tjänsterna före utgången av 2030: 
      1. en minskning med 7 årsverken (från nivån 2023) genom naturlig avgång utöver den redan förverkligade minskningen om 1 årsverke.

9. godkänna följande centrala riktlinjer för arbetsfördelningen inom arbetet i läroinrättningarna: 
   1. arbetet omformas genom ett separat projekt före utgången av 2026 enligt nedanstående riktlinjer:
      1. fokus läggs enligt strategin på unga och unga vuxna (16–29 år). 
      2. de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna ska skötas i samråd med ledningen/lärarna (samhällsarbete, ramar, avtal)
      3. de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna sker i nära samarbete med församlingarna så att gemenskap uppstår
      4. hur omfattande de gemensamma tjänsternas insatser för att möta och stöda enskilda studerande är definieras  
      5. församlingarna fokuserar på det andliga arbetet bland studerande
      6. i arbetet i läroanstalterna kan utöver präster också annan personal inom fostran och diakoni engageras
      7. resurserna för de gemensamma tjänsternas arbete i läroanstalterna minskas. 

10. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att vidta följande omställningar gällande arbetet i läroanstalterna:
    1. de gemensamma tjänsternas omställningsåtgärder per 2030:
       1. minskning med 1 årsverke (i relation till 2023) genom naturlig avgång
    2. ytterligare ändringar i arbetsfördelningen på basis av förhandlingar från början av 2027: 
       1. minskning med 2 årsverken genom naturlig avgång. Andelen av helhetsanslaget som kalkylmässigt överförs till församlingarna är ca 152 000 € (nivå 2025) 
       2. läroanstaltsarbetets nya praxis har formulerats och piloteras.

11. godkänner de centrala principerna för den sektorövergripande arbetsfördelningen för fostran och specialungdomsarbete:
    1. den sektorövergripande fostran och specialungdomsarbetet fusioneras
    2. rollerna tydliggörs så att de stöder den fostran som församlingarna ger
    3. möjligheterna att tillsammans med församlingarna skapa ett kristet daghemskoncept i Helsingfors utreds. 

12. konstaterar att den sektorövergripande fostran och specialungdomsarbetet har föjande strategiska fokusområden:
    1. god praxis i fråga om skriftskolorna utarbetas
    2. unga vuxna hörs, vi förstår deras situation, hjälper dem och skapar en gemenskap.  

13. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningsåtgärder gällande fostran och specialungdomsarbetet:
    1. omställningsåtgärder per 2030 inom de gemensamma tjänsterna:
       1. 7 årsverken slopas via naturlig avgång (i relation till nivån 2023).  

14. godkänna följande centrala riktlinjer för arbetet på främmande språk:
    1. lämpliga organisationsmodeller för arbetet på främmande språk utreds och utvecklas. Beslut görs i samråd med dem som deltar i verksamheten samt med Esbo och Vanda samfälligheter
    2. de gemensamma tjänsterna fortsätter tillsvidare finansieringen av verksamheten på engelska, estniska, kinesiska, arabiska och ryska.

15. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande ändringar i arbetet på främmande språk: 
    1. finansieringen av arbetet på främmande språk breddas (understödsavgift, föreningens medlemsavgift osv) före 2030 
    2. omorganisering av arbetet på engelska.

16. godkänner riktlinjerna för arbetsfördelningen för medieredaktionen, förutsatt att redaktionens direktion så beslutar:
    1. förhandlingar om samarbetsavtalets innehåll förs med medieredaktionen och samfällighetens indirekta kostnader då gällande avtal löper ut 2029
    2. papperstidningens utgivningsfrekvens och koncept utreds för att uppnå inbesparingar.
17. konstaterar att kommunikationstjänsten och medieredaktionens strategiska fokusområden är:
    1. medieredaktionens och avdelningarnas digitjänster ska vara synliga och lätta att hitta (med kommunikations- och marknadsföringsmetoder)
    2. marknadsföringen stärks
    3. förmågan att kommunicera på främmande språk ökas. 

18. godkänner de centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen inom förvaltnings- och HR-tjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsterna fokuserar på att med hjälp av servicedesign så effektivt som möjligt producera högklassiga och mätbara stödtjänster för församlingarna  
    2. en så stor del som möjligt av det operativa förvaltningsarbetet som ur ett ekonomiskt perspektiv lönar sig att centralisera och/eller som kräver specialkompetens centraliseras till de gemensamma tjänsterna eller Kyrkans servicecentral
    3. tjänsterna som samfälligheten erbjuder, deras innehåll och omfattning beskrivs (= gemensamt servicelöfte för alla)
    4. församlingarna erbjuds tydliga modeller och sätt att ta kontakt
    5. i så stor omfattning som möjligt ansluter vi oss till kyrkans gemensamma systemutveckling
    6. vi utreder hur nya arbetstagare erbjuds dator, telefon, passerkort och nödvändig tillgång till tjänster i form av ett introduktionspaket som de gemensamma tjänsterna erbjuder,
19. konstaterar att förvaltnings- och HR-tjänsternas strategiska fokusområde: 
    1. att möjliggöra mångkulturell rekrytering
    2. stödtjänsterna ska vara ändamålsenliga och i så stor omfattning som möjligt också automatiserade.
20. ålägger förvaltningsdirektören att vidta följande ändringar i förvaltningstjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsternas behov av intern omstrukturering per år 2030:
       1. en minskning med 10 årsverken (jämfört med nivån 2023) via naturlig avgång.

21. ålägger HR-direktören att vidta följande ändringar i HR-tjänsterna:
    1. de gemensamma tjänsternas behov av intern omstrukturering per år 2030:
       1. minskning med 1 årsverke (jämfört med nivån 2023) via naturlig avgång.

22. godkänner följande centrala riktlinjer för arbetsfördelningen inom fastighetsväsendet: 
    1. fastighetsväsendets processer (ibruktagande och avvecklande) preciseras och ges tillräckliga resurser
    2. regelbundet kontrolleras att fastighetsskötselavtalen är ändamålsenliga (omfattning, kostnader, förverkligad service) i relation till det arbete som ska utföras
    3. tillsammans med församlingarna utarbetas befattningsbeskrivningar för kyrkvaktmästarna och fastighetsskötarna med beaktande av de nya krav som fastighetsskötseln och skötseln av uteområdena
    4. konstateras att de egna resurserna kan ökas om detta är fördelaktigare än köptjänster (bristande resurser för husteknik).

23. konstaterar att fastighetsväsendets strategiska fokusområden är:
    1. satsning på fastighetsutveckling och planläggning av råmark. Målsättningen är uppnår betydande tilläggsintäkter som kan realiseras över tid. Merparten av råmarken samägs av Helsingfors och Vanda samfälligheter. 

24. godkänner följande centrala riktlinjer för begravningstjänsterna: 
    1. målsättningen är ett nollresultat, dvs att kostnader och intäkter är i balans
    2. beredskap för ändringar i läget genom höjning av avgifterna efter separat granskning på nedan nämnda premisser
       1. begravningsplatserna övergår till mer naturlig parkskötsel
       2. gravskötselavtalen som finansieras via gravskötselfonden omförhandlas/nivån sänks och taxan höjs
       3. konstateras att åtgärder som påverkar begravningsvolymen och beredskapen för eventuella undantagsförhållanden kan förekomma 
    3. synergin mellan begravningskapellen och församlingarnas kantorer utreds och organiseras år 2027.

25. konstateras att begravningstjänstens strategiska fokusområden är:
    1. möjligheten att organisera begravningstjänsten som en egen avdelning utreds
    2. begravningstjänsterna och processerna, inklusive digitala tjänster utvecklas.

26. ålägger fastighetsdirektören att vidta följande omställningar inom begravningsväsendet:
    1. de gemensamma tjänsternas interna omställningsåtgärder per 2030:
       1. en minskning med 18 årsverken (i relation till budgeten för 2023) görs genom att förkorta de säsonganställdas antal och anställningstid och genom naturlig avgång.

