Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 31.10.2024/Paragraf 91

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige
1) antecknar svaret på motionen för kännedom
2) konstaterar att motionen därmed är slutbehandlad.

Behandling

Under behandlingen gjordes ett inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) antecknar svaret på motionen för kännedom
2) konstaterar att motionen därmed är slutbehandlad.

Behandling

Under behandlingen gjordes tre inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Bakgrund

Fullmäktige Mervi Assmann lämnade den 4.6.2024 in en motion i vilken hon före-slår att man i CloudMeeting ska spara promemoriorna från församlingsrådens vice ordförandemöten så att dessa PM är tillgängliga för de förtroendevalda.

Motivering till beslutsförslaget

Fullmäktige Mervi Assmanns motion behandlades av församlingsrådens vice ordförandemöte den 10.6.2024, av samfällighetens ledningsgrupp den 13.6.2024 och vid kyrkorådets remissdebatt om ärendet den 15.8.2024. Dessutom har inofficiella diskussioner förts vid kyrkoherdekonferensen den 3.9.2024.

Samfällighetens ledningsgrupp diskuterade önskan om att dela promemoriorna och det faktum att vice ordförandemötet endast är ett rådgivande organ och att promemoriorna därför endast borde vara begränsat tillgängliga. Under diskussionen konstaterades att om man önskar att promemoriorna ska vara offentliga är det skäl att överväga för vilka och var de ska publiceras. Fullmäktiges och kyrkorådets protokoll är offentliga på webben.

Efter diskussionen konstaterade ledningsgruppen att promemoriorna från vice ordförandemötet hädanefter kan publiceras i CloudMeeting så att de är tillgängliga för församlingsrådens medlemmar. Eftersom ordförande för kyrkoherdekonferensen, Elina Perttilä, inte var på plats kom ledningsgruppen överens om att samfällighetens direktör ska vara i kontakt med henne i detta ärende. Perttilä meddelade den 5.8.2024 samfällighetens direktör att man vid kyrkoherdekonferensen uttryckt sin oro över förslaget att publicera promemoriorna.  Det råder också oklarhet om vilken roll och vilka uppgifter ordförandemötet har. I meddelandet uttrycktes önskemål om att kyrkoherdarna ska höras i detta ärende.  

Vid kyrkorådets remissdebatt den 15.8.2024 anlades olika perspektiv på ärendet. För publicering av promemoriorna talar bl a följande:

• Beslutsfattarna ska ha tillgång till fakta
• Det är viktigt med information och transparens
• Att kunna läsa promemoriorna är särskilt viktigt för församlingsrådsmedlemmar som inte hör till kyrkorådet
• Många frågor som behandlas är omfattande och det är bra att få information via olika kanaler
• Per se vill alla förtroendevalda kyrkans väl. Det är onödigt att bekymra sig över att promemoriorna publiceras
• Oberoende av är nästan alla dokument i sista hand offentliga – vem som helst kan kräva att få se promemoriorna
• Det finns skäl att understöda förslaget om att göra promemoriorna offentligt tillgängliga.

Som argument för att inte publicera promemoriorna framfördes bl a:

• Om informationen sprids via mellanhänder ökar risken för missförstånd
• Det finns risk för att församlingsrådens vice ordförande (undermedvetet) övertar ledningen av församlingsråden
• Kyrkoherden ansvarar för beredningen av de ärenden som ges till församlingsrådet för behandling
• Vice ordförandemötet är inte ett beslutande organ; vem avgör vid eventuell oenighet vad som skrivs i promemoriorna?  

Under remissdebatten framfördes ett kompromissförslag enligt vilket promemoriorna i stället förnuvarande diskussions PM hädanefter kunde utformas som besluts-PM på samma sätt som övriga PM och protokoll. 

Frågan som ställs i motionen togs också upp under övriga ärenden vid kyrkoherdekonferensen den 3.9.2024. Under diskussionen föreslogs att församlingarnas nyheter inte nämns i PM från vice ordförandemötet. I så fall föreligger inget hinder för att publicera promemoriorna. Kyrkoherdarna ställde sig så gott som enhälligt bakom detta förslag. 

Slutsats

På basis av diskussionerna beslutade samfällighetens ledningsgrupp den 1.10.2024 att promemorior från vice ordförandemötet härefter ska publiceras i CloudMeeting så att alla förtroendevalda har tillgång till dem. Promemoriorna ska vara besluts-PM och inte diskussions-PM. Promemoriorna ska inte innehålla information om det som vid vice ordförandemötet behandlats under rubriken nytt från församlingarna.

Tidtabell

Om kyrkorådet så beslutar kan ärendet behandlas av kyrkofullmäktige den 31.10.2024. Den praxis gällande publicering av vice ordförandemötets promemorior i CloudMeeting, som beskrivs under rubriken ”Slutsats”,tas i bruk den 1.11.2024.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Förvaltningsdirektör Juha Silander, juha.silander@evl.fi

Distribution

Mervi Assmann