Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 10.10.2024/Paragraf 298

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) hankkia verkkosivujen julkaisujärjestelmän kilpailutuksessa hinta-laatu-suhteeltaan parhaan tarjouksen jättäneeltä Valu Digital Oy:ltä neljän vuoden sopimuskaudeksi. Sopimuksen arvioitu kustannus neljän vuoden aikana on noin 200 000 € (alv. 0).
2) kohdistaa verkkosivujen perustamiskustannukset investointibudjetin mukaisesti
Viestinnän kustannuspaikalle 3502100000, tilausnumero on 1000387
(Kirkko Helsingissä –verkkosivujen uusiminen)
3) kohdistaa verkkosivujen ylläpitokulut Viestinnän kustannuspaikalle 3502100000,
4) valtuuttaa yhtymän johtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Taustaa

Verkkosivujen päivittäminen ja uudistaminen on ollut pitkä prosessi. Vuonna 2020 Vincit Oyj valittiin verkkosivu-uudistuksen valmisteluprojektiin, jossa oli tarkoitus hankkia projektinjohto sekä selvitys, tavoitteenmäärittely, teknologian valinta ja konseptointi. Projektin myötä hahmottui tarve palvelupainotteisesta sivustosta. Projektissa saatiin aikaan alustava konsepti ja ulkoasun suuntaviivat. Samaan aikaan suunniteltiin asiakkuudenhallintajärjestelmän hankintaa ja käynnistettiin ydin- ja tukipalvelujen kuvaaminen. Verkkosivujen hankinnan nähtiin kuuluvan kiinteästi tähän kokonaisuuteen, joten nähtiin tärkeäksi odottaa näiden projektien tuloksia.

Nykyinen Helsingin seurakuntien verkkosivujen julkaisujärjestelmä on nyt tullut käyttöikänsä päähän. Koska tämän järjestelmän hankinnasta on jo varsin pitkä aika, kahdeksan vuotta, verkkosivujen hankinnassa on nyt pakko edetä riippumatta muista hankinnoista.

Ennen kilpailutusta selvitettiin vielä mahdollisuutta siirtyä käyttämään kokonaiskirkon yhteistä järjestelmää, Lukkaria, mutta osoittautui, että haluttuja ominaisuuksia ei saa toteutettua Lukkarilla järkevässä aikataulussa ja budjetilla. Uusi järjestelmä hankitaan kilpailuttamalla, hankintalain vaatimusten mukaisesti.

Seurakuntien ja yhteisten palvelujen yhteinen verkkosivualusta ja siihen tuotettavat yhdenmukaiset ja johdonmukaiset sisällöt tukevat suoraan ja välillisesti Kirkko Helsingissä -strategiaa, jonka tavoitteen on kasvava kristillinen yhteisö. Nyt hankittava tekninen ratkaisu on valittu niin, että sen käyttöliittymä on monikielinen ja se mahdollistaa sisältöjen monikielisen esillepanon. Nuoret ikäluokat ja kasvavissa määrin myös vanhempi väestö haluavat löytää ja monissa tapauksissa myös hoitaa asiakkuuteen liittyvät palvelut sähköisesti: nyt hankittava alusta mahdollistaa saumattomat rajapinnat yhtymässä toteuttaviin digitaalisiin palveluihin. Palvelupainotteisuuden lisäksi kirkon jäsenet ja muut kaupunkilaiset etsivät sivustolta uutisia ja tapahtumia: niiden tuotanto on oma prosessinsa, mutta teknisesti nyt hankittava alusta ja julkaisujärjestelmä on huomioinut esimerkiksi helpon tietojen syötön ja käytettävyyden, tapahtumakalenterin ja hakutoiminnot.

2. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Hankinnan kohteena on verkkosivujen julkaisujärjestelmä seurakuntien ja seurakuntayhtymän uusien verkkosivujen julkaisemiseen. Hankinta on kokonaishankinta neljäksi vuodeksi, kahdella kahden vuoden optiokaudella. Optiokausien käyttö ratkaistaan erikseen. 

3. Hankintamenettely

Kyse on määräaikaisesta hankintasopimuksesta. Hankinta on EU-tason hankinta. Hankintamenettely on ollut avoin. 

Tarjouspyyntö julkaistiin 15.6. Cloudia-järjestelmän avulla Tarjouspalvelu.fi-sivustolla. Tarjouspyynnössä oli pieni puute, joten sitä korjattiin. Tarjouspyynnön korjausilmoitus julkaistiin 18.6. Tarjousten jättöaikaa oli 31.7. kello 8 asti. Kysymyksiä sai jättää 15.7. kello 12 asti. 

Kysymyksiä jätettiin runsaasti, kaikkiaan 45 kappaletta. Kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-sivustolla, useimmiten seuraavana arkipäivänä. Viimeinen vastaus lähetettiin 15.7. klo 13:11. Kaikki kilpailun asiakirjoja katsoneet saivat sähköpostiin tiedon jätetyistä kysymyksistä ja vastauksista. Kaikki kysymykset ja vastaukset olivat nähtävillä myös Tarjouspalvelu.fi-sivustolla.

4. Saadut tarjoukset

Tarjouksia saatiin kymmenen. Tarjouksen jättivät määräaikaan mennessä seuraavat yritykset: 

Abako Oy, 1019918-0, 

Exove Oy, 2040509-9, 

Hion Digital Oy, 1639413-9, 

HiQ Public Oy, 2237459-9, 

Into-Digital Oy, 2241331-6, 

Knowit Experience Oy, 3094594-5, 

Oy Poutapilvi Web Design Ab, 1528447-2, 

Red & Blue Oy, 2085097-0, 

Siili Solutions Oyj, 1979903-5 ja 

Valu Digital Oy, 1097410-8. 

5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset.

6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Jätetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

7. Tarjousten vertailu

Kaikki tarjoajat kutsuttiin esittelemään järjestelmiään arviointitilaisuuksiin, jotka järjestettiin 9.–24.9. Tilaisuuden kesto oli tunnin, ja tilaisuudessa pyydettiin esittelemään kahdeksan eri osa-aluetta julkaisujärjestelmästä. Osa-alueet arvioitiin heti esittelyn jälkeen. Lisäksi arviointipisteet suhteutettiin toisiinsa vielä erikseen 24.9. esittelyn ja arvioinnin jälkeen, jotta kaikki tarjoajat saisivat tasapuolisen pisteytyksen. 

Arviointitilaisuuksiin kutsuttiin 11 seurakuntien ja yhteisen viestinnän viestintäasiantuntijaa, jotka pisteyttivät tarjotut järjestelmät kokonaisilla pisteillä, kahdeksalla eri osa-alueella. Pisteet laskettiin yhteen, ja pisteiden summa muodosti tarjoukselle annetut laatupisteet. 

Valintaperuste oli paras hinta–laatu-suhde. Hinta- ja laatupisteytykset ovat oheisessa tarjousvertailussa. Tarjouskilpailussa arvioitavat ratkaisut sisältävät liikesalaisuuksia, joten jokaiselle tarjoajalle toimitetaan tarjottua ratkaisua koskeva laadun arviointi erikseen. 

Tarjoukset olivat huomattavan samanlaisia teknologisesti. Yhdeksän tarjousta kymmenestä koski WordPress-järjestelmää. Tästä huolimatta esittelytilaisuudet toivat esiin huomattavia eroja tarjoajien lähestymistavassa: osa tarjosi jo valmiiksi varsin sopivia järjestelmiä, osa taas tarjosi pikemminkin kehitystyötä haluttuun tavoitteeseen pääsemiseksi. Myös hinnat vaihtelivat laajalla skaalalla. Kallein tarjous on noin kolme kertaa niin kallis kuin halvin.

8. Hankintapäätös ja -sopimus

Eniten pisteitä sai Valu Digitalin tarjous. Arviointiryhmä ja ydin- ja tukipalvelujen ohjausryhmä esittävät, että uusi verkkosivujen julkaisujärjestelmä hankitaan tarjousvertailun voittaneelta Valu Digitalilta. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

9. Aikataulu

Mikäli yhteinen kirkkoneuvosto tekee hankintapäätöksen 10.10. ja sopimus allekirjoitetaan, loppuvuoden 2024 aikana siirrytään tekniseen toteutukseen, ulkoasun viimeistelyyn ja aloitetaan sisältöjen tuotanto. Vuonna 2025 verkkomateriaalien tuotanto jatkuu seurakunnissa, käyttäjät perehdytetään ja järjestelmä testataan. Tavoitteena on julkaista uudet sivut ennen adventtia 2025.

10. Vaikutusten ja riskien arviointi

Yhteiset toimivat verkkosivut ovat välttämätön työkalu Helsingin seurakunnille ja yhteisille palveluille. Seurakuntalaisille ja kaupunkilaisille verkkosivut ovat keskeinen tiedon lähde ja väylä digitaalisiin palveluihin. Merkittävimpiä riskejä on se, että jotkin seurakunnat päättäisivät olla käyttämättä uusia verkkosivuja. Sisällöntuotannon ja ylläpidon aliresursointi johtaa siihen, että tieto ei ole ajan tasalla tai se on puutteellista. Palveluntarjoajaan liittyvät riskit on pyritty minimoimaan kilpailutuksen soveltuvuusehdoissa ja muissa kriteereissä.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Tekniset kriteerit: verkkoviestintäsuunnittelija Eeva Silin, eeva.silin@evl.fi, p. 09 2340 2603. Käytettävyysarvioinnit: viestintäsuunnittelija Outi Pippuri, outi.pippuri@evl.fi, p. 09 2340 2498. Projektin koordinointi: viestinnän asiantuntija Tiina Koivulahti, tiina.koivulahti@evl.fi, p. 09 2340 2080.

Jakelu

Tarjouksen jättäneet