27. konstateras att församlingarna ansvarar för följande utvecklingsuppgifter:
    1. att utveckla enskilt överenskommen kärnverksamhet (gudstjänster och kyrkliga helger, dop, barnfamiljer, skriftskolor, vigslar och jordfästningar). Kyrkoherdarna ”äger” utvecklingen av kärnverksamheten
    2. utveckling av samarbetet med grannförsamlingarna och övriga aktörer på området
    3. den strategiska utvecklingen av den egna församlingen under ledning av kyrkoherden och församlingsrådet
    4. utveckling av den egna organisationens rutiner. 

28. godkänner riktlinjerna för arbetsfördelningen för de gemensamma tjänsternas del:
    1. samfällighetens direktörs byrå ansvarar för:
       1. strategi, strategisk utveckling, stöd till församlingarnas strategier
       2. analyser, statistik, forskning, mätare
       3. projektutvecklingsmodellen och dess verktyg (Howspace, projektportföljen, Miro osv)  
       4. stöder församlingarnas och de gemensamma tjänsternas projektutveckling
    2. gemensamma församlingsarbetet ansvarar för:
       1. enskilt överenskomna kärn- och tilläggstjänster (för närvarande delaktighet&volontärverksamhet, stadsbor&medlemskommunikation, tidsbokning) samt därmed förknippade processer  
       2. klienthantering och klienthanteringssystem
       3. extern finansiering och verksamhetsmodeller, tidsbundet projekt
    3. de gemensamma tjänsternas avdelningar ansvarar för: 
       1. klientfokuserad utveckling av den egna avdelningens verksamhet och stödprocesser, inklusive datasystem.
           
29. ålägger direktören för gemensamt församlingsarbete att genomföra följande omställningsåtgärder under 2025: 
    1. stärka och utveckla gemensamma församlingsarbetets roll inom kärn- och tilläggstjänsterna samt de därmed förknippade processerna: 
       1. upprätthålla gemensamma arbetsböcker och processer
       2. bistå kärnprocessernas ägare (namngivna kyrkoherdar)
       3. utveckla klienthanteringen och klienthanteringssystemen med separata beslut
    2. omstrukturera utvecklingsåtgärderna enligt riktlinjerna i beslutspunkt 28 samt att stärka resurserna som samfällighetens direktörs byrå har för utvecklingsarbetet. 

30. godkänna följande nya principer för de behovsprövade anslagen 1,6 mn €: 
    1. kyrkoherdekonferensen koordinerar de behovsprövade anslagen för utveckling av församlingarna och kärntjänsterna, 0,9 mn € 
    2. direktörskollegiet koordinerar de behovsprövade anslagen för utveckling av de gemensamma tjänsterna 0,5 mn €
    3. gemensamma kyrkorådet beslutar om anslaget för oförutsedda behov, 0,2 mn €.

31.ålägger samfällighetens direktör att vidta följande utvecklingsåtgärder under 2025: 

1. att utreda en detaljerad verksamhetsmodell som ges till kyrkorådet för godkännande. Modellen ska beskriva hur gemensamma projekt och behovsprövade anslag styrs (kriterier för understöd, effektivitetsmål, förvaltningsprocessen). Gemensamma kyrkorådet beslutar om en detaljerad verksamhetsmodell den 28.8.2025.
2. att pilotisera verksamhetsmodellerna åren 2026 och 2027, så att de utvärderas hösten 2026, våren 2027 och i slutet av 2027. Utvärderingarna rapporteras för gemensamma kyrkorådet.

32. utreder hur församlingarna kunde överta ansvaret för evenemangsproduktionen, ansvarsförsamlingsmodellen.

33.godkänner att de gemensamma tjänsternas personal, med tillstånd av respektive chef kan använda en del av sin arbetstid för strategiskt arbete i församlingarna och/eller samarbetsnätverken. 

34.ålägger direktörerna för de gemensamma tjänsterna att utarbeta en bindande personalplan för de gemensamma tjänsterna. Planen ska gälla till år 2030. Planen ska vara proaktiv så att den gör det möjligt att uppnå sparkraven via naturlig avgång.

35.ger förvaltningsdirektören anvisningar om att budgetramen för 2026 ska beakta:

a.att det separata anslaget för förverkligande av strategin, som hittills ingått i kategorin Övrigt slopas och att motsvarande belopp, 2,0 mn €, överförs till det anslag som fördelas på församlingarna: 

1. församlingarna 1 600 000 €
2. gemensamma tjänster 400 000 €. 

b.anslagen för diakonalt understöd, krishjälp, matbanksverksamhet samt diakoniläger som ingått i de gemensamma tjänsternas anslag flyttas till anslaget som fördelas på församlingarna, sammanlagt 324 000 €,

c.i övrigt följer budgetramen kyrkofullmäktiges beslut av den 6.3.2025, 21 §, om fördelningen av totalanslaget under 2026.

36. ålägger förvaltningsdirektören att bereda principer för hur anslagsfördelningen ska ske f o m 2027:
    1. utgångspunkt är kyrkofullmäktiges beslut den 6.3.2025, 21§ om anslagsfördelningen 2026, dock med följande korrigeringar:
       1. anslaget för förverkligande som varit ett särskilt anslag under rubriken Gemensamt, slopas och motsvarande belopp överförs till anslagen som fördelas på församlingarna och de gemensamma tjänsterna i enlighet med beslutspunkt 35 a 
       2. beloppet för understöd till diakoni, krishjälp, matbanksverksamhet samt diakoniläger överförs till församlingarna i enlighet med beslutspunkt 35 b
       3. den under förhandlingarna om arbetsfördelningen kalkylerade andelen som specifiseras i beslutspunkt 10b, som enligt nivån för 2025 uppgår till 152 000 för 2025, överförs från anslaget som reserverats för de gemensamma tjänsterna till församlingarna
    2. ny anslagsfördelning som omfattar församlingarnas och de gemensamma tjänsternas procentuella anslag fastställs på basis av de belopp som överförs.

37. ålägger samfällighetens direktör att leda ovannämnda åtgärder och att 2 gg/år till gemensamma kyrkorådet rapportera hur arbetet framskrider i enlighet med bilaga ”työnjaon muutostoimien toteuttaminen”.

38. antecknar för kännedom sammanfattningen av de centrala förändringarna och ekonomiska konsekvenser (bilaga yhteenveto työnjaon keskeisistä muutoksista ja taloudellisista vaikutuksista). 
     

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

39. antecknar visionen för de gemensamma tjänsterna (bilaga yhteisten palveluiden tulevaisuuden visio) samt sammanfattningen av de centrala förändringarna i arbetsfördelningen och de därmed förknippade ekonomiska konsekvenserna för kännedom (bilaga yhteenveto työnjaon keskeisistä muutoksista ja taloudellisista vaikutuksista). 

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslut

Kyrkorådet beslutade

1) godkänna de föreslagna principerna för arbetsfördelningen, de gemensamma tjänsternas vision och de centrala styrprinciperna för arbetsfördelningen och sänder förslaget på remiss

2) ber församlingsråden och samarbetskommittén ge utlåtande om förslaget till prin-ciper för arbetsfördelningen, de gemensamma tjänsternas vision och om de cent-rala förändringarna i principerna för arbetsfördelningen. Utlåtandena ska ges till samfällighetens registratur per den  12.11.2024

3) behandla församlingarnas och samarbetskommitténs utlåtanden samt de gemen-samma tjänsternas personals respons den 28.11.2024. Kyrkorådet beslutar hur pro-cessen fortskrider på basis av behandlingen

4) konstatera att kyrkorådet utarbetar ett förslag till ändring av samfällighetens grundstadga på basis av ändringarna i arbetsfördelningen. Förslaget till ny grund-stadga sänds på remiss till församlingarna och samarbetskommittén. Samtidigt inbegärs de gemensamma tjänsternas personal ge respons på förslaget. Målsätt-ningen är att kyrkofullmäktige i juni 2025 behandlar förslaget till ändring av grund-stagan.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslut

Kyrkorådet:
1) antecknade för kännedom samarbetskommitténs utlåtande (10.10.2024) om förslaget till ändringar i de gemensamma tjänsterna per 2030

2)  godkänner de i beredningen presenterade förslaget till ändringar och lägger det till grund för den fortsatta beredningen. Under den fortsatta beredningen beaktas riktlinjerna som ges för arbetsfördelningen

3) ålägger direktörerna för de gemensamma avdelningarna att inleda erforderliga åtgärder för förverkligande av ändringsplanen och uppdateringen av denna personalplan, då riktlinjerna gällande arbetsfördelningen beaktats och den i punkt 2 nämnda,fortsatta beredningen i sin helhet gjorts.  

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet:

1) antecknar för kännedom församlingsrådens och samarbetskommitténs samt de gemensamma tjänsternas respons (bilaga) beträffande förslaget till principer som ska styra arbetsfördelningen, på de gemensamma tjänsternas vision och de centrala ändringarna i arbetsfördelningen

2) konstaterar att det på basis av utlåtandena och responsen kan skönjas en rätt omfattande samsyn beträffande principerna som ska styra arbetsfördelningen, de gemensamma tjänsternas vision och de centrala ändringarna i arbetsfördelningen, punkt 1-4, 6-9 och 11. Ett förslag som beaktat utlåtandena ges till kyrkorådet för behandling i enlighet med tidsschemat för arbetsfördelningsprojektets slutfas

3) konstaterar på basis av utlåtandena och responsen att beredningen fortsätter med följande teman: fördelningen av ekonomiska resurser mellan församlingarna och de gemensamma tjänsterna, hur ska den strategiska och operativa utvecklingen organiseras och finansieras, diakoniarbetet (inklusive livsrummen) samt organise-ringen av det internationella och flerspråkiga arbetet. Det fortsatta planeringsarbetet planeras i december och genomförs i januari

4) antecknar för kännedom ett brev som sex kyrkorådsmedlemmar undertecknat och gett till kyrkorådets ordförande (bilaga)

5) godkänner arbetsfördelningsprojektets plan och tidsschema för de resterande åt-gärderna och beslutsfattande, på de sätt som angetts i beredningstexten. Samtidigt konstateras att materialet tillmötesgår önskemålen i kyrkorådsmedlemmarnas brev (punkt 4 ovan). Kyrkorådet informeras om eventuella ändringar i tidsschemat. 

Behandling

Juha Rintamäki redogjorde för ärendet.

Projektchef Katja Lehtola deltog i behandlingen.

Under behandlingen gjordes 26 inlägg.

Liisa-Maria Voipio-Pulkki föreslog med stöd av Otto Lehtipuu och andra att ärendet remitteras för ny beredning.

Voipio-Pulkkis remissförslag som innefattade ett beslutsförslag hade följande ordalydelse:

”Jag föreslår att ärendet remitteras för ny beredning på så sätt att

1. man vid beredningen av principerna som styr arbetsfördelningen i detta skede fokuserar sig på gemensamma församlingsarbetet och församlingarnas arbete och kontaktytor samt på utvärdering av konsekvenserna av dessa beslutsförslag inklusive konsekvenserna för personalen och ekonomin

2. Vid beredningen beaktas resultatet av det dittills gjorda projektarbetet, församlingarnas utlåtanden och de synpunkter som framförts vid kyrkohedekonferensen

3. Samtidigt tillsätter kyrkorådet för intern beredning inom sig en arbetsgrupp för viss tid, och beslutet om tillsättandet ges den 2.12 till GKR  (uppgifter och mål för uppda-teringen av arbetsfördelningsprojektets projektplan)

4. Arbetsgruppens uppgift är att till GKR-mötet den 12.12 bereda ett beslutsförslag gällande arbetsfördelningsprojektets slutfas. Vid beredningen ska kyrkoherdekon-ferensen och samfällighetens ledande tjänstemän höras”.  

Ordförande konstaterade att man måste rösta om förslaget och gav följande omröst-ningsproposition: fortsatt behandling röstar Ja och de som stöder remitteringsförsla-get med Voipio-Pulkkis tillägg röstar Nej. Propositionen godkändes. 

Ordförande konstaterade att en person röstat för fortsatt behandling (Vuori). För remittering röstade 11 personer (Ahonen, Asikanius, Auvinen, Lainela, Lehtipuu, Olkkola, Raike-Ojanen, Raitio, Salenius, Sällström och Voipio-Pulkki).

Beslut

Ärendet remitterades för ny beredning.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet

1) antecknar för kännedom församlingsrådens och samarbetskommitténs utlåtanden (bilaga) samt responsen från de gemensamma tjänsternas personal om förslaget till principer för arbetsfördelningen, de gemensamma tjänsternas vision och de centrala ändringarna i arbetsfördelningen
2) antecknar för kännedom direktörskollegiets analys (bilaga) av församlingsrådens och samarbetskommiténs utlåtanden samt responsen från de gemensamma tjänsternas personal
3) godkänner planen för den fortsatta processen
4) konstaterar att styrgruppen slutfört sitt arbete. Vid övergången till den fortsatta processen och beslutsfasen fungerar den av kyrkorådet tillsatta stödgruppen samt kyrkorådet jämte de personer som har yttrande- och närvarorätt  (kyrkoherdarna och de ledande tjänsteinnehavarna) som stöd för beredningsarbetet
5) antecknar stödgruppens fortlöpande promemoria för kännedom.

Behandling

Juha Rintamäki redogjorde för ärendet.

Projektchef Katja Lehtola deltog i behandlingen.

Planen för projektförloppet och de preliminära tidsschemat delades ut på bordet och fogades som bilaga till protokollet.

Under behandlingen gjordes ett inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Syftet med projektet Arbetsfördelning 2026 är att säkerställa kyrkans livskraft och verksamhetsförutsättningar under perioden 2026-2030. I praktiken vill man säkerställa att kyrkan och dess tjänster är lättillgängliga och att resurserna används klokt så att mänskorna upplever kyrkan som en nära och betydande instans som man gärna vill höra till.

Arbetsfördelning 2026 -projektet tar upp följande:

1. vad ska göras: dvs vilka tjänster ska kyrkan framgent erbjuda helsingforsar-na och vilka stödtjänster ska samfälligheten erbjuda församlingarna
2. var görs detta: dvs vilka tjänster ansvarar församlingarna för och vad sköts centraliserat av samfälligheten  
3. vad görs inte längre, vilket leder till kostnadsinbesparingar eller plats att inleda nya funktioner som stöder tillväxten.

Projektbeskrivningen för Arbetsfördelning 2026 och tillsättandet av styrgruppen behandlades i kyrkorådet den 16.3.2023. Som projektchef fungerar Katja Lehtola och projektet ägs av Juha Rintamäki.  

Beredningsprocessen

De centrala etapperna i projektet Arbetsfördelning 2026–: 

Motiveringar till beslutsförslaget

Vid arbetsfördelningsdiskussionerna 2023 och 2024 tillämpades följande kriterier:
 

1. vad säger kyrkolagen

2. hur kan vi vara en växande kristen sammanslutning där helsingforsarna kan vara, komma och verka

3. vad är effektivast ekonomiskt och vad ger största effekt
4. vad fungerar smidigast med tanke på helsingforsarna
5. hur kan vi ge kyrkan en positiv image och göra det attraktivt att höra till kyrkan.

 
Syftet med arbetsfördelningen är att i enlighet med strategin för kyrkan i Helsingfors möjliggöra tillväxt och livskraft  genom att tydliggöra samfällighetens funktioner.

Den ekonomiska aspekten

En ekonomiplan för 2030 har enligt de av kyrkofullmäktige godkända principerna för ekonomiplaneringen * utarbetats. Planen beaktar både inkomstutvecklingen och de stigande kostnaderna. *räkenskapsperiodens resultat får inte vara negativt och de likvida medlem får inte sjunka under 100 mn € (i relation till nivån 2021).

I nedanstående graf anges med orange hur verksamhetskostnaderna utvecklas med beaktande av löneförhöjningar och de åtgärder som vidtas för att samfälligheten ska vara lönekonkurrenskraftig (5% årlig förhöjning), övriga verksamhetskostnader infla-tionsjusteras årligen(2,5%). Med turkos färg anges den prognosticerade skatteut-vecklingen och med lila färg övriga intäkter med beaktande av principerna som styr ekonomiplaneringen.

Utgående från gällande ekonomiplan har sparkravet ytterligare enligt kostnadsstruk-tur fördelats mellan de gemensamma tjänsterna och församlingarna. De gemensam-ma tjänsterna ska alltså per 2030 spara in 7,5 mn €, kalkylmässigt fördelat som föl-jer: personalkostnader 4,4 mn och övriga kostnader 3,1 mn €.

De centrala riktlinjerna för arbetsfördelningen gör det möjligt att beakta den ekono-miska utvecklingen. Samtidigt kan arbetet planeras långsiktigt och styras på ett stra-tegiskt vis. Bara på så vis kan samfälligheten och församlingarna på ett optimalt sätt flexibelt svara på tillväxtmålet som ingår i strategin för kyrkan i Helsingfors och de fenomen som finns redan nu och kommer att finnas och påverka kyrkan och dess medlemmar i framtiden. 

Genom personallösningarna som ingår i ändringsplanen vill man täcka upp de spar-krav som ställs på personalkostnaderna. I fråga om övriga verksamhetskostnader löses sparkraven under de kommande åren som en del av avdelningarnas operativa ledning. En betydande andel av dessa sparåtgärder förverkligas då vissa fastigheter och lokaler avvecklas.

Hur förverkligas omställningen

De planerade åtgärderna inom de gemensamma tjänsterna förverkligas selektivt ge-nom att minska den operationella verksamheten. Avsikten är att öka församlingar-nas proportionella anslag för att säkerställa deras möjligheter att sköta sina grund-uppgifter. Vi undviker att helt köra ned verksamheten för att bättre kunna följa upp effekten. För närvarande finns inte planer på att helt slopa någon enskild arbetsform (t ex arbetet i läroanstalterna eller familjerådgivningen). Däremot omstruktureras funktionerna så att de bättre motsvarar de nya utmaningarna och de minskade re-surserna. De gemensamma tjänsternas roll minskas främst genom att slopa över-lappande funktioner och överföra ansvaret för vissa uppgifter på församlingarna.

Omställningarna inom de gemensamma tjänsterna är så dimensionerade att resur-serna förslår för de strategiska fokusområdena. På basis av planerna utarbetas en proaktiv, avdelningsvis och preciserad personalplan. Uppskattningsvis 100 vakanser inom de gemensamma tjänserna frigörs per 2030 genom naturlig avgång. Möjlighe-terna att eventuellt nybesätta de lediga uppgifterna samt budgetmedel för detta beaktas i personalplanen.

De inbesparingar som uppnås genom att skära ner personalen mer än direktörskol-legiet ursprungligen planerat överförs till församlingarnas anslag. De kalkylerade be-lopp som ingår i beslutsförslaget visar kalkylmässigt vad som överförs till försam-lingarnas totalanslag om överföringen görs i ramen för 2025.  Summan visar alltså inte ett exakt belopp € som överförs från de gemensamma tjänsterna till försam-lingarna, men ändrar åndå församlingarnas kalkylerade procentandel av helhets-anslaget. Det reella eurobeloppet fastställs för respektive år på basis av totalansla-get som i sin tur fastställs enligt de av kyrkofullmäktige godkända principerna för ekonomiplaneringen. Siffrorna i beslutsförslaget utgår från siffrorna för 2025. Den summa som slutligen används i kalkylerna fastställs utgående från det år för vilket överföringen genomförs.

Schablon
Året innan överföringen beräknas värdet på de medel som för stunden överförs.  Ifrågavarande summa överförs till församlingarnas kalkylerade anslagsandel. Därefter beräknas fördelningsprocenten  som gäller för församlignarnas och de ge-mensamma tjänsternas andel av anslaget på nytt. Helhetsanslaget som i budget-ramen ska fördelas för följande år beräknas enligt principerna som styr ekonomipla-neringen. Först avdras kostnaderna som hör till kategorin Gemensamma (åtgärder som finansieras med statsbidrag, personalförmåner, prestationstillägg, rivning av ur bruk tagna byggnader, församlingsval mm), varefter återstoden fördelas på de gemensamma tjänsterna och församlingarna enligt ovan beskrivna procentandel.

Den ekonomiska utvecklingen och förverkligandet av omställningsplanen måste granskas parallellt som en del av delårsrapporten. Om samfällighetens ekonomiska situation försämras snabbare än väntat eller det ekomomiska läget är bättre än väntat måste omställningsplanen revideras. Eventuella personalrekryteringar  måste ske efter noggrannt övervägande, i första hand ska man satsa på att se över befatt-ningsbeskrivningarna, utveckla kompetensen och öka den interna mobiliteten för att därigenom uppnå sparmålen.  

För genomförandet ansvarar per se avdelningsdirektören. Efter beslut om arbets-fördelningen uppdateras grundstadgan och instruktionerna så att de motsvarar rikt-linjerna för arbetsfördelningen.

Församlingarna gör sina anpassningsåtgärder utgående från den egna situationen. Då församlingarna anpassar verksamheten är det viktigt att skapa samarbete mellan församlingarna och långsiktig ekonomi- och fastighetsplanering. En dialog med för-troendevalda, personalen och de strategiska samarbetsparterna behövs för att kyr-kan också framgent ska kunna vara en betydelsefull aktör här i stan.

De gemensamma tjänsternas framtida vision: Vi finns till för församlingarna

Nedan presenteras de gemensamma tjänsternas vision. Målsättningen är att fast-ställa de gemensamma tjänsternas nya roll och mål  i relation till församlingarna.

De gemensamma tjänsterna stöder och främjar församlingarnas livskraft:

• vi utvecklar gemensamma tjänster i dialog med församlingarna och helsingfor-sarna

• vi producerar i egenskap av servicecenter effektivt högklassiga * tjänster som gäller begravningar, fastigheter och lägergårdar, ekonomi, HR, ärendehantering, ICT, upphandling, juridik, allmän förvaltning, utveckling, centralregisterservice och kommunikation.
• vi gör övervägda och långsiktiga ekonomiska- och fastighetsbeslut tillsammans med församlingarna 

• vi producerar analyserad data om förändringarna i verksamhetsmiljön som stöd för verksamhets- och ekonomiplaneringen samt utvecklingsarbetet.
   
  * servicecentertanken betonar att tjänsterna ska vara nära tillhands för kunderna och att processerna ska mätas och utvecklas systematiskt.

Gemensamma församlingsarbetet kompletterar på överenskommet vis arbetet som utförs i församlingarna:

• vi möter och hjälper mänskor på sjukhus, i läroanstalter och fängelser samt de som drabbas av familjekonflikter

• vi producerar de sakkunnigtjänster som överenskommits med församlingarnas diakoni och fostran och kompletterar församlingarnas diakoni i särskilt problematiska situationer

• vi utvecklar arbetet på främmande språk i dialog med befolkningen som har ett främmande modersmål, församlingarna samt samfälligheterna i Esbo och Vanda. 

Genom att erbjuda praktiska tjänster och system gör vi  det möjligt för församlingar-na att koncentrera sin verksamhet  och sina resurser på att betjäna församlingsmed-lemmarna och de på området bosatta. 

Gemensam diakoni

Enligt bestämmelserna i 1 § i kyrkolagens 3 kapitel fullgör församlingen kyrkans uppgift genom att sköta diakonin. Enligt 20 § kan församlingar och samfälligheter ingå avtal om att sköta sina uppgifter gemensamt eller om att sköta en uppgift för en annan församlings eller samfällighets räkning. Vid diakonins rundabordssamtal den 3.2.2024 enades man om att helhetsansvaret för diakonin i högre grad ska överfö-ras på församigarna.

