Kiinteistöjohtokunta
Protokoll 14.05.2025/Paragraf 66

Esittelijä Kiinteistöjohtaja Rasimus Osmo

Päätösehdotus

Kiinteistöjohtokunta päättää

1) valita ryhmäkasvien puitesopimuskumppaniksi EJ-Tarhat Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen tilaajaa sitomaton arvioitu kokonaisarvo on noin 700.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdolliset optiovuodet. Kokonaisarvo jakautuu eri osa-alueille sopimuskaudella esiintyneen tarpeen mukaan.

2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuksen, tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta.

Käsittely

Asiasta käytiin keskustelua. Seuraavassa puitesopimuskumppanin kilpailutuksessa tulee huomioida hiilineutraaliustavoitteet (luonnon monimuotoisuus) sekä mahdollinen segmentointi, jotta voitaisiin saada useampi tarjous. 

Päätös

Kiinteistöjohtokunta päätti

1) valita ryhmäkasvien puitesopimuskumppaniksi EJ-Tarhat Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuksen tilaajaa sitomaton arvioitu kokonaisarvo on noin 700.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdolliset optiovuodet. Kokonaisarvo jakautuu eri osa-alueille sopimuskaudella esiintyneen tarpeen mukaan.
2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuksen, tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta.
3) , että seuraavassa vastaavassa kilpailutuksessa tulee huomioida hiilineutraaliustavoitteet, etenkin luonnon monimuotoisuuden osalta, sekä pohtia mahdollista segmentointia.

Selostus

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Tarjouksia pyydettiin ryhmäkasvien hankinnasta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankittavia ryhmäkasveja tullaan käyttämään Helsingin seurakuntayhtymän hautausmaiden hoitohaudoilla, sankarihaudoilla sekä kukkaryhmissä.

Hankittavien kasvien kokonaismäärä on vuosittain noin 95000 kappaletta eli noin 380000 sisältäen varsinaisen sopimuskauden ja mahdolliset optiot. Määrissä esiintyy vuosittaista vaihtelua hoitosopimusmääristä johtuen.

Sopimuskauden aikana toimittajalla on oikeus ehdottaa ja tilaajalla on oikeus ottaa kokeiluun tai vaihtaa kasvilajikkeita.

Jokaiselle osa-alueelle (ryhmäkasvilajille) valitaan yksi toimittaja, jolta tilaukset tehdään. Tässä hankinnassa saattoi tarjota joko yhteen, useaan tai kaikkiin osa-alueisiin, ja toimittaja saattoi tulla valituksi yhden, useamman tai kaikkien osa-alueiden toimittajaksi.

Hankintasopimuksen on tarkoitus astua voimaan syksyllä 2025 ja kasvitoimitukset alkavat kesästä 2026.

Varsinaisen sopimuskauden kesto on kaksi (2) vuotta. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa puitesopimusta kaksi (2) optiovuotta, vuoden kerrallaan varsinaisen puitesopimuskauden päättymisestä lukien.

Koko sopimuskauden tilaajaa sitomaton arvioitu kokonaisarvo on noin 700.000 euroa (alv. 0 %). Kokonaisarvo jakautuu eri osa-alueille sopimuskaudella esiintyneen tarpeen mukaan.

Tilaaja tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta tilaajalle. Toimittajalla ei ole yksinmyyntioikeutta.

Hankintamenettely

Kyseessä on puitejärjestely. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä sähköisesti Cloudia-järjestelmällä. Tarjouspyyntö julkaistiin 28.3.2025, ja lisätietokysymyksiä otettiin vastaan 22.4.2025 asti.

Määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi –sivuston kautta ei esitetty kysymyksiä.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 29.4.2025 mennessä hankintayksikkö sai yhden tarjouksen, tarjoajana EJ-Tarhat Oy (2465794-7).

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailuperusteena oli halvin hinta, jota käytettiin perusteena koska oleelliset laatuun vaikuttavat seikat oli huomioitu kattavasti hankinnan kohteen määrittelyssä sekä hankinnan vähimmäisvaatimuksissa.

Koska tarjouksia tuli vain yksi, vertailua ei tehty.

Hankintapäätös ja –sopimus

Hankinnan toteuttajaksi valitaan EJ-Tarhat Oy.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Ympäristövaikutusten arviointi

Tarjouspyyntöön osallistumalla tarjoaja on sitoutunut ympäristönäkökohtien huomioimiseen toiminnassaan.

Tarjoajalla on sertifioitu ympäristöjärjestelmä tai muu kattava ympäristöjärjestelmä tai -ohjelma. Muu ympäristöjärjestelmä voi olla ulkopuolisen tahon auditoima järjestelmä esim. Ekokompassi tai yrityksen itse luoma ympäristöohjelma.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus

p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Jakelu

EJ-Tarhat Oy