Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 23.01.2025/Paragraf 37

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) hankkia hoitovastuusopimuksen nojalla Helsingin seurakuntayhtymän Mustasaaren toimintakeskuksen kahvila- ja ravintolapalvelut kilpailutuksen voittaneelta Ravintola Rumpu oy:ltä. Sopimus tehdään aikavälille 1.3.2025-28.2.2027. Hankintaan kuuluu lisäksi mahdollinen optio 1.3.2027-29.2.2028. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo optio mukaan luettuna on 290 000 € (alv 0 %),
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittamaan hankintaa koskevat sopimukset sekä päättämään erikseen optiovuoden käyttöönotosta toimittajan kanssa,
3) veloittaa yhteisen seurakuntatyön osuuden kustannuksista Mustasaaren kustannuspaikalta 3812410000. Myynnistä riippuen summasta palautuu yhteiselle seurakuntatyölle vuosittain n. 40-50%,
4) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on Helsingin seurakuntayhtymän Mustasaaren toimintakeskuksen kahvila- ja ravintolapalvelut aikavälille 1.3.2025-28.2.2027. Hankintaan kuuluu lisäksi mahdollinen optio 1.3.2027-29.2.2028. Option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä, Helsingin seurakuntayhtymää, edustaa Yhteinen seurakuntatyö. Yhteinen seurakuntatyö vastaa Mustasaaren toimintakeskuksen kahvila- ja ravintolapalveluiden hankinnasta.

Palveluntarjoajaksi valitaan hinta – ja laatupisteiden perusteella eniten pisteitä saanut tarjoaja. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on optiot mukaan luettuina arviolta 290 000 euroa (alv 0 %). Tehtävä hankintasopimus kattaa palvelun tuottamisen kohteessa hoitovastuusopimuksen nojalla. Elintarvikkeita ei lasketa mukaan hankinnan arvoon.

2. Hankintamenettely

Hankinta on hankintalain E-liitteen mukaista muuta erityistä palveluhankintaa, jossa kynnysarvo on 300 000 € (alv. 0 %). Tämä sopimus alittaa kynnysarvon ollen siten pienhankintaa.

Tarjouspyyntö julkaistiin 14.11.2024. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä avoinna olevasta tarjouskilpailusta. Kysymysten jättöpäivä oli 3.12.2024, johon mennessä hankintaa koskien oli tullut kaksi kysymystä ja niihin vastattiin 4.12.2024.

3. Saadut tarjoukset

Tarjousten jättöpäivään 12.12.2024 mennessä saapui 3 tarjousta:

Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab), 1055839–0

Compass Group Finland oy, 0873697-9

Ravintola Rumpu oy, 2451962-4

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjouspyynnössä esitetyt soveltuvuusvaatimukset. Soveltuvuuden täyttyminen tarkistetaan valittavalta tarjoajalta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjoukset olivat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksista ilmoitettiin valittavan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailuperusteena oli paras hinta-laatusuhde. Käytössä on niin sanottu hoitokorvausmalli, missä tilaaja maksaa toiminnan kulut ja palveluntuottaja saa itselleen tietyn prosenttiosuuden myynnistä.

Hankinnan kohteen kriteereissä pyrittiin huomiomaan kaikki Mustasaaren kahvila- ja ravintolapalveluihin liittyvät asiat, panostaen tarjottavien tuotteiden monipuolisuuteen, maukkauteen, riittävyyteen ja vastuullisuuteen. Samat ehdot koskevat erityisruokavalioita. Palveluntoimittajan vastuulla olevat asiat on kirjattu kilpailutuksen liitteenä olleessa palvelukuvauksessa. Palvelukuvaus käydään toimittajan kanssa läpi sopimuksenteon yhteydessä.

