Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 27.04.2023/Paragraf 45

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1. godkänner principerna för konkurrensutsättning av fastighetstjänsterna
2. ger fastighetsdirektören fullmakt att underteckna begäran om anbud och att göra smärre ändringar i de föreslagna principerna
3. ger kyrkorådet fullmakt att välja serviceproducent för fastighetstjänsterna.

Behandling

Under behandlingen gjodes 3 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige
1. godkänner principerna för konkurrensutsättning av fastighetstjänsterna
2. ger fastighetsdirektören fullmakt att underteckna begäran om anbud och att göra smärre ändringar i de föreslagna principerna

3. ger kyrkorådet fullmakt att välja serviceproducent för fastighetstjänsterna.

Behandling

Fastighetsdirektör Osmo Rasimus presenterade ärendet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Syftet med upphandlingen är att kunna ingå ett avtal om underhåll och fastig-hetstjänster. Avtalet fungerar enligt principen "all service över samma disk". Avtalet omfattar s k manageringstjänster samt tio fastighetstjänster som är underordnade manageringen:

00 Manageringstjänster

01 Underhåll och energitjänster

02 Fastighetsskötsel

03 Underhåll av ventilationssystem

04 Underhåll av rörsystem

05 Underhåll av pumpstationer och brunnar

06 Underhåll av kylsystem

07 Underhåll av brand- och räddningssystem

08 Bevakning

09 Reparatörstjänster

10 Elmontörstjänster

Med upphandlingen eftersträvas stordriftsfördelar och möjligheter att dra nytta av producentens sakkunskap. Dessutom vill man höja kvaliteten och administrationen samt minska energikostnaderna. Genom upphandlingen effektiveras också det traditionella, dagliga underhållet, årsunderhållet samt beställningen av små, akuta reparationer.

Fastighetstjänsterna omfattar bl a serviceproducentens kompetens, kontinuerlig funktionssäkerhet samt organiserade rutiner och kvalitetssäkring. Serviceprodu-centen förutsätts ha kompetent arbetsledning och förmåga att förutse och schema-lägga tjänsterna som ingår i servicehelheten och de därmed förknippade enskilda uppgifterna.

Användarna erbjuds ändamålsenliga utrymmen och förhållanden som motsvarar deras behov. Fastighetstjänsterna ska leva upp till principerna för hållbar utveck-ling. Beställaren vill att fastigheternas värde bibehålls, att möjligheterna att hyra ut fastigheterna säkerställs och att underhållet och skötseln av dem är flexibelt, rätt dimensionerat, kvalitativt och helhetsekonomiskt fördelaktigt. Dessutom ska servi-ceproducentens personal vara väl förtrogen med beställarens fastigheter och för-binda sig till långfristigt samarbete med beställaren.

Beställaren vill genom gott samarbete med serviceproducenten utveckla fastighe-ternas användning och underhåll. Vidare efterlyser man en transparent fakturering och rapportering, en minskning av antalet fakturor samt en rätlinjig modell för rela-tionen mellan beställare och serviceproducent.

Genom upphandlingen vill man säkerställa att system och apparatur kan användas länge och att driftnskostnaderna hålls på rimlig nivå. Dessutom vill man ha till-räcklig beredskap, eftersom fastighetsunderhållet blir allt viktigare. 

Övergången från tidsbundna fyraårskontrakt till serviceavtal på tillsvidarebasis är motiverad, eftersom underhållet av de krävande och komplicerade tekniska syste-men kräver att serviceproducenten är erfaren, omsorgsfullt sätter sig in i systemen och har tillräckliga resurser.

Värdet på serviceavtalet (det totala uppskattade värdet för kontrakt som gäller tillsvidare och, för kontrakt som gäller längre än 48 månader, det uppskattade månadsvärdet multiplicerat med 48; 30 § i L om offentlig upphandling) är 8-9 mn € (moms 0%). Avsikten är att kontraktet ingås för tre år 1.11.2023 - 31.10.2026, varefter kontraktet fortsätter på tillsvidarebasis. Övriga principer som gäller upp-handlingen (bl a tillämpningskraven i den planerade begäran om anbud) framgår av bilagan till beslutet.

Fastighetsavdelningens underhållsenhet handhar underhållsavtalet. Beredningen av konkurrensutsättningen kunde på allvar inledas i februari 2023 då enhetens kommande personalresurs klarnat. En ytterligare utmaning utgör tidsschemat ef-tersom förtroendeorganens sommarpaus medför ett tre månaders avbrott i kyrkofullmäktiges mötesschema.

För att konkurrensutsättningen ska kunna slutföras ordentligt innan begäran om anbud publiceras, föreslås att kyrkorådet sedan anbudstiden löpt ut ges rätt att väl-ja med vilken serviceproducent avtalet ska ingås. På så sätt får producenten som valts en månad längre tid att förbereda sig (från beslut till dess att kontrakts-perioden inleds). I så fall fattas det officiella upphandlingsbeslutet av kyrkorådet den 17 augusti och inte av kyrkofullmäktige den 14.9

Principen är den samma som den som tillämpats vid fastighetsavdelningens omfat-tande grundrenoveringsentreprenader vid vilka man i samband med presenta-tionen av projektet ger kyrkorådet fullmakt att fatta det egentliga upphandlings-beslutet. Detta förfaringssätt tillämpades nyligen då fullmäktige fattade beslut om grundrenoveringen av Malms kyrka (KFM 9.6.2022 § 60 Godkännande av en projektplan, preliminära ritningar samt maximikostnadskalkyl för grundrenoveringen av Malms kyrka samt beslut om projektet och GKR 16.3.2023 § 92 Val av entreprenör för grundrenoveringen av Malms kyrka).

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Fastighetsdirektör Osmo Rasimus tfn. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi