Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 13.06.2024/Paragraf 54

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) väljer alternativ 2 bland alternativen för Kirkko ja kaupunkis framtidsalternativ. Enligt detta utkommer papperstidningen under 2025 respektive 2026 med 16 nummer/år. De medel som därmed sparas allokeras till utvecklingen av den digitala versionen. År 2027 är ett optionsår om vilket beslut fattas separat år 2026.
2) konstaterar att samfälligheterna och Kauniaisten suomalainen seurakunta om de så vill på basis av det gemensamma avtalet om medieredaktionen kan beställa fler nummer. I så fall svarar de själv för trycknings- och distributionskostnaderna för extranumren.

Behandling

Under behandlingen gjordes nio inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Förvaltningsdirektör Silander Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige
1) väljer alternativ 2 bland alternativen för Kirkko ja kaupunkis framtidsalternativ. Enligt detta utkommer papperstidningen under 2025 respektive 2026 med 16 nummer/år. De medel som därmed sparas allokeras till utvecklingen av den digitala versionen. År 2027 är ett optionsår om vilket beslut fattas separat år 2026.
2) konstaterar att samfälligheterna och Kauniaisten suomalainen seurakunta om de så vill på basis av det gemensamma avtalet om medieredaktionen kan beställa fler nummer. I så fall svarar de själv för trycknings- och distributionskostnaderna för extranumren.

Behandling

Under behandlingen gjordes två inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kirkko ja kaupunkis direktion
1) föreslår att kyrkofullmäktige i Esbo, Helsingfors och Vanda samt Kauniaisten suomalainen seruakuntas församlingsråd väljer framtidsalternativ 2 för Kirkko ja kaupunki. Enligt detta ska papperstidningen under 2025 respektive 2026 utkommer med 16 nummer/år. De medel som sparas in allokeras till utvecklingen av de digiatala medierna. År 2027 är ett optionsår om vilket beslut fattas separat år 2026.
2) konstaterar att samfälligheterna och Kauniaisten suomalainen seurakunta om de så vill på basis av det gemensamma avtalet om medieredaktionen kan beställa fler nummer. I så fall svarar de själv för trycknings- och distributionskostnaderna för extranumren.  

Behandling

Den 23.3.2024 sände kyrkoherde Mimosa Mäkinen per e -post till medieredaktionen utlåtandet som församlingsrådet för Kauniaisten suomalainen seurakunta gett den 20.3.2024. Utlåtandet delades ut på bordet den 26.3.2024. Brevet fogades till proto-kollet.

Kommunikationschef Rebekka Naatus har per e -post den 23.3.2024 sänt Vanda samfällighets utlåtande av den 20.3.2024 . Det officiella beslutsutdraget delades ut på bordet den 26.3.2024 och fogades till protokollet.

Under behandlingen gjordes fem inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Pappersversionen av Kirkko ja kaupunki utkokmmer 2024 med 17 nummer i Hel-singfors, 18 nummer i Vanda och 20 nummer i Esbo och Grankulla. Tidningen har ett giltigt avtal om distribution, tryckning och redaktionellt arbete. Tryckeriavtalet gäller till utgången av 2025, distributionsavtalet till 2026 och redaktionsavtalet till år 2028. I avtalen ingår möjlighet till optionsår. I fråga om distributionsavtalet är det skäl att beakta avtalsbilagan enligt vilken tidningen ska utkomma med 20-22 num-mer. I själva avtalet anges inte hur många nummer det gäller.

De stigande distributions- och tryckkostnaderna utgör i kombination med samfällig-heternas ekonomi en svårlöst ekvation. Kirkko ja kaupunki har därför tvingats över-gå till en sämre papperskvalitet och minska utgivningsfrekvensen. De sammanräk-nade trycknings- och distributionskostnaderna utgör 54 % av budgeten för detta år.

Samtidigt och delvis av samma orsak blir mediebranschen allt mer digitaliserad. Det gäller att vara närvarande på olika kanaler, eftersom varje kanal har sin egen profil och sina egna användare. Vi måste ständigt utvecklas och  betydelsen av olika vi-deoproduktioner växer.

Med tanke på medieredaktionen, utvecklingen av medierna samt de tidigare nämn-da avtalen vore det bra att känna till pappersversionens utgivnings-frekvens unför de kommande två åren. Därför har medieredaktionen tillsammans med samfällighe-ternas kommunikationsledning och -direktörer utarbetat tre alternativ för pappersver-sionens närmaste framtid. Alternativen behandlades av Kirkko ja kaupunkis direktion den  6.2.2024 (§ 9). Direktionen beslöt inhämta utlåtande av kyrkoråden i Esbo, Hel-singfors och Vanda samt av församlingsrådet för Kauniaisten suomalainen seura-kunta. Samtidigt beslöts att direktionen tar ställning till riktlinjerna den 26.3. Därefter sänds förslaget till samfälligheterna för beslut. Kirkko ja kaupunkis ram för 2025 fast-ställs av direktionen vid samma möte på basis av beslutet om papperstidningens framtid.

Kyrkorådet i Helsingfors behandlade alternativen den 29.2 och valde att satsa på 16 nr och utveckling av det digitala. I Esbo samfällighets utlåtande konstateras att kyr-korådet anser det vara viktigt att papperstidningens utgivningsfrekvens är tillräcklig och att man satsar på att utveckla de digitala medierna. Esbo vill att papperstid-ningen ges ut minst 18 ggr/år under 2025-2026 även om de övriga parterna väljer 16 nr/år. Esbo vill också trygga utvecklingen av de digitala alternativen och är redo att ekonomiskt satsa lika mycket som de övriga gör i alternativ 2. Kauniaisten srk:s församlingsråd och Vanda samfällighets kyrkoråd sammanträder den 20.3. Deras respektive utlåtanden presenteras vid direktionens möte och om möjligt sänds de separat till direktionens medlemmar. Helsingfors och Esbos utlåtanden som bilaga till föredragningslistan.

Chefredaktören har berett Kirkko ja kaupunkis ram för 2025 på basis av alternativ 2. Detta föredras separat som av föredragningslistan framgår. Esbos egna tidningar och Esbos vilja att delta i kostnaderna för de digitala medierna har beaktats. Ut-gångspunkten är trycknings- och distributionskostnaderna för 16 nummer. Enligt avtalet bekostar Esbo trycknings- och distributionskostnaderna för eventuella tilläggsnummer.

Som bilaga till föredragningslistan finns dokumentet som presenterades vid före-gående möte. I dokumentet presenteras alternativen i detalj. Frågan om papperstid-ningen påverkar också den pågående digi-/kanalplaneringen som direktionen ska behandla i mars och maj.  

Papperstidningens framtidsalternativ har utarbetats så att de omfattar åren 2025 och 2026 samt separat också 2027. På detta sätt blir det möjligt att utarbeta en långsik-tig strategi.  

2026 hålls församlingsval och Kirkko ja kaupunkis pappersversion är viktig med tan-ke på valkommunikationen. 

Papperstidningen har stor betydelse om man vill nå ut till församlingsmedlemmarna och invånarna i huvudstadsregionen, Detta ska man hålla i minnet. I bilagan finns närmare uppgifter om detta och om antalet personer som använder webben. Vi kan konstatera att papperstidningen är den viktigaste kanalen via vilken församlinarna når sina medlemmar. I många fall är papperstidningen den enda regelbundna länken till medlemskåren. I åldersgruppen 19-24 åringar  är den Kirkko ja kaupunkis e-tidning lika populär som pappersidningen.

Alternativ 1 innebär att papperstidningen under 2025 och 2026 utkommer med 18 nr/år. Om avtalsparterna kan använda avsevärt mer pengar är det möjligt att återgå till att ge ut 20 nr/år. Kostnadskalkylen utgår från nuvarande kostnadsnivå och 18 nr/år. Det är skäl att hålla i minnet att distributions- och papperskostnaderna kan sti-ga. För utvecklingen av e-tidningen måste tilläggsresureser allokeras. Alternativ 1 är bäst eftersom papperstidningen har stor spridning men det krävs en rejäl ekonomisk tilläggsinput. Hur stor tilläggssatsningen är varierar mellan städerna, eftersom anta-let nummer som ges ut i respektive stad varierar under innevarande år.  

Alternativ 2 innebär att papperstidningen utkommer med 16 nr/år, dvs ungefär var tredje vecka med undantag för en längre sommarpaus. Papperstidningen skulle fort-sättningsvis kunna användas som evenemangskalender även om man blir tvungen att något komprimera radannonserna. Det går att utöka sidantalet med 4 i vissa tid-ningar om församlingarna så vill. Att minska papperstidningens utgivningsfrekvens med 2 nummer sänker kostnaderna. Pengarna som sparas torde användas för att utveckla de digitala medierna eftersom dessa betraktas som framtidens melodi. Om man därefter i följande fas måste övergå till att ge ut papperstidningen en gång/må-nad så görs detta inte brådstörtat på en gång. Det finns tid att noga planera må-nadstidningen då e-medierna stärkt sin ställning. Annonsförsäljningen påverkas ne-gativt och annonsintäkterna sjunker.

Alternativ 3 innebär att man övergår till utgivning en gång/månad. Detta är en stor förändring som kräver att hela tidningskonceptet ses över och görs mer kundtid-ningsorienterat. Papperskvaliteten borde förbättras och kvantiteten ersättas med kvalitet. Den stora frågan är om en tidning som utkommer så sällan fungerar som kanal för evenemangsinformation och hur ett månadsmagasin påverkar församling-arnas kommunikation. I så fall krävs det omsorgsfull planering. Man måste satsa klart mer på webben och marknadsföring via nätet. Medieredaktionens nuvarande ekonomiska resurser räcker inte för detta. Annonsförsäljningen skulle haIveras. Tryckerikostnaderna skulle minska och distributionskostnaderna kunde sannolikt sjunka, vilket ändå är osäkert, eftersom distributionsvolymen väger tungt i Postens prissättning. Förnuftigast vore att gå in för detta alternativ efter en ordentlig bered-ning som klargör de faktiska kosntaderna och en tillräckligt lång övergångsperiod. I beredningen måste man ta hänsyn till när de nuvarande tryckeri- och distributions-avtalen löper ut. Den rätta kostnadsnivån klarnar genom att konkurrensutsätta tjäns-terna. Alternativ 3 sänker personalkostnaderna. En del av jobben som under de kommande åren på grund av naturlig avgång blir lediga måste ändå tillsättas på nytt. Redaktionen behöver ny kompetens för produktion av digitala tjänsterna vars volym inte kan minskas utan snarare borde ökas. I annat fall minskar den digitala närvaron och kontakterna som årligen skapas via dessa medier kraschar.

Planen och de olika alternativen som direktionen behandlade i februari finns som bilaga till föredragningen.

I Helsingfors har man också tilläggsinformation som erhållits via den tilläggsenkät som riktats till helsingforsförsamlingarnas kyrkoherdar. Endast ett fåtal hade besvarat den ursprungliga enkäten. Nu besvarade 10 finska kyrkoherdar enkäten. Hälften av dem tyckte att nuvarande utgivningsfrekvens räckte till, den andra hälften tyckte att man också kunde komma tillrätta med färre nummer. Man var så gott som enhälligt överens om att tidningen är en viktig kanal via vilken man kan hålla kontakt med församlingsmedlemmarna. Fyra kyrkoherdar ansåg att tidningen är den viktigaste kommunikationskanalen och fem uppgav att tidningen är en viktig del av församlingens kommunikation. I de öppna kommentarerna fick de sociala medierna mycket beröm. Sju kyrkoherdar hoppades att man satsar mer på webben.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Chefredaktör Pauli Juusela, tfn. 09 2340 4020, pauli.juusela@kirkkojakaupunki.fi

Distribution

Esbo, Helsingfors och Vanda samfälligheter samt Kauniaisten suomalainen seurakunta