Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 31.10.2024/Paragraf 85

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar

RESULTATRÄKNINGEN
1) i budgetens resultaträkning ökar kyrkoskatteintäkterna med 5 400 000 €

2) i budgetens resultaträkning ökar vinsten från fastighetsförsäljning med 1 327 643 €

INVESTERINGSDELEN

3) i budgetens investeringsdel öka anslaget med sammanlagt 2 563 011 € vilket motsvarar de reella och de för slutet av året uppskattade intäkterna från försäljning av fastigheter under 2024, som följer:
a) 591 888 € på moment 2001266 BU-nivå icke allokerade projekt
b) 1 917 123 € på moment 2001270 BU-nivå grundrenovering av aktielokaler
4) till de budgeterade ICT-investeringarna foga ett nytt anslag om 36 600 €, för digitalisering av arkivet.

Behandling

Förvaltningsdirektör Juha Silander redogjorde för ärendet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

RESULTATRÄKNINGEN

1) i budgetens resultaträkning ökar kyrkoskatteintäkterna med 5 400 000 €

2) i budgetens resultaträkning ökar vinsten från fastighetsförsäljning med 1 327 643 €

INVESTERINGSDELEN

3) i budgetens investeringsdel öka anslaget med sammanlagt 2 563 011 € vilket mot-svarar de reella och de för slutet av året uppskattade intäkterna från försäljning av fastigheter under 2024, som följer:

1.       591 888 € på moment 2001266 BU-nivå icke allokerade projekt
2.       1 917 123 € på moment 2001270 BU-nivå grundrenovering av aktielokaler

4) i budgetens investeringsdel inför ett nytt anslag om 36 600 € för digitalisering av arkivet.

Behandling

Förvaltningsdirektör Silander redogjorde för ärendet.

Under behandlingen gjordes fem inlägg.

Föredragande gjorde en teknisk korrigering av beslutsförslagets punkt 3) a

”591 888 € allokeras till investeringar, moment 2001266 BU-icke allokerade projekt”

I motiveringarna gjorde föredragande följande ändring under punkt 2 gällande fastighetsinvesteringarna: ”De intäkter som erhållits och erhålls vid försäljning av anläggningstillgångar, summa 591 888 €, läggs till investeringsbudgeten på moment 2001266 BU-icke allokerade projekt. Efter det uppgår investeringsanslaget till ca 4,600 mn €”.   Den nya formuleringen lyder:

”Eftersom behovet av fastighetsinvesteringar överstiger de tidigare budgeterande anslaget föreslås att moment 2001266 BU-icke allokerade projekt höjs med 591 888 €. Efter det uppgår investeringsanslaget till ca 4,600 mn €. Samtidigt konstateras att budgetens slutsumma inte förändras till denna del, eftersom samfälligheten erhåller motsvarande intäkter då anläggningstillgångarna säljs”

Dessutom stryks den femte satsen i 2:a stycket under rubriken fastighetsinvesteringar: ”En förutsättning är att prioritetsordning av objekten i driftsbudgeten slutförts”.

Beslut

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

RESULTATRÄKNINGEN

1.       i budgetens resultaträkning ökar kyrkoskatteintäkterna med 5 400 000 €
   
   2) i budgetens resultaträkning ökar vinsten från fastighetsförsäljning med 1 327 643 €

INVESTERINGSDELEN

3) i budgetens investeringsdel öka anslaget med sammanlagt 2 563 011 € vilket mot-svarar de reella och de för slutet av året uppskattade intäkterna från försäljning av fastigheter under 2024, som följer:

3.        591 888 € på moment 2001266 BU-nivå icke allokerade projekt
4.       1 917 123 € på moment 2001270 BU-nivå grundrenovering av aktielokaler

4) till de budgeterade ICT-investeringarna fogar ett nytt anslag om 36 600 €, för digitalisering av arkivet.

Redogörelse

Bakgrund

Enligt kyrkoordningen ska kyrkofullmäktige under budgetåret besluta om ändringar i budgeten. Ändringsförslaget behöver inte längre sändas på remiss till församlingsråden om ändringen inte väsentligt påverkar församlingarnas verksamhet. (KO 6:3)

Vid fastställandet av principerna för ekonomiplaneringen beslutade man att inkommande års och de långsiktiga skatteprognoserna årligen ska granskas innan man på våren beslutar om rambudgeten. Om skatteprognosen som gjorts i rimlig tid måste korrigeras, ska detta ske med en budgetändring under ifrågavarande år. 

I fråga om digitaliseringen av arkivet hänvisas till kyrkostyrelsens cirkulär 36/2023. I cirkuläret uppmanas de regionala centralregistren att uppdatera datalagret i medlemsdatasystemet till den nivå som den riksomfattande tjänsten för ämbetsbevis kräver.