I framtiden är det församlingarna som i Helsingfors har det primära ansvaret för dia-konin. På så sätt kan diakonin förverkligas nära klienterna  och ger medlemmarna och dem som bor på respektive område en chans att göra en insats för sina hem-knutar.

I de s k Livsrummen utför de gemensamma tjänsterna kompletterande diakoni. Nu-läget beskrivs i bilagan”Varustamot – kortti”.  På basis av det ekonomiska sparbe-hovet och kyrkolagstiftningen minskas resurserna för gemensam diakoni med ca 25 % dvs 10 årsverken före utgången av 2030. 

De gemensamma tjänsterna fokuserar på att komplettera församlingarnas diakoni och erbjuder specialdiakoni (bostadslösa, kriminalarbete, papperslösa, personer med funktionsvariation) i ett eller två livsrum. Tillsammans ordnas också diakonala stödtjänster för församlingarna. Exempel på sådana tjänster är bl a förmedling av matsvinnsprodukter, (Stadin safka), de diakonala datasystemen, processer som gäller personer med sysselsättningsstöd, gemensamma tillstånd för penninginsam-ling och diverse avtal. Församlingarna och de gemensamma tjänsterna kommer överens om gemensamma spelregler och rutiner i kyrkoherdarnas grupp för diako-nala tjänster samt vid kyrkoherdekonferensen. Rutinerna beskrivs närmare i diako-nins arbetsbok som används som redskap vid ledandet och utvecklandet av diako-nin.  

Nuvarande rutiner för fördelning av diakonala understöd (bilaga diakoniset avustus-varat 2025”)  slopas, med undantag för sysselsättning av personer med sysselsätt-ningsstöd (Bokslut 2024: 79 641  2024 + 5% kostnadsförhöjning = 84 000 €) och matutdelningen i Kvarnbäcken (Bokslut 2024: 41 300 + 1,5% kostnadsförhöjning = 42 000 €). I övrigt läggs de diakonala understöden, sammanlagt  324 000 €) direkt till församlingarnas totalanslag. Ändringen kan göras för diakonin i enlighet med fullmäktiges beslut (6.3.2025) gällande principerna för fördelningen av församlingarnas anslag och de gemensamma spelreglerna. Tillsammans med för-samlingarna utvecklas rutiner och kompetens för flerspråkig och multikulturell dia-koni (separat projekt). 

Sjukhussjälavård 

Sjukhussjälavården som handhas av de gemensamma tjänsterna utförs på basis av ett samarbetsavtal med Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt HUS, som vårdar patienter från hela landet. Sjukhussjälavårdens nuläge framgår av bilagan ”sairaala-sielunhoito -kortti”.  

Sjukhussjälavården hör till kyrkans centrala uppgift. Arbetet sker centraliserat och effektivt vilket möjliggör jour 24/7. Framgent kommer sjukhussjälavårdarnas arbete att i högre utsträckning riktas till patienter och anhöriga. Arbetshandledningen och stödet minskas eller genomförs mot avgift. HUS organisationsförändring innebär att en minskning med fem årsverken, ca 25% i relation till nivån 2023, kan göras. Sjuk-hussjälavården konventreras till Mejlans, Malms och Dals sjukhus.

Församlingarna ansvarar fortsättningsvis för det andliga livet i senior- och service-centralerna. De gemensamma tjänsternas sjukhussjälavård stöder med sin special-kompetens församlingarnas och volontärernas insatser inom den palliativa vården. Målsättningen är att ingen ska behöva vara ensam då hen möter döden. 

Familjerådgivningen 

Familjerådgivningen är en viktig service för familjer i kris. Det finns efterfrågan på dessa tjänster med vilka man kan väcka hopp och minska mänskligt lidande. Famil-jerådgivningen beskrivs närmare i bilagan”perheneuvonta -kortti”. Kyrkolagen åläg-ger inte församlingarna och samfälligheten att erjuda familjerådgivning. Det är viktigt att inse att familjerådgivning/-terapi också erbjuds av andra instanser, bl a  Helsing-fors stad, diverse organisationer och den privata sektorn. 

Vid kyrkorådets och kyrkoherdarnas rundabordsdiskussioner den 6.2.2025 konstate-rades att de gemensamma tjänsternas familjerådgivning stegvis trappas ned. Före utgången av 2030 torde familjerådgivningen genomföra en minskning med ca 50 %, dvs 8 årsverken från nivån 2023. Avsikten är att arbetet ska fokusera på unga vuxna med familj, effekten av arbetet och dess effektivitet ska följas upp och utvecklas.

Man måste utreda om familjerådgivningen ska vara en medlemsförmån eller om den ska ske mot betalning och/eller i samarbete med andra aktörer. Det är skäl att note-ra att kyrkostyrelsen i cirkulär 18/2021 konstaterat att familjerådgivningen är frivillig själavård för kyrkan och att den ska vara avgiftsfri. 

Församlingarnas förmåga att utföra familjearbete och erbjuda familjerådgivning måste stärkas. I bästa fall kan familjerådgivningen vara ett motiverande och inspi-rerande tillägg i arbetsbilden för en erfaren församlingspräst. Man kan exempelvis reservera en dag/vecka för detta. Bland annat Paavalin srk har goda erfarenheter av detta.

Arbete i läroanstalter

Arbetet i läroanstalterna beskrivs i bilagan”oppilaitostyö – kortti”.  Detta diskuterades ivrigt vid rundabordssamtalen. Man funderade över hur arbetet i läroanstalterna skil-jer sig från församlingarnas i strategin definierade arbetet bland unga vuxna. Man diskuterade också i vilken utsträckning arbetet i läroanstalterna ska vara skapande av gemenskaper och hur mycket som ska satsas på att träffa och stöda enskilda studerande. Är det bara studentprästerna som ska sköta detta arbete eller borde också diakoni- och fostransarbetarna delta i läroanstaltsarbetet. Man noterade att 58 % av de möten som sker inom läroanstaltsarbetet enligt statistiken sker med vuxna som är äldre än 28 år. Utgående från detta föreslås att läroanstaltsarbetet under 2026 ska utformas på ett nytt sätt via ett särskilt projekt. Vid rundabordsdiskussionerna tog man upp nya riktlinjer för verksamheten. Dessa presenteras i föredragningens beslutsdel. Resurserna för de gemensamma tjänsternas studentprästarbete skärs ner med ca  33 % vilket motsvarar 3 årsverken jämfört med budgetnivån 2023. Före-slås att församlingarnas anslag höjs med ca 152 000 €. 

Mångprofessionell fostran och specialungdomsarbete

Läget för den mångprofessionella fostran beskrivs i bilagan ”monialainen kasvatus -kortit”. Målsättningen är att sammanslå den mångprofessionella fostran och special-ungdomsarbetet och samtidigt ge det nya teamet en tydlig roll som bättre stöder den fostran som församlingarna ger. Per 2030 torde en minskning om ca 50 % genom-föras dvs en minskning med 7 årsverken från budgetnivån för 2023.   

I fråga om fostran satsas det på att utveckla goda rutiner för skriftskolorna (bl a ung-domar med neuropsykologiska utmaningar) samt på att lyssna till, förstå och hjälpa  unga vuxna och att bygga upp gemenskaper. I Borgå verkar ett intressant kristet da-giskoncept och samfälligheten utreder om liknande verksamhet kunde lanseras i Helsingfors. De gemensamma tjänsterna inrättar inte något kristet daghem, om ett så-dant skapas ska detta vara underställt någon av församlingarna.  

Arbete på främmande språk

I strategin fastställs att kyrkan i Helsingfors är en del av den kulturellt komplexa mil-jön. Vi vill bättre än hittills nå ut till den flerspråkiga befolkningen i stan. Vi skapar kristna gemenskaper till vilka alla är välkomna och försöker uppfylla de varierande andliga behov som finns. Vi vill stöda integrationen och skapa samhällsfrid.

Läget inom arbetet på främmande språk beskrivs i bilagan”vieraskielinen työ –kortti”. Under rundabordssamtalen analyserades tre perspektiv på arbetet på främmande språk. Den första frågan gällde integrationen på regional nivå, trivsel och trygghet. Den andra frågan gällde det egna språket och gemenskaper som fungerar på det egna språket. Den tredje frågan gällde engelskans betydelse som arbets- och studiespråk samt som språk som förenar olika folk och kulturer. 

Modeller för arbetet på främmande språk utreds och utvecklas under de kommande åren. Hur organisationen ska se ut löses i samråd med dem som deltar i den multi-linguala verksamheten samt med samfälligheterna i Esbo och Vanda. Avsikten är att hitta metoder som kunde bredda finansieringsbasen, exempelvis uppbärande av understödsavgift eller medlemsavgifter. 

Det flerspråkiga och mångkulturella integreras bättre i församlingens basverksamhet exempelvis vid högmässorna och i diakoniarbetet. Församlingarna ska aktivare och  i högre grad än hittills värva medlemmar med annat modersmål än finska eller svenska. Att bjuda in dessa personer som finns på församlingens område skapar trivsel och trygghet.

De gemensamma tjänsterna fortsätter att finansiera verksamheten på engelska, estniska, kinesiska, arabiska och ryska. Arbetet på engelska avviker från det övriga arbetet på främmande språk och omspänner flera kulturer. Hur arbetet på engelska ska organiseras (eget arbete, IEC, förening osv) utreds som bäst varefter verksamheten vid behov omformas.  

Den 10.10.2024 föredrogs för kyrkorådet en reformplan gällande de gemensamma tjänsterna. I planen föreslogs att en internationell församling grundas före 2030, och att finansieringen av arbetet på främmande språk skulle finansieras med kyrkoskat-teintäkterna från den internationella församlingen. Tillsvidare är detta inte möjligt en-ligt kyrkolagen. Lokalförsamlingarna har inte heller förordat detta. Således föreslås inga personalminskningsåtgärder inom de gemensamma tjänsterna. 

Kommunikationstjänster och den gemensamma medieredaktionen

Kommunikationstjänsterna och medieredaktionen besktivs i bilaga ”viestintä – kortti” Modellen med regionala informatörer fungerar och man hoppas på att den ska bli ett permanent inslag. Huvudstadsregionens gemensamma medieredaktion som produ-cerar Kirkko- ja Kaupunki och Julradion har en egen direktion. Medieredaktionens direktion beslutar bl a om papperstidningens utgivningsfrekvens och koncept. Ge-nom att utveckla dessa eftersträvas kostnadsinbesparingar. Förhandlingar om sam-arbetsavtalets omfattning och innehåll förs då nuvarande avtalsperiod går mot sitt slut (2029). Avsikten är att det nya avtalet också ska täcka de indirekta kostnader som Helsingfors samfällighet har för bl a  förvaltningen.

Kommunikationen ses som strategiskt viktig och därför står medieredaktionen och avdelningarnas digitala tjänster i fokus. Tjänsterna ska utvecklas, marknadsföras och kompetensen för kommunikation på främmande språk ska ökas. Kommunikations-tjänsterna har sparat både 2023 och 2024. Kommunikationstjänsterna ska få till-räckliga resurser så att de kan skapa en positiv image för Helsingfors samfällighet , en image som motsvarar ungdomarnas och unga vuxnas förväntningar.

Förvaltningstjänster och HR-tjänster

Vid rundabordsdiskussionerna om stödtjänsterna enades man om följande riktlinjer. Förvaltningstjänsterna och HR-tjänsterna fokuserar på att producera stödtjänster för församlingarna och de gemensamma tjänsterna  på ett så effektivt och högklassigt sätt som möjligt. För detta används servicedesign och olika mätare. En så stor del som möjligt av det operativa förvaltningsarbetet som det ur ekonomiskt perspektiv lönar sig, ska skötas centraliserat och/eller kräver specialkompetens koncentreras till de gemensamma tjänsterna och Kyrkans servicecentral.

Omfattningen av samfällighetens stödtjänster och själva innehållet beskrivs så att man kan ge ett servicelöfte till alla. Församlingarna erbjuds klara verksamhetsmo-deller och metoder att ta kontakt. Kostnaderna för tjänsterna ska synliggöras. Sam-fälligheten övergår i så stor omfattning som möjligt till kyrkans gemensamma sys-temutvecklingsarbete och de strategiska målen är att stödtjänsterna är ändamålsen-liga, och såvitt möjligt automatiserade. Till de strategiska utvecklingsobjekten hör också att möjliggöra mångkulturell rekrytering.

Till utvecklingsobjekten hör ett ”introduktionspaket” för nyanställda. Församlingarna vill att de gemensamma tjänsterna utreder hur samfälligheten kunde erbjuda nyan-ställda dator, telefon, passerkort och erforderlig access till viss programvara. Detta skulle minska församlingarnas arbetsbörda. 

Genom att effektivera och automatisera arbetet kan ca 12% dvs10 årsverken slopas på förvaltningsavdelningen, jämfört med  läget 2023 och 1 årsverke slopas på HR-avdelningen.

Fastighetstjänster

En betydande del av de gemensamma tjänsternas och församlingarnas inbespa-ringar uppstår då man avvecklar vissa lokaler. Därför är det nödvändigt att fastig-hetsutvecklingprocesserna utvecklas och  resursers tillräckligt, speciellt gäller detta för ibruktagande och avvecklande av fastigheter.

Fastighetsskötselavtalens lämplighet ska utvärderas regelbundet. Hur omfattande är avtalen (vilka tjänster gäller de) när kostnaderna och den förverkligade servicekvaliteten ska ställas mot det arbete som ska utföras. De egna resurserna kan höjas och arbetsbilderna breddas, om man därigenom kan spara in på köptjänsterna. Det är t ex fördelaktigt och ändamålsenligt att komma överens med församlingarna om att bred-da kyrkvaktmästarnas uppgifter så att de också sköter mindre fastighetsuppgifter och vissa uteområden. I praktiken innebär detta att man skapar en ny arbetsbeskrivning för kyrkvaktmästare-fastighetsskötare. I arbetsbeskrivningarna beaktas också behovet av fastighetsskötsel och skötsel av uteområden.

Med en satsning på fastighetsutveckling och detaljplanering av råmark kan man ge- nerera avsevärda tilläggsintäkter som realiseras över tid. Lejonparten av råmarken samägs med Vanda samfällighet.

Begravningsväsendet

De evengelisk-lutherska församlingarna är enligt lag skyldiga att upprätthålla be-gravningsplatser och att sköta begravningsväsendet. För detta ändamål får försam-lingarna statsstöd.

Enligt begravningslagen kan samfälligheten uppbära avgift för överlåtande av grav-plats, tjänster som hänför sig till begravning och för gravskötsel. Avgifterna får inte överstiga kostnaderna för dessa tjänster. Avgifterna ska vara lika för alla (både för dem som hör till kyrkan och dem som inte hör till kyrkan), förutsatt att personen har rätt att bli begraven på församlingens eller samfällighetens begravningsplats. Tjänsterna ska alltså erbjudas till självkostnadspris, och inte generera intäkter. Begravingsväsendets tjänster beskrivs i bilagan ”hautaustoimen palvelut -kortti”. 

I början av 2025 skar staten ner statsbidraget som Helsingfors samfällighet fått för skötseln av de lagstadgade uppgifterna. Samtidigt steg kostnaderna för dessa tjänster. Nu försöker vi vara proaktiva genom att höja avgifterna och utreda och be-sluta om eventuella sparmöjligheter.

