Församlingsrådet i Johannes församling
Protokoll 31.03.2026/Paragraf 43

Föredragande Kyrkoherde, Johannes församling Westerlund Johan

Beslutsförslag

Församlingsrådet godkänner offerten 2078 (11.3.2026) från Roltrade. Paragrafen justeras genast.

Beslut

Enligt förslag.

Redogörelse 

Johannes församling har ingått ett hyresavtal för ett verksamhetsutrymme i Arabiastranen/Majstad. I utrymmet ska Johannes lounge öppna. En särskild projektplan för verksamheten har godkänts och en verksamhetsledare har anställts. Johannes lounge är i detta skede ett projekt för 2026-2027.

För projektet har samfälligheten beviljat projektanslag 80.000 € som i första hand används för att starta upp projektet och marknadsföra det. Johannes diakonistiftelse stöder framöver verksamheten finansiellt.

Verksamhetsledaren har som första uppdrag tagit itu med att få inredning till utrymmet som nu är helt tomt förutom ett litet pentry med diskbord, diskmaskin, en spishäll och köksskåp. För att kunna öppna för verksamhet ännu under våren och eftersom det alltid är minst ett par månaders leveranstid på möbler för offentliga utrymmen är det brådskande att beställa möbler och övrig inredning till utrymmet. Fastigheten kräver att möblerna uppfyller villkor för brandsäkerhet.

Två företag, Martela och Roltrade har kontaktats och efter inledande sondering med vartdera företaget har planering tillsammans med Roltrade gjorts. Roltrade har även tidigare anlitats i samma huskomplex. Katarina Henriksen från Roltrade har tillsammans med verksamhetsledaren skissat upp en disposition av rummet och föreslår möbler, mattor, gardiner m.m. Planerna presenteras närmare vid sammanträdet.

Som bilaga finns en offert för helheten. Om församlingsrådet godkänner beslutsförslaget kan beställning göras och möblerna levereras i slutet av maj. Omedelbart efter det kan en liten öppningsmottagning ordnas för församlingsrådet, församlingens personal, Arcadas personal och samarbetsparternas representanter. En stor och synlig invigning av utrymmet föreslås till månadsskiftet augusti-september då läroanstalternas studerande börjat sin termin.

Fastighetsavdelningens upphandlingschef, Sari Aartolahti har konsulterats gällande val av leverantör och upphandlingsförfarande. De har granskat Roltrade som företag och funnit att företaget till alla delar uppfyller de kriterier som ställs i fråga om laglighet, god förvaltning och etiska principer. De konstaterar vidare att upphandlingen inte överskrider den gräns över vilken en offentlig upphandling på EU-nivå krävs (60.000 €, mvs 0 %). Den tidtabell som projektet har motiverar också att gå vidare med den valda leverantören istället för att ta in flera konkurrerande offerter.

En så kallad ljudisolerad hub för konfidentiella samtal har också funnits i planerna. Den möjliggör att man för samtal utan att andra i rummet kan höra vad som sägs. Dessa samtal är en viktig del av det som planeras till loungen. Huben är dock dyr och har plats för bara två personer. Det finns plats i rummet för den sådan, men det går också att ordna samtal genom att planera tidsanvändningen så att samtal kan föras i rummet då annan verksamhet inte pågår där. Delegationen föreslår att beslut om huben inte görs i detta skede, men konstaterar att en sådan kunde skaffas med projektmedlen och att det i så fall måste ske under detta kalenderår.

Delegationen för Johannes lounge har bekantat sig med utrymmet och planerna och föreslår att församlingsrådet godkänner offerten.