Motivering till beslutsförslaget

RESULTATRÄKNINGEN

Kyrkoskatt

Föreslås att kyrkoskatteintäktsbeloppet höjs med 5,4 mn € till 95,0 mn €. Ursprungligen uppskattades intäkterna till 89,6 mn €.

Kyrkoskatteintäkterna för 2023 steg till rekordbeloppet 94,5 mn €, en ökning om 13 %. Då välfärdsområdena grundades gjordes vissa ändringar i kommunalbeskattningens skattegrunder. Detta ökade kyrkoskatteintäkterna, eftersom kyrkoskatten uppbärs på basis av den beskattningsbara inkomsten vid kommunalbeskattningen. De exceptionellt stora påslagen på både löner och pensioner innebar också en ökning av de beskattningsbara intäkterna.

Vid beredningen av budgeten för 2024 visste man inte att skatteintäkterna för 2023 skulle överträffa förväntningarna. Därför var skatteuppskattningen försiktig i budgeten.

I år har de stigande lönerna och pensionerna ytterligare ökat de beskattningsbara förvärvsinkomsterna och redovisningarna hade per september 2024 ökat med 3,7 %. Skatteåterbäringarna för 2023 som avdras från skatteredovisningarna för innevarande år är större än tidigare år. Återbäringarna minskar skatteintäkterna på årsbasis. Man räknade med att kyrkoskatterna, efter skatteåterbäringarna, ändå skulle öka med ca 2 %. Att skatteåterbäringarna blev större än väntat innebär att skatteintäkterna inte ökar så mycket som väntat. Skatteändringen görs enligt 0,5 % prognosticerad skatteökning från föregående år.

Placeringsfastigheter och -bostäder

I budgeten för 2024 uppskattas försäljningsintäkterna motsvara balansvärdet. Man antog alltså att ingen försäljningsvinst eller förlust uppstår.

I år har dock försäljningen gett 2,946 mn € vinst och 1,618 mn € förlust. Differensen, dvs nettovinsten, 1,328 mn € torde enligt förslaget läggas till försäljningsvinsten i budgeten för 2024.

INVESTERINGSDELEN

Fastighetsinvesteringar

Sedan den tredje investeringsbudgeten gjordes såldes det i driftsbudgeten upptagna fastighetsobjektet Floraplatsen 1 (18.7.2024) för 185 288 € och den i driftsbudgeten upptagna orgeln på adressen Magistratstorget 3 (maj 2024) för 65 000 €. Dessutom håller vi på att sälja församlingshemmet i Östra Baggböle. Försäljningen uppskattas ge ca 350 000 €. Sammanlagt torde försäljningen av objekten ge 591 888 €.

Eftersom behovet av fastighetsinvesteringar överskrider det anslag som tidigare budgeterats för fastighetsinvesteringar (2001266 BU-nivå icke allokerade projekt) föreslås ett tillägg om 591 888 €. Efter det uppgår investeringsanslaget till ca 4,600 mn €. Samtidigt konstateras att budgetens slutsumma inte förändras till denna del, eftersom samfälligheten erhåller motsvarande intäkter då anläggningstillgångarna säljs”. Från detta budgetmoment anvisas medel för investeringar som blir aktuella under året. Allokeringen av investeringsanslag på BU-nivå behandlas av kyrkorådet och kyrkofullmäktige i november. Då beslutet om grundrenovering av kyrkan i Malm togs beslutade man också att nya stora projekt inte ska gå vidare till beslut förrän förtroendeorganen enats om hur objekten ska prioritetsordnas. En förutsättning är att fastighets- och lokalstrategierna godkänns, vilket skedde den 12.9.2024. Av denna orsak har det budgeterade investeringsanslaget knappt alls använts under 2023 och 2024.

Försäljningen av en lokal i servicecentret Albatross Oy beräknas ge 362 000 € mer än vad som angetts i den tredje budgeten. Dessutom pågår försäljningen av placeringsfastigheten 49-452-2-1185 i Bredvik i Esbo, Försäljningen torde inbringa 348 000 €. Sammanlagt torde försäljningen av objekten ge 710 000 €.

De 710 000 € som försäljningen av placeringsobjekten inbringar allokeras till inves-teringsmoment 2001270 BU-nivå/Grundrenovering av aktielokaler.

Vid den tredje ändringen av investeringsbudgeten (GKF 13.6.2024, § 49) specificerades vilka objekt som sålts och vilka som torde säljas under slutet av året, som helhetsbelopp angavs 2,561 mn €. I sammanfattningen torde föreslås att totalbeloppet 2,561 mn € läggs till investeringsmoment 2001270 BU-nivå/Grundrenovering av aktielokaler. I sammanfattningen föreslogs att man avvikande från de specificerade motiveringarna skulle tillägga ett för litet belopp, dvs 1,3 mn €, följaktligen föreslås nu att felet i den tredje budgetändringen korrigeras och det resterande beloppet, 1,261 läggs i investeringsbudgeten läggs till moment 2001270 BU-nivå/Grundreno-vering av aktielokaler. Efter dessa tillägg uppgår investeringsanslaget till ca 5,234 mn €.

ICT-investeringar

Digitaliseringsprojektet

I samband med kartläggningen av möjligheterna att lämna Församlingarnas hus, har man nu insett att det är problematiskt att hitta en tillräckligt stor arkivlokal i huvudstadsregionen. Att bygga eller sanera en motsvarande lokal är dyrt. Samfällighetens centralarkiv omfattar ca 4 300 hyllmeter. Trots att man årligen kan avskriva och förstöra ca 25 hyllmeter dokument och handlingar vars lagstadgade förvaringstid löpt ut tillkommer ungefär lika mycket nytt material årligen. I den nya kyrkolagen (652/2023) och den nya kyrkoordningen (657/2023) som bägge trädde i kraft den 1.7.2023 fastslås att en kyrklig samfällighet och de församlingar som hör till den utgör en enda arkivbildare (KO 10:10), tidigare fanns valmöjlighet. Därför har samfälligheten ålagts att sköta samfällighetens församlingars arkiv (KL 3:15). Helsingforsförsamlingarnas fysiska arkiv har flyttats till samfällighetens centralarkiv, vilket innebär att det arkiverade materialet ökar med 150-200 hyllmeter.

I kyrkostyrelsens cirkulär 36/2023 uppmanas regioncentralregistren att uppdatera datalagret i kyrkans gemensamma medlemsdatasystem till den nivå som den riksomfattande tjänsten för ämbetsbevis kräver. Kyrkostyrelsen uppmanar regioncent-ralregistren och deras medlemsförsamlingar att allvarligt överväga att digitalisera det viktigaste datainnehållet (dopbok, böcker över fb/nb/tb och böcker över avlidna) och överföra det till Kirjuri Digi i enlighet med särskilda anvisningar. Beslut om digitalisering gör det möjligt att på längre sikt hålla arkivmaterialet tillgängligt och ändå göra ekonomiska inbesparingar.

Som lösning på utrymmesbehovet, kyrkostyrelsens uppmaning och för att förbättra datahanteringen är att samfälligheten inleder ett digitaliseringsprojekt. Ärendehanteringstjänsten och centralregistret har utrett möjligheterna att anlita externa digitaliseringstjänster alternativt sköta digitaliseringen i egen (ref kyrkostyrelsens digitaliseringsprojekt 2017–2020). Kostnaderna för extern digitalisering är höga, därför före-slås att samfälligheten inleder ett digitaliseringsprojekt i syfte att digitalisera en del av datainnehållet internt och att en del läggs ut på entreprenad.

Syftet med digitaliseringsprojektet är inte att digitalisera samfällighetens hela fysiska arkiv eftersom det materialet är omfattande. Projektet, planeringen och prioriteringarna är av betydelse för digitaliseringen och för slutresultatet. Därför utarbetas under ledning av ärendehanteringstjänsterna en särskild digitaliseringsstrategi för denna process. I digitaliseringsstrategin identifieras och dokumenteras digitaliseringsetapperna varefter digitaliseringsprocessen skapas. På basis av strategin prioritetsordnas materialet som ska digitaliseras, väljs den lämpligaste digitaliseringsmetoden, fastställs metadata och kriterierna för valideringen. I strategin bestäms också vilket material som ska digitaliseras och i vilken ordning detta ska ske. Under 2025–2028 torde man kunna digitalisera 2 500–3 000 hyllmeter, varefter digitaliseringen kan fortsätta som internt arbete inom samfälligheten. Det digitaliserade materialet kan sparas i fördelaktigare arkivutrymmen, t ex utanför huvudstadsregionen eller förstöras enligt bestämmelserna i arkivbildningsplanen.

