Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 103

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) besluter utnyttja kyrkans centralfonds EAS-avtal och anskaffa Microsoft -licenser enligt anbud från en Hansel -avtalspartner under perioden 2024-2027. Upphandlingens värde uppgår i snitt till 800 000 € / år och maximalt 3 200 000 € / 4 år (inkl. moms 24 %)
2) antecknar den årliga totalkostnaden på basis av användarantalet och allokerat till församlingarna och de gemensamma tjänsterna enligt kostnadsställe, konto 433000 (ICT-tjänster),
3) besluter att budgetunderskottet som beror på att licenskostnaderna för M365 stigit, under 2024 i församlingarna och de gemensamma tjänsterna ska täckas genom att den överstigande andelen, 98 000 € allokeras till ICT-tjänsternas kostnadsställe 1051060000
4) justerar denna paragraf omedelbart.

Behandling

Under behandlingen gjodes 2 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

 Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige:

1)      besluter utnyttja kyrkans centralfonds EAS-avtal och anskaffa Microsoft -licenser enligt anbud från en Hansel -avtalspartner under perioden 2024-2027. Upphandlingens värde uppgår i snitt till 800 000 € / år och maximalt 3 200 000 € / 4 år (inkl. moms 24 %),

2)      antecknar den årliga totalkostnaden på basis av användarantalet och allokerat till församlingarna och de gemensamma tjänsterna enligt kostnadsställe, konto 433000 (ICT-tjänster),

3)      besluter att budgetunderskottet som beror på att licenskostnaderna för M365 stigit, under 2024 i församlingarna och de gemensamma tjänsterna ska täckas genom att den överstigande andelen, 98 000 € allokeras till ICT-tjänsternas kostnadsställe 1051060000

4) justerar denna paragraf omedelbart.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, totalpris och avtalsperiod

Helsingfors samfällighet använder dagligen Microsofts programvaror och molntjänster. M365-paketet innehåller bl a Word, Excel, PowerPoint, Teams, Onedrive och Sharepoint samt Windows och Defender. Dessa ingår I M365 -licensen. Utöver M365-produkterna används bl a PowerApps- och serverprodukter samt molntjänsten Azure.

MS-användarlicenser som anskaffas av återförsäljare ansluts alltid till klientavtalet, vars löptid normalt är tre år. 2022 beslöt samfälligheten att börja använda kyrkans centralfonds EAS-avtal vid upphandlingen av användarlicenser. Avtalet löper ut vid årsskiftet 2023. 10 av kyrkans IT-områden har anslutit sig till centralfondens avtal medan fyra områden ännu har egna avtal som är i kraft under hela 2024. De senaste åren har trenden helt klart varit till förmån för ett gemensamt avtal för kyrkan och det är sannolikt att de återstående IT-områdena också ansluter sig till det gemensamma avtalet nästa år. Med tanke på den gemensamma användarhanteringen, säkerhetspolitiken och synergiförmånerna lönar det sig för samfälligheten att fortsättningsvis utnyttja centralfondens avtal.

Hoten mot cybersäkerheten har under avtalsperioden förändrats radikalt. Undersökningar visar att det globalt sker en cyberattack någonstans med 39 sekunders intervall. Dagligen utsätts de regionala IT-centralerna och kyrkostyurelsens IT-system via olika kanaler för försök till nätfiske och försöken ökar i antal. Kyrkans komplicerade ICT-miljö kräver effektiva tjänster som garanterar datasäkerheten och datasekretessen. I nuläget är det nödvändigt att betydligt höja nivån på dessa tjänster.

Samfällighetens ICT-ledningsgrupp beslöt (24.10.23) därför att samfälligheten tillsammans med de övriga IT-områdena och enligt riktlinjerna som kyrkans centralfond faststllt ska anskaffa M365-tjänsterna som E5-licenser som innehåller omfattande datasäkerhet i fråga om identitet och terminaler samt möjlighet att skydda data. E5-nivån innebär dessutom rätt till PowerBI, som kan användas för olika rapporteringsbehov.

Microsoft-tjänsterna faktureras på basis av användningen till månadspris. Kyrkans centralfond har av Microsoft fått ett förmånligt promoavtal som är giltigt i fyra år.

Upphandlingens totala värde för åren 2024-2027 stiger till högst 3 200 000 €, i snitt motsvarande 800 000 € / år.

2. Upphandlingsförfarandet

Vid upphandlingen används Hansels ramavtal för Microsoft-licenser 2020-2023 (2024) II. Helsingfors samfällighet anslöt sig till ramavtalet 2020 (GKR7.5.2020 127§).

Licenserna anskaffas till kyrkans centralfonds avtal, som samfälligheten anslöt sig till år 2022 (GKR 7.4.2022 165§).  

3. Anbudet som getts till Kyrkans centralfond

Kyrkans centralfond har fått ett anbud av Microsoft. I anbudet ingår en promoprissatt E5-licens.

-          Promopriset förutsätter att hela organisationen (ev luth kyrkan) förbinder sig till samma licensnivå.

-          IT-området ska per 2.11.23 meddela om det förbinder sig till avtalsvillkoren. Samfälligheten har preliminärt gett ett villkorat ja till avtalet.

-          Avtalets löptid har skräddarsytts och är fyra år. Vanligtvis är löptiden för EAS-avtal 3 år.

-          E5-datasäkerhetsutvidgningen blir tillgänglig för hela evl.fi-miljön (tenant) i början av avtalsperioden

-          de fyra IT-områden som ännu har egna avtal ansluter sig till den nya avtalsmodellen då deras respektive avtal löper ut i december 2024.

Enligt anbudet kostar M365-licensen för normal användare - inklusive moms 24 % - månatligen 48,35 € /användare. Alla licenspris är de samma under hela avtalsperioden.

Kyrkans centralfond undertecknar avtalet senast den 15.12.2023 och avtalet träder i kraft den 1.1.2024.

4. Kostnadsallokering

Samfälligheten har enligt upphovsprincipen påfört församlingarnas och de gemensamma tjänsternas kostnadsställen licenskostnaderna för M365. Vid beredningen av budgeten för 2024 har de stigande licenskostnaderna inte beaktats. Därför föreslås att budgetunderskottet om 98 000 € som licenskostnaderna för 2024 medför överförs på IT-tjänsternas kostnadsställe och täcks centralt. För ändamålet görs kommer ett tillägggsanslag att föreslås då tilläggsbudgeten behandlas i januari 2024.  

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

It-chef Antti Hakkarainen antti.hakkarainen@evl.fi

Distribution

Anbudgivarna