Vi utreder och främjar att man på begravningsplatserna övergår till naturlig park-skötsel. Detta gagnar också naturens mångfald. Längden på begravningsplatsernas säsongarbetares arbetsförhållanden och antalet säsongarbetare reduceras så att 18 årsverken sammantaget försvinner. De med medel ur gravskötselfonden finansierade skötselavtalen omförhandlas (sänkt skötselnivå och/eller höjd taxa).

För närvarande har gravkapellen egna kantorer som upptas på de gemensamma tjänsternas lönelistor. Kantorernas arbete är en del av jordfästningen, som i sin tur räknas till församlingsarbetet i motsats till begravningsväsendet som också betjänar personer som inte hör till kyrkan. Församlingarna upplever att det behövs gemen-samma kantorsresurser och detta vore ett effektivt sätt att hantera musikjouren för jordfästningarnas del. Eftersom kantorernas arbete betraktas som andligt arbete måste man ändå tillsammans med församlingarna och kantorerna utreda hur kan-torsverksamheten ska organiseras och vilka de eventuella synergieffekterna blir. Utredningen görs 2027 eller 2028. 

Det strategiska fokusområdet för begravningsväsendet är att utveckla begravnings-funktionerna och processerna och att om möjligt satsa på digitalisering. Dessutom utreds möjligheterna att inrätta en egen avdelning för begravningsväsendet. För det-ta talar det stora antalet årsverken inom begravningstjänsterna, ca 120 årsverken i fast tjänst + ca120 årsverken för säsongarbetarnas del. (2023 var antalet säsong-arbetare ca 350 personer) samt begravningsväsendets juridiska ställning.

Riktlinjer för utvecklingen av arbetsfördelningen

I responsen från remissrundan inkluderades situationsrumsverksamheten (verksam-hetsmodell), projektutvecklingen  (pengar, verksamhetsmodell, personalresurs), den strategiska utvecklingen, samfällighetens direktörs byrå och gemensamma försam-arbetets utvecklingstjänster – team och projektteam i utvecklingshelheten. Respon-denterna efterlyste en minskning av utvecklingsarbetet eftersom man ansåg att ut-vecklingstakten är för hög och belastar församlingarna för mycket!  Däremot ville man att utvecklingsarbetet skulle få utgå från församlingarna och att beslut om ut-vecklingen skulle tas närmare församlingarna. Nuvarande utvecklingstjänster och projektteamen beskrivs i bilagan”Kehittämispalvelut ja projektitiimi -kortit” 

KPMG Oy Ab evaluerade i februari 2025 stödet som ska möjliggöra förverkligandet av utvecklingsprojekten. Evalueringsrapporten som bilaga” Helsingin seurakunta-yhtymä Avustusjärjestelmän arviointi KPMG_arviointimuistio helmikuu 2025”.

Tre mål ställdes för utvecklingsarbetet: 1) Modellen för projektledning ska utformas så att den ger bättre effekt och sträcker sig över längre tid, 2) varje projekt ska ha en ”klient”, projekten ska uppstå på grund av behov och inititivet ska från ”ägaren”, 3) församlingarnas andel av totalanslaget ökas så att församlingarnas grundläggande verksamhet tryggas. Detta innebär att resurser överförs direkt till utvecklngsarbetet och att det maximala utvecklingsanslaget (=behovsprövat helhetsanslag) ges i re-lation till befogenheterna.

Den kommande arbetsfördelningen inom utvecklingsarbetet:

Församlingarna: 

• kärnverksamheten (gudstjänster och kyrkiga helger, dop, barnfamiljer, skrift-skola, vigsel, diakoni och jordfästning) utvecklas av arbetsgrupper för kärnverk-samheten

• samarbetet med grannförsamlingarna och övriga samarbetsparter på området utvecklas

• strategisk utveckling av den egna församlingen under ledning av kyrkoherden och församlingsrådet

• utveckling av den egna organisationens rutiner 

Gemensamt församlingsarbete: 

• stöd för utveckling av kärn- och tilläggstjänster (delaktighet&volontärverksamhet, stadsbor&medlemskommunikation, bokningstjänster) samt utveckling av därmed förknippade proesser och system

• klienthantering och klienthanteringssystem

• ansökan om och modeller för extern finansiering  (tidsbundna projekt)

De gemensamma tjänsternas avdelningar: 

• utveckling av den egna avdelningens verksamhet och klientorienterad utveckling av de interna processerna inom ramen för det egna ansvarsområdet inklusive datasystem

Samfällighetens direktörs byrå

• strategi, strategisk utveckling, stöd för församlingarnas strategi

• analyser, statistik, forskning och mätare
• modell för projektutveckling samt utvecklingsredskap (Howspace, projektportföljen, Miró osv) 

• sakkunnigtjänster för församlingarnas och de gemensamma tjänsternas projektutveckling 
   

På grund av riktlinkjerna för arbetsfördelningen är det motiverat att samfälligheten stärker de gemensamma resurserna för strategisk utveckling inom ramen för sam-fällighetens direktörs byrå (enligt instruktionen ansvarar samfällighetens direktör för det strategiska ledarskapet).

Specialanslag för utveckling

För att gemensamt utveckla församlingsarbetet reserveras ett specialanslag, som 2026 uppgår till 900 000 €. Under 2025 skapas en detaljerad verksamhetsmodell som preliminärt kunde se ut som följer: Kärngrupperna utvecklar sina egna utveck-lingsprojekt. Dessutom kan det finnas andra områden som utvecklas tillsammans. Arbetet utgår från de kriterier som fullmäktige godkänt. Utvecklingsprojekten be-handlas av kyrkoherdekonferensen som säkerställer att projekten utgår från hel-singforsarnas och församlingarnas behov, överensstämmer med de strategiska målen och inte belastar församlingarna alltför mycket. Samfällighetens direktör ansvarar för att man då modellen bereds för kyrkorådet också hör berörda parter.

För utveckling av de gemensamma tjänsterna reserveras ett specialanslag som 2026 uppgår till 500 000 €. Under 2025 utarbetas en detaljerad verksamhetsplan som preliminärt kunde se ut som följer: utvecklingsprojekten som avdelningarna utarbetat behandlas i ledningsgruppen som säkerställer att projekten utgår från helsingforsarnas och församlingarnas behov, överensstämmer med de strategiska målen och inte belastar församlingarna alltför mycket. Samfällighetens direktör ansvarar för att man då modellen bereds för kyrkorådet också hör berörda parter.

För oförutsedda behov har kyrkorådet ett anslag som 2026 uppgår till 200 000 €. 

Evenemangsproduktion 

De gemensamma evenemangen kan grovt indelas i tre kategorier: 1) evenemang som samfälligheterna i huvudstadsregionen genomför tillsammans. Till  dessa räk-nas festivalen Världen i byn,  Pride-veckan och gemensamma evenemang inför julen, 2) helger som hänför sig till kyrkoåret. Hit hör påsken och Via Crucis, pingst, den blomstertid nu kommer, Mickelsdag, allhelgona, adventssöndagen och julen, 3) enskilda evenemang och mässor i Helsingfors (t ex brudmässan).  

Föreslås att samfällighetens gemensamma evenemang överförs till församlingarna enligt följande:

• en församling ansvarar för respektive evenemang (personalresurs, de gemen-samma tjänsterna beviljar anslag för evenemangsarrangemangen) , 1-5 försam-lingar förbinder sig i förväg till att hjälpa arrangörsförsamlingen med de praktiska arrangemangen  

• kommunikationsenheten hjälper  till med kommunikationen kring evenemanget och direktörens byrå bidrar med evenemangskompetens/utbildning   

De gemensamma evenemangen diskuteras med kyrkoherdarna. Evenemangen för-delas på tre kategorier och samtidigt prövas om det finns fog för att delta i stunder som gäller hela Helsingfors eller vara en del av ett större evenemang i stan.