Digitaliseringen gagnar samfälligheten mycket konkret. Genom digitaliseringen säkerställs att dokumenten bevaras. Det analoga arkivmaterialet slits inte. Det digitala materialet är praktiskt, tillgängligare och underlättar sökningarna. Över tid kommer digitaliseringen att medföra inbesparingar eftersom den frigör arkivutrymme så att man inte behöver bygga nya arkivlokaler. De fysiska dokument som digitaliserats kan antingen förstöras enligt bestämmelserna i arkivbildningsplanen eller arkiveras i mindre och fördelaktigare externa lokaler, eftersom de fysiska dokumenten inte nödvändigtvis måste granskas i arkivet. Genom digitaliseringen effektiveras samfällighetens verksamhetsmiljö och dataservice, eftersom det digitaliserade materialet ökar datasäkerheten och underlättar arkivsökningarna och arkivhanteringen. Digitaliseringen bidrar till den hållbara utvecklingen eftersom behovet av fysiska arkivlokaler och resor till arkivet minskar.

Det digitala materialets hållbarhet och tillgänglighet förbättras då det arkiverade materialet kan sändas till arbetstagarna, forskare och studenter t ex som filer eller länkade korgar. För att göra materialet läsbarare kan man använda AI-baserade lösningar (OCR), vilket gör materialet mer tillgängligt.

Digitaliseringsprojektets kostnader

Kostnaderna utgörs av personalkostnader, investeringar i apparatur och mjukvara, utrustning, hyror samt kostnader för extern digitalisering. Enligt planerna investeras i sammanlagt fem högklassiga digitaliseringsapparater. Tre skanners som lämpar sig för genommatning av dokument, en planskanner för inbundet material och en s k mastskanner jämte skjutbord som lämpar sig för svårhanterligt material, t ex digitalisering av kyrkböcker. Mjukvara som lämpar sig för digitalisering (metadata, validering) finns att få gratis, exempelvis programmet CVS Validator 1.3. som används av kyrkostyrelsen eller Arkkiivi som utarbetats inom ramen för det av Nationalarkivets DALAI-projekt. Anskaffningen av ett högklassigt bildbehandlingsprogram, t ex ImageZebra, måste ingå i dessa investeringar. Därtill måste medel anslås för bl a putsdukar för linserna, borstar, arkivhandskar, lämplig belysning samt underhåll och service av apparaturen.

Utrymmet som reserverats för digitaliseringen (ca 30-40m2) måste finnas i Församlingarnas hus. Lokalen ska vara dammfri och det ska vara möjligt att reglera belysningen i utrymmet. Man måste också beakta bullret som uppstår vid digitaliseringen. Lokalkostnaderna utgörs av internhyran.

Personalkostnaderna utgörs av tre visstidsanställda (1.1.2025-31.12.2028) digitaliserare (kyrkans yrkesbeteckning 0948) i löneklass 501 samt årskostnad+bikostnader för två högskolepraktikanter och/eller civiltjänstgörare. Man kan också utreda om samfälligheten kan fungera som praktikplats för personer som genomgår Xamkin -utbildningen för digitaliserare. Att digitaliseringsuppgiften tillsätts för viss tid motiveras med att dessa uppgifter är av projektkaraktär. Löneklass 501 överensstämmer med KyrkTAK och är konkurrenskraftig i relation till KyrkTAK och statens lönesystem. Utöver den interna digitaliseringen torde ca 900 hyllmeter fysiskt arkivmaterial digitaliseras under perioden 2025–2027 (300 hm/år) genom ett ramavtal (Sarastia).

På basis av kostnadskalkylerna torde under 2023-2028 ca 800 hyllmeter digitaliseras årligen. Vid utgången av år 2028 torde ca 2 500–3 000 hyllymeter av samfällighetens analoga material ha digitaliserats.

Ett anslag om 36 600 € torde upptas i tilläggsbudgeten. Anslaget täcker engångsinvesteringarna i utrustning och mjukvara samt eventuella arbetstagarkostnader för en månad. För digitaliseringen kommer man i januari 2025 att föreslå en tilläggsbudget för 2025. Digitaliseringskostnaderna för 2026 inkluderas i investeringsplanen för ifrågavarande år. På årsbasis uppgår digitaliseringskostnaderna under perioden 2025-2027 till ca 483 000 €/år och år 2028 till ca 183 000 €. Digitaliseringsprojektets helhetskostnad budgeteras för 2024-2028 och uppgår till ca 1,7 mn €.

Tidsschema

Ärendet ges till kyrkofullmäktige för beslut om kyrkorådet beslutar föredra ärendet. Efter kyrkofullmäktiges beslut verkställs beslutet så fort som möjligt.

Risk och konsekvensbedömning

Genom ovan beskrivna ändringar ökar årsbidraget med 34,7 % till  26,1 mn €. Investeringsanslaget ökar med 7,3 % till 38,1 mn €.

Enligt budgeten minskar de likvida medlen med 9,9 mn €. De föreslagna ändringarna har en 2,8 mn € positiv inverkan på de likvida medlen. Efter ändringarna sjunker de likvida medlen med 7,1 mn €.

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander tfn. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi