Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 105

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) godkänner förslaget till ny ekonomistadga och att förslaget ersätter den ekonomistadga som kyrkofullmäktige godkände den 8.10.2020
2) besluter att den nya ekonomistadgan träder i kraft den 1.1.2024.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) godkänner förslaget till ny ekonomistadga och att förslaget ersätter den ekonomistadga som kyrkofullmäktige godkände den 8.10.2020
2) besluter att den nya ekonomistadgan träder i kraft den 1.1.2024.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Den nya kyrkolagstiftningen trädde i kraft den 1.7.2023. Församlingsekonomierna har sex månader på sig att justera sina reglementen och stadgor så att de motsvarar den nya kyrkolagstiftningen. Reformen förutsätter att också ekonomistadgan uppdateras

Ekonomistadgan uppdaterades senast år 2020. Då gjordes ändringar både på basis av ändringar som gjorts i kyrkolagen, kyrkoordningen och andra lagar som berör ekonomistadgan och på grund av arbetsfördelningen mellan samfälligheten och Kyrkans servivecentral..

I 4 paragrafen i den nya kyrkolagens 6 kapitel fastställs att närmare bestämmelser om hur ekonomiförvaltningen ska skötas ingår i den ekonomistadga som kyrkofullmäktige godkänner. Via ekonomistadgan styr kyrkofullmäktige beredningen av och innehållet i budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen, egendoms-skötseln, finansieringen, bokföringen och bokslutet samt revisionen och internrevisionen. 

De viktigaste förändringarna

I ekonomistadgan beaktas ändringarna i lagstiftningen och samfällighetens för-valtningsstadga, vars godkännande är under behandling, samt i tillämpliga delar också kyrkostyrelsens uppdaterade ekonomistadgemodell. Ändringarna är till sin natur närmast tekniska och preciserande.

I förslaget till ekonomistadga preciseras vem som har rätt att beställa eller låta utföra  arbete eller tjänster av en extern part i de fall då ett budgetanslkag inte finns för ändamålet. Hädanefter kan, utöver kyrkorådet, också samfällighetens direktör och avdelningsdirektörerna fatta sådana beslut, men inte cheferna - vilket varit möjligt enligt den gällande stadgan.

I ekonomistadgan införs ett stycke om kravet på balansering av ekonomin som avses i kyrkoordningen.

Gemensamma kyrkofullmäktige besluter om ändring av anslag och uppskattade intäkter som överskrider den bindande nivån i budgeten samt om verksamhetsbidrag som underskrider den bindande nivån och budgetändringar. 

Grunderna för förande av inventarieförteckning har preciserats..

Paragrafen som gäller penningrörelsen och bruket av bankkonton kompletteras med en ny kommentar om att man vid beräknandet av likviditeten inte ska beakta medel som finns på samfällighetens konto för specifika betalningstransaktioner, t ex testamentsfondernas medel.

Stadgan har kompletterats med en anvisningar om beviljande av kredit- och betalkort och i fråg om användingen av dessa med en hänvisning till kyrkorådets anvisningar om användning av kredit- och betalkort.

Paragrafen om påförande av avgifter har kompletterats med besätmmelser om uthyrning av fast egendom (9 §).

Till paragrafen som gäller granskning och godkännande av inköps- och försäljnings-fakturor (12 §) har fogats ett omnämnande av att det för fakturor som gäller inkvartering och förplägnadstjänster ska fogas en redogörelse för evenemangets art samt deltagarnas namnoch att godkännaren inte kan godkänna sina egna kostnader eller tvinga någon av sina underordnat att godkänna hens kostnader

Paragrafen om placering av likvida medel (13) har preciserats så att kyrkorådet ska godkänna placeringsplanen, identifiera eventuella risker som hänför sig till placeringarna och besluta hur riskerna ska hanteras.

Paragraferna 16 och 17 i gällande ekonomistadga har sammanslagtis och utgör nu paragraf 16 Bokförng, läneräkning och lönebokföring. Härifrån framåt motsvarar paragrafernas numrering inte numreringen i gällande stadga.

Till paragraf 18 (19§ i gällande stadga) har en kommentar om den praxis som länge varit gällande i fråga om att testamentsfondernas medel sköts som en egen balansenhet. Till paragrafen har också på basis av lagen om penninginsamlingar lagts nya anvisningar om penninginsamling i samfälligheten och församlingarna.

Paragraf 19 (20 § i gällande stadga) har preciserats. Bokföringen av donationsfon-dernas medel ska alltid ske via en för ändamålet inrättad balansenhet. På så sätt kan de enskilda fondernas medel hållas separat från varandra och från samfällighetens övriga tillgångar. 

Paragraf 21 om bokslut (paragraf 21 och 22 i gällande stadga) har långtgående omformulerats även om sakinnehållet är oförändrat, med undantag för hänvisningarna till kyrkolagen och kyrkoordningen. Enligt gällande stadga ska boksutet förvaras varaktigt. I förslaget tillny stadga bestäms att bokslutet förvaras i elektronisk form (SÄHKE2-certifiering).

Paragraf 22 om förvaringstid för bokföringsmaterial (23 § i gällande stadga) är nästan helt omformulerad enligt kyrkostyrelsens uppdaterade modell som bygger på gällande bestämmelser om bokslutsmaterialets förvaringstid

Paragraf 25 om intern kontroll och intern revision (26§ i gällande stadga) har enligt kyrkostyrelsens modell kompletterats i fråga om internrevisionens rapporterings-skyldighet.

Paragraf 26 (27§ i gällande stadga) har en ny rubrik Revision. Tidigare användes runbriken Granskning av förvaltningen och ekonomi. Nytt är att man bestämmer om valet av revisor. Genom att godkänna ekonomistadgan beslutar kyrkofullmäktige samtidigt att samfällighetens revisor är en revisionssammanslutning som ska utse en huvudansvarig OFGR-revisor. Helsingfors samfällighet har redan länge reviderats av en revisionssammanslutning.

Paragraf 28 om gästfrihet och gåvor är ny. Per se är detta inte något nytt eftersom kyrkorådet och församlingsråden våren 2018 godkände samfällighetens anvisningarna om gästfrihet och gåvor.

Beredningen av ekonomistadgeförslaget

Förslaget till ny ekonomistadga har beretts av förvaltningsavdelningens ekonomi-tjänster. Stadgearbetsgruppens beredningsgrupp behandlade stadgeförslaget den 8.11.2023. Samfällighetens stadgearbetsgrupp godkände den 20.11.2023 för egen del att det slutliga förslaget ges till kyrkorådet (och om kyrkorådet så beslutar vidare till kyrkofullmäktige).

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, tfn. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi