Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 23.01.2025/Paragraf 15

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) väljer till avtalsbaserad procucent av städtjänster Coor Service Management Oy, för en period som börjar i maj 2025 och pågår i 3 år. Avtalets uppskattade helhetsvärde är ca 4 500 000 € (moms 0%), inklusive eventuell optionsperiod,
2) ger fastighetsdirektören rätt att ingå och underteckna avtal om upphandlingen,
3) ger fastighetsdirektören rätt att avgöra om optionsperioden ska utnyttjas. Beslut om utnyttjande av optionsmöjligheten fattas separat.

Behandling

Under behandlingen gjodes två inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) väljer till avtalsbaserad procucent av städtjänster Coor Service Management Oy, för en period som börjar i maj 2025 och pågår i 3 år. Avtalets uppskattade helhetsvärde är ca 4 500 000 € (moms 0%), inklusive eventuell optionsperiod,
2) ger fastighetsdirektören rätt att ingå och underteckna avtal om upphandlingen,
3) ger fastighetsdirektören rätt att avgöra om optionsperioden ska utnyttjas. Beslut om utnyttjande av optionsmöjligheten fattas separat.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen och avtalsperioden

Föremål för upphandlingen är följande tjänster:

1. Underhållsstädning

Vrksamhetslokaler: 12 objekt

Trappstädning: 9 objekt

2. Grundläggande städning (beställs separat)

3. Följande tilläggstjänster: fönstertvätt, grundstädning, sanitetsförnödenheter, disk-medel, övriga förnödenheter, byte av WC-borstar vd behov under avtalsperioden, linne- och tvättjänster (OPTION tidigast f o m 1.2.2026).

Målsättningen är att avtalsperioden inleds den 1.5.2025. Avtalsperioden kan tidigast inledas då parterna undertecknat upphandlingsavtalet.

Avtalsperioden löper ut den 30.4.2028.

I avtalet ingår en optionsperiod om högst 24 månader, perioden pågår till den 30.4. 2030. Bara kunden avgör om optionen utnyttjas. Kunden sk i så fall meddela produ-centen senast 3 månader före utgången av avtalsperioden.

2. Upphandlingsförfarande

Upphandlingen sker som intern konkurrensutsättning inom ramen för Hansel Oy:s dynamiska upphandlingssystem (DPS) ”Siivouspalvelut 2021–2025 Luokka 1”. Anbudsgivarna har godkändts av det dynamiska upphandligssystemet. DPS är ett öppet elektroniskt upphandlingsförfarande som är tillgängligt för alla anbudsgivare som uppfyller de fastställda lämplighetskraven.

Enligt 6 § i förvaltningsstadgans 5 kapitel beslutar fastighetsdirektionen om förbin-delser som gäller fastighetsavdelningens gemensamma upphandlingsavtal. Fastighetsdirektionens beslut”§ 80 Sitoumus Hansel Oy:lle liittymisestä yhteis-hankintaan Siivouspalvelut 2021–2027 (DPS)” av den 23.09.2024 som bilaga.

Begäran om anbud publicerades i det dynamiska upphandlingssystemet den 19.11. 2024 och var tillgänglig för de godkända avtalsleverantörerna.

Deadline för tilläggsfrågor var den 9.12.2024. Inom utsatt tid ställdes sex frågor på adressen Tarjouspalvelu.fi. Frågorna besvarades på samma adress. Med anledning av frågorna korrigerades anbudsbegäran och/eller bilagorna tre gånger 26.11.2024, 2.12.2024 och 9.12.2024).

3. Erhållna anbud

Inom utsatt tid, kl 12.00 den 17.12.2024, gav nio företag anbud: 

- Alltime Suomi Oy (2973031-4)

- Coor Service Management Oy (1597866-9)

- ISS Palvelut Oy (0906333-1) 

- L&T Siivous Oy (3155982-7) 

- N-Clean Oy (1009938-2

- Palmia Oy (2653762-3)

- RTK-Palvelu Oy (2659323-8) 

- Siskon Siivous Oy (0977912-9)

- SOL Palvelut Oy (2160299-1)

4. Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet

Samtliga anbudsgivare försäkrade att de uppfyller de lämplighetskrav som angetts i begäran om anbud.

5. Bedömning av huruvida anbuden överensstämmer med anbudsbegäran

Konstaterades att samtliga anbud motsvarar anbudsbegäran.

6. Jämförelse av anbuden

Valkriterium var anbudens helhetsekonomiska fördelaktighet viktades enligt följande:

Pris:  vikt 100.

Priset användes som enda måttstock för den helhetsekonomiska fördelaktigheten, eftersom kvaliteten beaktats i den omfattande och heltäckande definitionen av minimikravnivån.

Prisjämförelsen gjordes på basis av de pris som angetts på blanketten och det jämförelse-pris som fastställts på basis av detta.

Det fördelaktigaste anbudet viktades högst och de övriga anbuden rangordnadses i relation till det fördelaktigaste anbudet enligt följande schablon: (det fördelaktigaste anbudets jämförelsepris/anbudsgivarens jämförelsepris) * vikten.

Jömförelsetabellen som bilaga.

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

Det fördelaktigaste anbudet gavs av Coor Service Management Oy och upphand-lingsavtal ingås följaktligen med detta bolag. 

Ett på det dynamiska upphandlingssystemets interna konkurrensutsättning baserat upphandlingsavtal uppstår inte på basis av kungörelsen om upphandlingsbeslutet utan kräver att ett separat skriftligt upphandlingsavtal ingås.

Konsekvens- och riskbedömning

Upphandlingsramavtalet ”Siivouspalvelut 2021–2025 (DPS)”  har av Hansel tilldelats följande märkning:

Miljö -märkning

Socialt ansvar -märkning

Ekonomiskt ansvar -märkning

Närmare uppgifter om ovan nämnda ansvarsmärken finns i bilagan till beslutet.

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning

Tilläggsuppgifter

Fastighetsdirektör Osmo Rasimus, tfn. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Distribution

Anbudsgivarna