RSS-länk
Mötesärende:https://hsrky10se.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30
Möten:
https://hsrky10se.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30
Sökning
Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 12.12.2024/Paragraf 384
| Föregående ärende | Följande ärende |  Anvisning för ändringssökande
Mötesärende i PDF-format
|
Leirikuljetuksien hankinta vuodelle 2025
Yhteinen kirkkoneuvosto 12.12.2024 § 384 543/02.06.01/2024 |
|
Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha
Päätösehdotus
Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) hankkia Helsingin seurakuntayhtymän leirikuljetukset vuodelle 2025 Ventoniemi Oy:lta, Lehtimäen Liikenne Oy:lta ja Nurmijärven Linja Oy:lta. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 115 500 € (alv 0%) per vuosi jakautuen: Ventoniemi Oy 63 400 €, Lehtimäen Liikenne Oy 46 400 € ja Nurmijärven Linja Oy 5 700 € / vuosi (alv 0%),
2) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemään ja allekirjoittaman hankintaa koskevat sopimukset toimittajien kanssa ,
3) valtuuttaa yhteisen seurakuntatyön johtajan ratkaisemaan option käyttöönotosta. Päätös option käyttöönotosta tehdään erikseen,
4) tarkastaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.
Selostus
Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi
Hankinnan kohteena on vuoden 2025 tilausajokuljetukset Helsingin seurakuntien ja yhteisten palveluiden järjestämille leireille ja tapahtumiin. Hankinta koskee seurakuntayhtymän tiedossa olevia ja ennakkoon suunniteltuja kuljetuksia pois lukien ulkomailla järjestettävät leirit sekä erikoisvarusteltua kapasiteettiä vaativat kuljetukset.
Hankinnassa on yhden optiovaraus vuodelle 2026.
Yhteishankinnalla kilpailutuksen kautta tavoitellaan taloudellista hyötyä seurakunnille ja samalla noudatetaan Kirkon ympäristödiplomin mukaisia arvoja mm. vähentämällä kuljetusten kokonaismäärää ja sitä myötä päästöjä. Hankinnan lapsivaikutukset on myös huomioitu, koska suurin osa kuljetuksista koskee alle 18 –vuotiaita. Kuljettajilta edellytetään kykyä huomioida nuori asiakasryhmä.
Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään sekä kilpailutukseen kirjatuilla omilla kriteereillä kilpailutetut kuljetukset takaavat sen, että sekä käytettävä kalusto ja kuljettajat ovat turvallisia, että kuljetusyritykset tarjoavat yhdenmukaisia ja laadukkaita palveluita erilaisille matkustajaryhmille. Linja-autojen varustelutaso on määritelty tarjouspyynnössä ja sopimuksen aikaista toimintaa tullaan seuraamaan hankintasopimukseen kirjattavien ehtojen myötä.
Tarve yhteishankinnalle on lähtenyt seurakuntien toiveesta. Tällä hankinnalla tavoitellaan Helsingin seurakunnille kokonaiskustannuksiltaan edullista ja tarpeet täyttävää ratkaisua. Hankinnan kokonaisarvo optioineen on noin 231 000 € (alv 0 %). Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon ja on siten lakisääteisesti kilpailutettava.
Arvioitu toteumaan perustuva arvo hankinnassa sopimuskauden aikana vuodessa ja kuljetusryhmittäin on: kuljetusryhmä 1: 23 000 €, kuljetusryhmä 2: 11 000 €, kuljetusryhmä 3: 10 000 €, kuljetusryhmä 4: 16 000 €, kuljetusryhmä 5: 19 400 €, kuljetusryhmä 6: 12 100 €, kuljetusryhmä 7: 5 700 €, kuljetusryhmä 8: 18 300 €.
Hankinta tehdään perustuen marraskuussa 2024 avoinna olleeseen kilpailutukseen. Toimittajiksi valitaan alimman hinnan per ryhmä tarjonnut kuljetusyhtiö.
Hankintamenettely
Hankinta perustui Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) "Tilausajopalvelut 2021-2026, luokka 1. kertaluontoiset tilausajopalvelut" sisäiseen kilpailutukseen. Tarjoajat ovat dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia. DPS on täysin sähköinen, kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille avoin hankintamenettely.
Hankinta toteutettiin kilpailutuksen kautta osakokonaisuuksina. Vuoden 2025 ajot on niputettu 8 ryhmään ja tarjoajan on sitouduttava ajamaan kaikki ryhmän sisäiset ajot. Ryhmät on eritelty liitteessä Tarjousten vertailutaulukko. Oletusarvioisesti toteutuvat vastaavina optiovuonna 2026.
Hankintaan liittyy 1 vuoden optio. Tarjoukset osa-alueittain sallittiin.
Tarjouskilpailu julkaistiin 20.11.2024 ja päättyi 2.12.2024.
Kilpailu julkaistiin aluperin 12.11.2024, mutta keskeytettiin hankinnassa esiintyneiden virheiden vuoksi 19.11.2024.
Kysymysten jättöpäivä oli 24.11.2024. Jättöpäivään mennessä saapui 5 kysymystä, joihin vastattiin yhteisesti Tarjouspalvelut-sivustolle.
Saadut tarjoukset
Tarjouksen määräaikaan 2.12.2024 klo 10:00 mennessä tekivät:
Lehtimäen Liikenne Oy, FI01512753
Nurmijärven Linja Oy, FI01295189
Pohjolan Matka, FI01792855
Ventoniemi Oy, FI01316402
Tarjoajien soveltuvuuden vertailu
Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjouspyynnössä ilmoitetut soveltuvuusehdot.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Kaikki tarjotut hinnat ovat alv 0%.
Tarousten vertailu
Tarjouspyyntö oli kohdennettu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille. Jättämällä tarjouksen tarjoajan tuli hyväksyä DPS:n ja tarjouspyyntöön kirjatut ehdot.
Tilaaja vahvistaa palveluntarjoajalle ajojen päivämäärät, kellonajat sekä osoitteet Helsingissä sopimuksen teon jälkeen. Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita, mutta niiden on oltava ennakkoon nimettyjä dynaamisessa hankintajärjestelmässä. Jokaisessa bussissa on oltava toimiva WC, ilmastointi, mikrofoni ja alkolukko sekä riittävästi säilytystilaa huomioiden matkatavarat/henkilö.
Tilattavat ajot on niputettu ryhmiin 1-8. Jokainen ryhmistä on erilainen ja kuljetusten määrä ja pituudet vaihtelevat ryhmittäin. Seurakuntien lähtö- tai päätepisteeksi on tavanomaisesti laitettu kunkin seurakunnan kirkko. Lähtö- ja päätepistettä on mahdollista muuttaa 5 kilometrin säteellä.
Tarjouksen tehnyt kuljetusyritys erottelee hinnan jokaiselle reitille ja valituille matkustajamäärille (25-80 hlö) kunkin ryhmän alla. Tarjousten ryhmäkohtainen vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla ryhmäkohtaisesti. Ryhmäkohtainen hinta muodostui eri reiteille ja matkustajamäärille pyydetyistä hinnoista. Hintojen vertailussa huomioitiin reittikohtaisten ja kalustokohtaisten hintojen muodostama ryhmän kokonaishinta. Hankinnan sopimuskaudella yksittäiselle reitille kohdistuvien ajojen kappalemäärä vaihtelee toteutuvien leirien ja muiden tilausajojen mukaisesti.
Tarjousten hintavertailussa ryhmäkohtaiset tulokset jakautuivat seuraavasti:
Ryhmä 1 Voittanut tarjous ja arvo: Ventoniemi Oy 2470€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Nurmijärven Linja Oy (3250€), Lehtimäen Liikenne Oy (3300€), Pohjolan Matka (4115€).
