Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 12.06.2025/Paragraf 50

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige

1) godkänner den bifogade nya instruktionen för förvaltningsavdelningen. Instruktionen ersätter den instruktion för förvaltningsavdelningen som kyrkofullmäktige godkände 10.9.2020

2) godkänner den bifogade nya instruktionen för HR-avdelningen. Instruktionen ersätter den instruktion för HR-avdelningen som kyrkofullmäktige godkände den 10.9.2020

3) godkänner den bifogade nya instruktionen för fastighetsavdelningen.Instruktionen ersätter den instruktion för fastighetsavdelningen som kyrkofullmäktige godkände 8.10.2020

4) godkänner den bifogade nya instruktionen för internrevisionen. Instruktionen ersätter den instruktion för internrevisionen som kyrkofullmäktige godkände 9.10.2014

5) godkänner den bifogade instruktionen för samfällighetens direktörs byrå

6) godkänner den bifogade nya instruktionen för kommunikationsenheten. Instruktionen ersätter den instruktion för kommunikationsenheten som kyrkofullmäktige godkände 8.10.2020

7) beslutar att de ovan nämnda instruktionerna träder i kraft den 1.8.2025.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) godkänner den bifogade nya instruktionen för förvaltningsavdelningen. Instruktio-nen ersätter den instruktion för förvaltningsavdelningen som kyrkofullmäktige god-kände 10.9.2020

2) godkänner den bifogade nya instruktionen för HR-avdelningen. Instruktionen er-sätter den instruktion för HR-avdelningen som kyrkofullmäktige godkände den 10.9.2020

3) godkänner den bifogade nya instruktionen för fastighetsavdelningen.Instruktionen ersätter den instruktion för fastighetsavdelningen som kyrkofullmäktige godkände 8.10.2020

4) godkänner den bifogade nya instruktionen för internrevisionen. Instruktionen er-sätter den instruktion för internrevisionen som kyrkofullmäktige godkände 9.10.2014

5) godkänner den bifogade instruktionen för samfällighetens direktörs byrå

6) godkänner den bifogade nya instruktionen för kommunikationsenheten. Instruktio-nen ersätter den instruktion för kommunikationsenheten som kyrkofullmäktige god-kände 8.10.2020

7) beslutar att de ovan nämnda instruktionerna träder i kraft den 1.8.2025.

Behandling

Förvaltningsdirektör Silander redogjorde för ärendet.

Under behandlingen gjordes 12 inlägg.

Föredragande ändrade förslaget till instruktion för förvaltningsavdelningen (som bilaga)

”3.2. Anteckningar i persondatasystemet, arbetstidsprogrammet samt i rese- och kostnadsprogrammet, andra beslut som delegerats till chefen för tjänsteenheten.

Cheferna för de enheter som nämns i instruktionen som har rätt att godkänna anteckningar i persondatasystemet, arbetstidsprogrammet eller rese- och kostnadsprogrammet och är behöriga att fatta följande beslut gällande de tjänsteinnehavare/arbetstagare som hör till ifrågavarande enhet”

enligt följande:

”3.2. Anteckningar i persondatasystemet, arbetstidsprogrammet samt i rese- och kostnadsprogrammet, andra beslut som delegerats till chefen/mellanchefen för tjänsteenheten.

Cheferna/mellancheferna för de enheter som nämns i instruktionen som har rätt att godkänna anteckningar i persondatasystemet, arbetstidsprogrammet eller rese- och kostnadsprogrammet och är behöriga att fatta följande beslut gällande de tjänsteinnehavare/arbetstagare som hör till ifrågavarande enhet”

Dessutom ändrade föredragande punkten i redogörelsedelen: ”I instruktionen för fastighetsavdelningen har miljöväsendet och dess uppgifter överförts från begravningsväsendet och blir en del av ledningens stödtjänster, detta motsvarar riktlinjerna för arbetsfördelningen.” enligt följande:

”I instruktionen för fastighetsavdelningen har miljöväsendet och dess uppgifter överförts från begravningsväsendet och blir en del av ledningens stödtjänster och underhållsenheten, detta motsvarar riktlinjerna för arbetsfördelningen.”

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Enligt den nya kyrkolagstiftningen som trädde i kraft den 1.7.2023 ska församlings-ekonomierna var för sig utarbeta en förvaltningsstadga som omfattar kyrkofullmäkti-ges arbetsordning, kyrkorådets reglemente och instruktionen för förvaltningen. Kyr-kofullmäktige fastställde samfällighetens nya förvaltningsstadga den 14.12.2023.

Även om om instruktionerna inte strider mot kyrkolagstiftningen, konstaterades i sam-band med beslutet om förvaltningen att det också finns behov av att se över och uppdatera instruktionerna.

Helsingfors samfällighet förbereder sig som bäst på att implementera ett nytt HR-program. Det nya systemet gör det möjligt inom systemet att besluta om många löpande administrativa ärenden. Då det nya systemet tas i bruk är det samtidigt motiverat att i högre grad överföra beslutanderätten från avdelningsdirektörerna till enhetscheferna  och/eller vissa mellanchefer. Därmed blir förvaltningen mer flexibel och smidig. Delegeringen görs genom att i instruktionerna införa en formulering om delegering och att samtidigt i samfällighetens förvaltningsstadga justera kyrkorådets delegeringsrätt samt skyldighet att upprätthålla en beslutsförteckning. Ändringsförslagen ges till kyrkorådet och kyrkofullmäktige för behandling under en separat paragraf.

Utöver att gällande instruktioner justeras ska en instruktion för samfällighetens direktörs byrå utarbetas. Byrån har hittills saknat egen instruktion.

Instruktionen för gemensamma församlingsarbetet kommer att uppdateras. Inst-ruktionerna ska också i nödvändig omfattning beakta tidigare beslut om de centrala riktlinjerna gällande arbetsfördelningen inom gemensamma församlingsarbetet (GKR 3.4.2025, 113§). Instruktionen för gemensamt församlingsarbete sänds på remiss hösten 2025. Målsättningen är att kyrkofullmäktige behandlar ärendet i januari 2026.

Motiveringar till beslutsförslaget

Gällande instruktioner för förvaltningsavdelningen, HR-avdelningen och fastighets-avdelningen samt för internrevisionen och kommunikationsenheten har behandlats enhetsvis och nödvändiga preciseringar och ändringar har gjorts för att formulering-arna så detaljerat som möjligt ska överensstämma med nuvarande verksamhetsmo-dell  samt den organisationsmodell som ska tas i bruk den 1.8.2025.

Stadgearbetsgruppens beredningsgrupp behandlade ändringsförslagen hösten 2024 och våren 2025 ett flertal gånger, justerade avdelningarnas önskemål och förenhetligade också formuleringarna i instruktionerna.  

I avdelningsinstruktionernas 1 kapitel (ansvarsområde, verksamhetsidé, organisa-tion och ledning) har särskilt terminologin preciserats och tydliggjorts. Motsvarande preciseringar i kapitel 1 har gjorts i instruktionen för internrevisionen och i kapitel 1-3 i instruktionen för kommunikationsenheten. I kapitel 1 i HR-avdelningens instruktion har utvidgats avsevärt i relation till instruktionen som godkändes 2020 då avdel-ningen inrättades.

Avdelningarnas enheter och deras uppgifter (kapitel 2, och för kommunikationsav-delningen kapitel 4) har preciserats och delvis uppdelats för att precisera texten och göra den mer lättläst. Terminologin har uppdaterats. I instruktionen för fastighetsav-delningen har miljöväsendet och dess uppgifter överförts från begravningsväsendet och blir en del av ledningens stödtjänster, detta motsvarar riktlinjerna för arbetsför-delningen.

I fråga om behörighetskraven som ställs på personalen (kapilet 3.1, för internrevisio-nen kapitel 6 och kapitel 5.1 gällande kommunikationsenheten) har texten gällande de av kyrkofullmäktige godkända behörighetskraven för tjänsteinnehavare och ar-betsavtalsanställda preciserats så att de överensstämmer med kraven som ställts vid de senste rekryteringarna. 

Den främsta ändringen i instruktionerna berör beslutanderätten som i förvaltnigs-stadgan delegerats till avdelningsdirektörerna nu delvis överförs till enheternas che-fer och andra utsedda mellanchefer. I samtliga instruktioner ingår ett nytt kapitel (underkapitel 3.2 gällande förvaltningsavdelningens, HR-avdelningen och fastighets-avdelningen och samfällighetens direktörs byrå, kapitel 7 för internrevisionen och underkapitel 5.2 för kommunikationsenheten). Texten gäller HR-dataprogrammet (Populus), arbetstidsprogrammet (Työvuorovelho), samt rese- och kostnadsprog-rammet (M2) samt andra beslut som delegerats till chefer/mellanchefer.  

Om den föreslagna ändringen i förvaltningsstadgan om att slopa ovan nämnda skyl-dighet att upprätthålla beslutsförteckning godkänns innebär detta i praktiken att de ifrågavarande besluten hädanefter endast fattas elektroniskt i ifrågavarande prog-ram. I fråga som gäller enskild tjänsteinnehavare/arbetstagare har hen dock alltid på begäran rätt att få ett officiellt tjänsteinnehavarbeslut jämte besvärsanvisning av den som fattat tjänsteinnehavarbeslutet.  Därför hänvisas till detta i varje instruktion i slu-tet av den nämnda förteckningen. Om tjänsteinnehavaren/arbetstagaren framför en sådan begäran ska direktören för den ifrågavarande avdelningen fatta ett tjänste-innehavarbeslut om den ifrågavarande helheten.

Till kapitlet Övriga bestämmelser (kap. 4 gällande förvaltningsavdelningen, HR-avdelningen och fastighetsavdelningen samt samfällighetens direktörs byrå, kapitel 8 för internrevisionen och kapitel 6 för kommunikationsenheten) flyttades bestäm-melserna om upphandling, som hittills nämnts på olika ställen i instruktionerna. Tex-ten har formulerats så att den är lika i samtliga instruktioner. I samtliga instruktioner har under samma rubrik införts en skrivning om att respektive avdelning/enhet med stöd av språklagen, kyrkolagen och samfällighetens språkstadga ska betjäna på både svenska och finska.

Instruktionen för samfällighetens direktörs byrå har i tillämpliga delar formulerats ut-gående från texten i avdelningarnas instruktioner.

Stadgearbetsgruppen behandlade instruktionsförslagen den 2.4.2025 och 29.4.2025 och ger dem till kyrkorådet för behandling och föreslår att de därefter ges till kyrko-fullmäktige för godkännande.

De bifogade förslagen till instruktioner för förvaltningsavdelningen, HR-avdelningen, fastighetsavdelningen, internrevisionen, samfällighetens direktörs byrå samt kom-munikationsenheten utgör bilagor till föredragningen. Ändringsförslagen medföljer som bilaga. Enligt förslaget bibehålls den svarta texten oförändrad, med grönt anges förslag till tilläggstext och strykningarna anges med rött + överstreckning. Hela texten för byråns del är skriven med grönt, eftersom samfällighetens direktörs byrå är ett nytt organ som hittills saknat instruktion.

Tidsschema

Förutsatt att kyrkorådet beslutar så, ges förslaget till instruktion för förvaltningsavdel-ningen, HR-avdelningen, fastighetsavdelningen, internrevisionen, samfällighetens direktörs byrå samt kommunikationsenheten till kyrkofullmäktige för beslut den 12.6.2025.

Om kyrkofullmäktige godkänner instruktionerna träder de i kraft den 1.8.2025.

Instruktionen för gemensamt församlingsarbete torde under hösten 2025 sändas på remiss till församlingarna. Målsättningen är att gemensamma kyrkofullmäktige behandlar ärendet i januari 2026.

Risk- och konsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Distribution

Direktörerna för de gemensamma tjänsternas avdelningar

Chefen för internrevisionen

Samfällighetens direktör
Kommunikationschefen

Ärendehanteringstjänsterna