Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 31.10.2024/Paragraf 87

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) godkänner den nya mötesarvodesstadgan för Helsingfors kyrkliga samfällighet (bilaga ”Förslag till ny mötesarvodesstadga”). Den nya stadgan ersätter stadgan som kyrkofullmäktige godkände den  28.1.2021.

2) beslutar att den nya mötesarvodesstadgan träder i kraft den 1.1.2025 dock så att bestämmelserna om fastighetsdirektionens ordförandes årsarvode tillämpas retro-aktivt från den 1.1.2024.

Behandling

Gemensamma kyrkorådets ordförande Vuori och fastighetsdirektionens ordförande Ahonen anmälde jäv och avlägsnade sig (förvaltningslagen 28:1 punkt 1).

Förvaltningsdirektör Juha Silander redogjorde för ärendet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige:

1) godkänner den nya mötesarvodesstadgan för Helsingfors kyrkliga samfällighet (bilaga ”Förslag till ny mötesarvodesstadga”). Den nya stadgan ersätter stadgan som kyrkofullmäktige godkände den  28.1.2021.

2) beslutar att den nya mötesarvodesstadgan träder i kraft den 1.1.2025 dock så att bestämmelserna om fastighetsdirektionens ordförandes årsarvode tillämpas retro-aktivt från den 1.1.2024.

Gemensamma kyrkorådet belsutar att

3) punkt 2 i kyrkorådets beslut av den 11.1.2024 § 5 upphävs (arvode till gemen-samma kyrkorådets ordförande) från och med 1.1.2025, förutsatt att kyrkofullmäk-tige i enlighet med föredragningen beslutar att den nya mötesarvodesstadgan träder i kraft.

Behandling

Gemensamma kyrkorådets ordförande Vuori och fastighetsdirektionens ordförande Ahonen anmälde jäv och avlägsnade sig (förvaltningslagen 28:1 punkt 1). Efter presentationen avlägsnade sig kyrkoherdarna Helaseppä, Kosonen, Mattsson, Niemistö, Perttilä, Reina och Valve-Tuovinen samt vik. kyrkoherde Petäjäniemi.

Vice ordförande Riitta Asikanius fungerade som ordförande.

Förvaltningsdirektör Silander redogjorde för ärendet.

Under behandlingen gjordes 16 inlägg.

Föredragande ändrade texten i mötesarvodesstadgans punkt 1.1.2 från ”till gemensamma kyrkorådets ordförande” till ”förtroendevald som fungerar som ordförande för gemensamma kyrkorådet” samt punkt 1.2.3 ”För att erhålla mötesarvode krävs närvaro under hela mötet eller, om mötet varar längre än 30 60 minuter deltagande i mötet under misnt 30 60 minuter”.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Samfällighetens gällande mötesarvodesstadga som godkändes av kyrkofullmäktige den 28.1.2021 trädde i kraft den 1.2.2021.

Under senaste år har det i flera sammanhang visat sig att mötesarvodesstadgan måste uppdateras. Bland annat måste den nya fastighetsdirektionens ordförandes årsarvode fastställas, mötesarvode enligt KyrkTAK till tjänsteinnehavare och arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid, månadsarvode till gemensamma kyrkorådets ordförande som en del en del av mötesarvodesstadgan samt eventuellt slopande av arvode för protokolljustering efter övergången till elekt-roniskt justeringsförfarande.  

Motiveringar till beslutsförslaget

Arvode till fastighetsdirektionens ordförande

Samfällighetens nya förvaltningsstadga trädde i kraft den 1.1.2024. Samtidigt inrättades bl a fastighetsdirektionen som ett nytt organ. I gällande arvodesstadga som fastställdes den 28.1.2021 ingår bestämmelser om årsarvode för den som är ordförande i de mest arbetsdryga organen. Det är motiverat att uppta ordförandeposten i fastighetsdirektionen i förteckningen över uppgifter som berättigar till årsarvode. Stadgearbetsgruppen beslutade den 23.9.2024 föreslå att till ordförande för fastighetsdirektionen betalas ett årsarvode om 3 000,00 €/år.

Föreslås att bestämmelserna om fastighetsdirektionens ordförandes årsarvode som ingår i den nya arvodesstadgan tillämpas retroaktivt från och med den 1.1.2024. Detta anses motiverat för att fastighetsdirektionen inledde sin verksamhet redan under vårvintern 2024 sedan den nya förvaltningsstadgan trätt i kraft den 1.1.2024. Redan under sitt första verksamhetsår har fastighetsdirektion behandlat stora temablock, inklusive de nya lokal- och fastighetsstrategierna.

Mötesarvoden för tjänsteinnehavare och arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid

De senaste åren har det visat sig att samfällighetens praxis att till tjänsteinnehavare och arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid betala mötesarvode för gemensamma kyrkofullmäktiges och gemensamma kyrkorådets ordinarie möten markant avviker från praxis i övriga stora församlingsekonomier.

Kartläggningen som gjordes våren 2024 visar att merparten av de stora församlingsekonomierna betalar mötesarvode på basis av 42 § 1 mom. i kyrkans tjänste- och arbetskollektivavtal, KyrkTAK. Så gör de sju största församlingsekonomierna med undantag för Helsingfors samfällighet. Av de 18 största församlingsekonomierna följer 12 bestämmelserna i KyrkTAK. I Joensuu, Villmanstrand och Rovaniemi betalas utöver mötesarvode för kyrkofullmäktiges och kyrkorådets möten också arvode för direktionernas möten men inte för övriga organ. I Björneborg följer man samma arvodespraxis som i Helsingfors. Av de stora församlingsekonomierna är Kuopio den enda som inte alls betalar mötesarvode till tjänsteinnehavare.

Enligt 1 mom. i 42 § i KyrkTAK kan till tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid som mötesarvode högst betalas det belopp som i punkt 4.2 i bilaga 1 till KyrkTAK anges, för de i KyrkTAK angivna mötena. Som sådana betraktas bl a gemensamma kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkorådet och församlingsrådens möten, möten som av kyrkorådet tillsatta kommittéer/utskott håller samt möten som den i 8 kapitlet i kyrkolagen avsedda valnämnden för präst- eller församlingsval håller. Bestämmelserna i KyrkTAK möjliggör ändå inte mötesarvode för organ som tillsatts av församlingsråden (förteckningen över de organ vars möten enligt KyrkTAK berättigar till mötesarvoden är enligt tillämpningsanvisningarna uttömmande). 

Enligt 2 mom. i KyrkTAK 42 § förutsätter utbetalning av mötesarvode att tjänsteinnehavaren/arbetstagaren vid annan tid än 8.00-16.00 på plats deltar i ett möte som pågår i minst 30 minuter. I tillämpningsanvisningarna för denna paragraf konstateras att bestämmelserna om mötesarvode endast gäller tjänsteinnehavare/arbetstagare i andligt arbete och som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid samt ledande ekonomi- och HR-tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte omfattas av arbetstidslagen. Tjänsteinnehavare/arbetstagare som omfattas av arbetstidsbestämmelserna berörs inte av bestämmelserna eftersom mötestiden för dessa kan vara en del av den reguljära arbetstiden eller tilläggs-/övertid för vilken arbetstidsersättning betalas.

I tillämpningsanvisningarna konstateras också att samfälligheten beslutar om mötesarvodets storlek, men att samfälligheten inte kan besluta om arvoden som är större än de som nämns i KyrkTAK bilaga 1 punkt 4.2 (för närvarande 36,63 €). Enligt tillämpningsanvisningarna är det en budgetfråga som gemensamma kyrkofullmäktige ska besluta om.

Stadgearbetsgruppens beredningsarbetsgrupp konstaterar att det på basis av 42 § i KyrkTAK är naturligt att kyrkofullmäktige härefter beslutar också om församlingarnas tjänsteinnehavares och arbetstagares mötesarvoden. Detta är motiverat av att samfälligheten per se centralt beslutar om lönefrågor och tjänste-/arbetskollektivavtalsfrågor. Därför föreslår stadgearbetsgruppen och dess beredningsgrupp att punkt 3 i mötesarvodesstadgan (arvode för församlingsrådsmöten) hädanefter bara ska gälla förtroendevalda och att arvode till församlingarnas tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte berörs av bestämmelserna om arbetstid fastställs enligt punkt 2 i arvodes-stadgan. Således beslutar församlingsråden hädanefter bara om de arvoden som betalas till församlingarnas förtroendevalda, då kyrkofullmäktiges beslut om arvodesstadgan kommer att omfatta också församlingarnas tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte berörs av bestämmelserna om arbetstid. 

Stadgearbetsgruppen har sammanställt en förteckning över de organ för vars möten arvode betalas till tjänstemän/arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om arbetstid. "Mötesarvode betalas också för andra av gemensamma kyrkorådet till-satta organ för vilka kyrkorådet särskilt beslutat om utbetalning av mötesarvode." För möten som hänför sig till rekrytering utgår inte arvode, eftersom dessa möten anses höra till den normala tjänsteutövningen. Enligt förteckningen betalas mötesarvode hädanefter också t ex till kyrkoherden om hen deltar i kyrkorådets möte där hen har närvaro- och yttranderätt.

De ekonomiska konsekvenserna av ändringarna uppskattas på årsbasis vara 7 000 - 8 000 € (+ bikostnader). Uppskattningen utgår från mötesuppgifterna för år 2023 och beaktar också de organ som inledde sin verksamhet i början av 2024. De år då det hålls församlingsval stiger kostnaderna något då centralvalnämndens, valnämndernas m fl möten också är arvodesberättigande.

Eftersom ovan beskrivna helhet särskilt inverkar på arvodena som betalas till kyrkoherdarna, samfällighetens direktörer och avdelningsdirektörerna dvs den högsta ledningen behandlades frågan under beredningsprocessen både av lönesättningsgruppen för den högsta ledningen och av lönesättningsgruppen. Bägge organen förordar förslaget. Ärendet presenterades dessutom den 22.8.2024 för kyrkoherdarna och direktörerna i arbetsgivargruppen. 

Månadsarvode för gemensamma kyrkorådets ordförande

Till kyrkorådets ordförande har med kyrkorådets beslut betalats ett månadsarvode. Arvodet har inte fastställts i samfällighetens mötesarvodesstadga eftersom frågan tidigare reglerades i tjänste- och arbetskollektivavtalet. Sedan 2016 har arvodet varit 542 €/månad. Kyrkorådets ordförande har dessutom enligt mötesarvodesstadgan erhållit mötesarvode för de möten som anges i stadgan. 

Kyrkorådet antecknade den 11.1.2024 § 5 för kännedom den av domkapitlet förordnade nya ordföranden för kyrkorådet och beslutade samtidigt att kyrkorådets ordförande ska erhålla 542 €/månad som ersättning för ordförandeuppdraget. Arvodet är kopplat till skötseln av ordförandeskapet.

Stadgearbetsgruppens beredningsgrupp har konstaterat att det är motiverat att månadsarvodet som betalas kyrkorådets ordförande upptas i samfällighetens mötesarvodesstadga.

Bestämmelser om minimitid som krävs för erhållande av mötesarvode

I gällande arvodesstadga nämns ingen minimitid som krävs för att en mötesdeltagare ska vara berättigad till arvode. Vid samtal med några kyrkoherdar har dessa framfört önskemål om att det i arvodesstadgan införs en minimitid som den förtroendevalda måste vara närvarande för att vara berättigad till mötesarvode. Stadgearbetsgruppens beredningsgrupp föreslog att den förtroendevalda ska delta i hela mötet och om mötet pågår i mer än 30 minuter ska hen vara närvarande i minst 30 minuter för att vara berättigad till arvode. Stadgearbetsgruppen diskuterade frågan grundligt den 23.9.2024. Man konstaterade att alternativa formuleringar kunde vara att personen ska delta i minst 50 % av mötestiden eller att ingen tidsgräns fastställs (gällande praxis) för att erhålla mötesarvode. Stadgearbetsgruppen framförde sin förhoppning om att kyrkorådet tar ställning till frågan då kyrkorådet behandlar förslaget till mötesarvodesstadga.

Protokolljusterarnas arvode slopas

Samfälligheten har övergått till elektronisk justering av protokollen. Arvodet som enligt mötesarvodesstadgan hittills betalts till protokolljusterarna har setts som en kompensation för kostnader och besvär som den förtroendevalda haft då hen justerat protokollen på plats. I och med övergången till elektronisk protokolljustering är det befogat att slopa detta arvode.

De centrala ändringsförslagen

Nedan beskrivs de centrala ändringarna i respektive paragraf, i jämförelse mellan gällande stadga och förslaget till ny arvodesstadga:

1.1.: Arvodet till protokolljusterarna stryks.

1.2.: En miniminärvarotid som berättigar till mötesarvode införs.

1.3.: Ordförande för fastighetsdirektionen fogas till förteckningen över förtroendeval-da ordföranden som är berättigade till årsarvode.

2.1.: Punkten ändras så att också mötesarvode för församlingens egna organ (församlingsrådet, församlingens valnämnd för präst- eller församlingsval) samt mötesarvode som betalas till församlingens tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om tjänstetid beaktas. Organen för vilka tjänsteinnehavar-na/arbetstagarna som inte omfattas av bestämmelserna om tjänstetid erhåller arvo-de anges. De i 42 § i KyrkTAK angivna definitionerna införs som förutsättningar för erhållande av mötesarvode.

2.2.: Månadsarvodet som tillfaller gemensamma kyrkorådets ordförande införs i mötesarvodesstadgan.

3: Punkt 3 avgränsas till att endast gälla församlingarnas förtroendevalda medan församlingarnas tjänsteinnehavare/arbetstagare som inte omfattas av bestämmelserna om tjänstetid framgent omfattas av bestämmelserna i punkt 2.1.

Bilagor

Förslaget till ny mötesarvodesstadga som bilaga. Som bilaga förslaget till ny mötes-arvodesstadga på finska och svenska. Som bilaga presenteras versionen (”förslag till ny mötesarvodesstadga, ändringarna angivna”) i vilken ändringarna i förhållande till gällande stadga är färgkodade: grönt = förslaget till ny formulering, överstruket och rött = de formuleringar som ska strykas. Den gällande mötesarvodesstadgan ingår också som bilaga.

Tidsschema

Den 23.9.2024 gav stadgearbetsgruppen förslaget till ny mötesarvodesstadga till kyrkorådet.

Om kyrkorådet ger förslaget till ny arvodesstadga till kyrkofullmäktige behandlas förslaget och torde det godkänns vid fullmäktigemötet den 31.10.2024.

Om kyrkofullmäktige godkänner den nya mötesarvodesstadgan träder den i kraft den 1.1.2025, dock så att årsarvodet för fastighetsdirektionens ordförande tillämpas retroaktivt f o m den 1.1.2024.  

Konsekvens- och riskbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Distribution

Helsingin seurakunnat
Kirkkoherrat
Yhteisten palveluiden osastojen johtajat
Asianhallintapalvelut