Ryhmä 2· Voittanut tarjous ja arvo: Ventoniemi Oy 1490€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Nurmijärven Linja Oy (1935€), Lehtimäen Liikenne Oy (2020€), Pohjolan Matka (2505€).
Ryhmä 3 Voittanut tarjous ja arvo: Ventoniemi Oy 1490€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Nurmijärven Linja Oy (1935€), Lehtimäen Liikenne Oy (2020€), Pohjolan Matka (2505€).
Ryhmä 4 Voittanut tarjous ja arvo: Lehtimäen Liikenne Oy 12 850€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Nurmijärven Linja Oy (13 353€), Ventoniemi Oy (14140€), Pohjolan Matka (16870€).
Ryhmä 5 Voittanut tarjous ja arvo: Ventoniemi Oy 13880€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Lehtimäen Liikenne Oy (14090€), Nurmijärven Linja Oy (18965€), Pohjolan Matka (20325€).
Ryhmä 6 Voittanut tarjous ja arvo: Lehtimäen Liikenne Oy 24920€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Ventoniemi Oy (29480€), Nurmijärven Linja Oy (35 878€), Pohjolan Matka (42125€).
Ryhmä 7 Voittanut tarjous ja arvo: Nurmijärven Linja Oy (6382€).
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Ventoniemi Oy (6990€), Lehtimäen Liikenne Oy (7765€), Pohjolan Matka (10710€).
Ryhmä 8 Voittanut tarjous ja arvo: Lehtimäen Liikenne Oy 18 300€.
Tarjouksen jättäneet, ei valitut Ventoniemi Oy (21 064€), Nurmijärven Linja Oy (24 327€), Pohjolan Matka (24 940€).
Tarjousvertailu liitteenä.
Hankintapäätös ja -sopimus
Hankintapäätös tehdään perustuen siihen, mikä taho on tarjonnut osa-aluekohtaisesti halvimman hinnan kullekin reitille. Reittien päivämääriä ei ole kirjattu ennalta paitsi kuljetusryhmään 8. Tämä käytäntö poikkesi aikaisempien vuosien kilpailutuksesta.
Leirikuljetukset hankitaan seuraavilta toimijoilta:
Ryhmä 1 (kuljetukset seurakunnista Korpirauhaan kesällä, keväällä ja syksyllä): Ventoniemi Oy
Ryhmä 2 (kuljetukset seurakunnista Lohirantaan kesällä, keväällä ja syksyllä): Ventoniemi Oy
Ryhmä 3 (kuljetukset seurakunnista Porkkalaan kesällä, keväällä ja syksyllä): Ventoniemi Oy
Ryhmä 4 (rippileirikuljetukset seurakunnista Koivupuistoon, Tuusjärvelle, Valkealaan ja Linnasmäelle kesällä): Lehtimäen Liikenne Oy
Ryhmä 5 (rippileirikuljetukset seurakunnista Metsäkartanoon ja Lapualle kesällä): Ventoniemi Oy
Ryhmä 6 (rippileirikuljetukset seurakunnista Savonlinnaan, Punkaharjulle, Ruokolahdelle ja Pieksämäelle kesällä): Lehtimäen Liikenne Oy
Ryhmä 7 (rippileirikuljetukset seurakunnista Vihtiin, Espooseen ja Turenkiin): Nurmijärven Linja Oy
Ryhmä 8 (leirikuljetukset seurakunnista Naantaliin, Virroille, Enontekiölle, Viitasaarelle, Repovedelle, Ahmovaaraan, Hämeenkyröön ja Siuntioon): Lehtimäen Liikenne Oy
Hankintasopimus yllä olevien tilausajokuljetusten hankinnasta syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Lisätiedot
Yhteisen seurakuntatyön johtaja Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi
Jakelu
Anna Järvi-Oshaug, anna.jarvi-oshaug@evl.fi
Jussi Murtovuori, jussi.murtovuori@evl.fi
| Föregående ärende | Följande ärende | Anvisning för ändringssökande
Mötesärende i PDF-format
|