Ympäristönäkökulmat on huomioitu hankinnassa laajasti. Ympäristönäkökulmiin liittyvissä vaatimuksissa on mm. edellytetty henkilökunnan perehdytystä energiansäästöön sekä ympäristöystävällisiin valintoihin ruuanvalmistuksessa, kierrätyksestä ja hävikin vähentämisestä. Tarjoajaa edellytetään välttämään kertakäyttöastioita, muissa kuin siihen pakottavissa tilanteissa sekä käyttämään keittiössä ympäristöystävällisiä siivous- ja puhdistusaineita. Lounaalla on oltava joka päivä tarjolla kasvisvaihtoehto.

Tarjouspyynnössä oli vähimmäisvaatimuksena 10 % vastuullisesti tuotettujen raaka-aineiden käytölle ruuan valmistuksessa. Vastuullisesti tuotetuksi lasketaan esimerkiksi luomu, reilu kauppa, sydänmerkki, MSC tai UTZ ja/tai alueella tyypilliset sesonkituotteet.

Sosiaalinen vastuullisuus on kilpailutuksessa huomioitu siten, että vähimmäisvaatimuksena on mm. huolehtia henkilökunnan työhyvinvoinnista. Työnantajan muut vastuullisuusteot voivat sijoittua myös muuhun heidän toimipaikkaansa kuin Mustasaareen.

Tarjousvertailussa hinnasta oli mahdollista saada 55 pistettä. Halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja sai 55 pistettä ja muut suhteutettiin siihen kaavalla tarjottu hinta / halvin hinta * 55. Hintavertailussa tarjoajien sijoitus oli:

Delicatessen ravintolat, 20 468 €, pisteitä 55

Ravintola Rumpu oy, 21 112 €, pisteitä 53,32228

Compass Group Finland oy, 28 467 €, pisteitä 39,54544

Laatupisteitä oli mahdollista saada, jos raaka-ainekustannukset on mahdollista saada kuukausittain eriteltyinä tuotteittain, kuten myös henkilöstökulut. Laatupisteitä oli mahdollista saada myös, mikäli raaka-aineraportilta on mahdollista nähdä hankittujen vastuullisesti tuotettujen raaka-aineiden määrä.

Tarjousvertailussa laadusta oli mahdollista saada yhteensä 45 pistettä. Laatukriteereinä arvioitiin hoitokorvausprosentti ja kuluraportoinnin yksityiskohtaisuus. Laadullisten tekijöiden vertailussa tarjoajien sijoitus oli:

Ravintola Rumpu oy 45 pistettä

Compass Group Finland oy 36,875 pistettä

Delicatessen ravintolat, 25,525 pistettä

Tarjouksista valitaan eniten yhteensä pisteitä saanut tarjous. Tarjoajien kokonaispisteet:

1. Ravintola Rumpu oy, 98,32228

2. Delicatessen ravintolat, 79,525

3. Compass Group Finland oy, 76,42044

Talouden kestävyyttä ja samalla kävijöiden tyytyväisyyttä ja sitä kautta myös kävijämäärän nousua edistetään Cafe Mustasaaren laadukkaalla tarjonnalla, joka suunnitellaan yhdessä palveluntuottajan kanssa.

Hankinnan lapsivaikutukset on huomioitu. Mustasaaren vieraista suuri osa on lapsia, minkä takia on olennaista, että ruoka on laadukasta, kotiruoka- tyyppistä ja riittävän monipuolista.

Palveluntuottajalla on yksinoikeus kaikkiin Mustasaaren päärakennuksen kahvila- ja ravintolapalveluihin sekä tilaustarjoiluihin. Seurakuntayhtymä pidättää kuitenkin itsellään oikeuden halutessaan tehdä myyntiä muualla saaressa.

7. Hankintapäätös ja –sopimus

Hankinta esitetään tehtäväksi parhaan tarjouksen jättäneeltä tarjoajalta:

Ravintola Rumpu oy, 2451962-4

Hankintapäätös astuu voimaan vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Vaikutusten arviointi:

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi

Jakelu

Anna Järvi-Oshaug

Sanna Parkkinen