Ska de gemensamma tjänsternas personal använda en del av sin arbetstid i församlingarna eller samarbetsnätverken  

Vi vill att personalen, efter överenskommelse med respektive chef, under en del av arbetstiden ska kunna jobba i församlingarna och/eller nätverken. På så sätt kan man lära sig nytt och skapa ömsesidig förståelse och förtroende. Förslaget ingick i det ursprunliga förslaget till arbetsfördelning (10.10.2024). Församlingarna ansåg att förslaget var bra och påminde om att givande av resurser ska vara i balans och utgå från församlingarnas behov. Arbetsinsatser som görs i nätverken ska för de gemensamma tjänsterna begränsas till att endast omfatta nätverk som omspänner  hela Helsingfors, detta för att förindra motsättningar och överlappning

Anslag för implementering av strategin

Det särskilda anslaget, 2 mn €, som reserverats för 2025 för att användas för imp-lementering av strategin slopas, eftersom förverkligandet av strategin för kyrkan i Helsingfors beaktas i den nya fördelningsgrunden som kyrkofullmäktige den 6.3. 2025 godkände. Anslaget fördelas i stället så att 1,6 mn €  överförs till församlingar-nas ramanslag och 0,4 mn € till de gemensamma tjänsternas ramanslag.

Sammanfattning 

Helt nya förslag, utöver dem som ingick i omställningsplanen som presenterades för kyrkorådet den  10.10.2024 är: 

• målsättningen är att öka församlingarnas proportionella anslagsandel

• de diakonala understöden, 324 000 €, överförs till församlingarnas budgetram

• fördelningspraxis gällande de behovsprövade anslagen, 1,6 mn €, förnyas som följer:

• kyrkoherdekonferensen handhar det behovsprövade anslagen, 0,9 mn €, för utveckling av församlingarna och

• direktörskollegiet handhar det behovsprövade anslaget, 0,5 mn €, för utveck-ling av de gemensamma tjäsnterna

• kyrkorådet handhar de medel som reserverats för oförutsedda behov 0,2 mn € 

• det separata anslaget för implementering av strategin slopas och beloppet över-förs till ramen för församlingarna och de gemensamma tjänsterna (församlingar-na1,6 mn €, gemensamma tjänster 0,4 mn €) 

• resurserna för möjligheter att inom direktörens byrå leda den strategiska utveck-lingen förstärks  
• överföringen av evenemangsproduktionen till församlingarna via ansvarsförsam-lingskonceptet

Övriga centrala  ändringar, utöver dem som ingick i omställningsplanen som presente-rades för kyrkorådet den  10.10.2024 är: 

• i kärnservicegrupperna och vid kyrkoheredekonferensen kommer församlingarna och de gemensamma tjänsterna överens om gemensamma spelregler beträffande diakonin och verksamheten i kärnservicegrupperna.

• möjligheterna att erbjuda familjerådgivning som en medlemsförmån och/eller som avgiftsbelagd tjänst och/eller i samverkan med andra aktörer utreds 

• under 2026 omformas arbetet i läroanstalterna via ett separat projekt. De ge-mensamma tjänsternas resurser för läroanstaltsarbetet reduceras så att 3 års-verken försvinner. De medel som därefter överförs till församlingarnas helhets-anslag beräknas uppgå till  ca 152 000 € 

• experimentet med en internationell församling inleds inte. Resurserna för arbete på främmande språk, 9 årsverken, bibehålls inom de gemensamma tjänsterna Hur arbetet på engelska ska organiseras utreds utan dröjsmål (eget arbete, IEC, förening osv)

• att stärka marknadsföringen är ett strategiskt fokusområde för kommunikations-tjänsterna och mediaredaktionen

• de centrala tjänsterna utvecklas av kärntjänstgruppen som leds av en till uppdra-get utsedd kyroherde (=kärntjänstens ägare). Gemensamma församlingsarbetet stöder utvecklingen (bl a gemensamma arbetsböcker, klienthanteringssystem)

• till gemensamma församlingsarbetets uppgifter hör klienthantering och systemen för klienthantering

• med chefens tillstånd är det möjligt att i enligthet med strategin använda en del av arbetstiden för uppgifter i en församling och/eller samarbetsnätverken. (i ur-sprungsförslaget fastställdes detta till 5-20% av arbetstiden) 

Risk- och konsekvensbedömning

Ekonomiska konsekvenser och personalkonsekvenser

Med ovan beskrivna åtgärder minskar de gemensamma tjänsternas personalstyrka med 63 årsverken. Under perioden 2023–2024 försvann 14 årsverken. Omräknat i pengar är värdet på de redan slopade årsverkena, enligt nivån 2025, ca 0,9 mn € och de kommande inbesparingarna torde bli ca 2,8 mn €. Då man till det kalkylerade värdet på personalminskningarna enligt kostnadsnivån 2025 (ca 3,7 mn €) lägger de uppskattade ökningarna i personalkostnaderna (5 % / år), blir den kalkylerade inbe-sparingen i personalkostnader ca 4,7 mn €. Detta överstiger det ursprungliga målet som var ca 0,3 mn €.  

Utöver de gemensamma tjänsternas inbesparingar ger de ovan beskrivna arbets-fördelningsåtgärderna en andel om ca 2,1 mn €, som tillförs församlingarnas hel-hetsanslag. Detta gör det lättare för församlingarna att uppnå sparkraven och ger dem samtidigt en chans att utveckla sin verksamhet så att den blir mångsidigare.

Barnkonsekvensbedömning

Minskningen av familjerådgivningens personal påverkar vissa barns vardag. Därför är det ytterst viktigt att familjerådgivingens kompetens överförs till församlingarna så att församlingarna effektivare än hittills kan utföra förebyggande par- och familjear-bete.  Anpassningen av familjerådgivningen måste göras omsorgsfullt och enskilda klientförhållanden får inte plötsligt avbrytas.

Samtidigt ger omställningsplanen som sträcker sig till 2030 möjlighet att under kont-rollerade former anpassa verksamheten till samfällighetens ekonomi i förändring. Också arbetet som riktar sig till barn kan utvecklas med beaktande av de ekono-miska randvillkoren så att man även framgent kan leva upp till barnens främsta behov. 

Lednings- och processbeskrivningar

I fråga om de centrala förändringarna i arbetsfördelningen och de gemensamma tjänsternas vision är det ett problem att arbetsfördelnngen i praktiken är mer de-taljerade. De gällande processerna och arbetsfördelningen mellan gemensamma tjänster och församlingarna beskrivs närmare i de s k arbetsböckerna. Som mo-dell för arbetsböckerna fungerade kyrkostyrelsens arbetsbok Kyrkan och döden som gavs ut 2022. Primärt har arbetsböckerna använts i kärntjänst- och tilläggstjänste-gruppernas utvecklingsarbete.

2023 producerade samfälligheten och församlingarna tillsammans arbetsböcker för följande tjänster: gudstjänster och kyrkliga helger, dop, barnfamiljer, skriftskola, vig-sel, jordfästning och diakoni. Ägare till dessa tjänster är en för ändamålet utsedd kyrkoherde som till sitt stöd har en kärntjänstgrupp bestående av representanter för församlingarna och de gemensamma tjänsterna. Kärntjänstgrupperna ska se till att den egna tjänsten är klientrelaterad, processerna och tjänsterna ska löpa smidigt och effektivt, de ska utveckla datasystem  och mätare samt samordna funktionerna.  

Hittills har kärngrupperna beskrivit processerna som ska ligga till grund för den fram-tida systemutvecklingen. Men trots allt har dessa inte använts för att leda ifrågava-rande tjänst/servicehelhet. Under de kommande åren måste man fokusera sig på detta ledarskap.

Dessutom har arbetsböcker utarbetats för följande: fastighetstjänster, unga vuxna och hur ska vi nå ut till dem som flyttat in till Helsingfors/församlingens område. Utgångspunkten i materialet är helsingforsarna, deras behov och profiler samt den effekt vi vill uppnå. Först därefter funderar vi över vilka tjänster vi ska erbjuda res-pektive kundprofil och vilken servicestig och resurs detta kräver.

Tilläggsuppgifter

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki, juha.rintamaki@evl.fi
Projektchef Katja Lehtola, katja.lehtola@evl.fi