Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 10.10.2024/Paragraf 293

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Käsittely

Hallintojohtaja Silander selosti asiaa.

Käsittelyn aikana käytettiin viisi puheenvuoroa.

Esittelijä korjasi teknisen virheen päätösehdotuksen 3) a -kohdan investointitilausnumerossa seuraavasti:

”591 888 euroa investointikohteelle 2001266 TA-kohdistamattomat hankkeet”.

Esittelijä muutti selostusosan Investointiosan Kiinteistöonvestoinnit-kohdan 2. kappaleen alun ”Käyttötalouden myynneistä saadut ja saatavat yhteensä 591 888 euroa esitetään lisättäväksi investointitalousarvioon investointikohteelle 2001266 TA-kohdistamattomat hankkeet. Tämän lisäyksen jälkeen kyseinen investointimääräraha on yhteensä noin 4,600 milj. euroa.” kuulumaan seuraavasti:

”Koska kiinteistöinvestointien tarve ylittää tähän talousarviossa aiemmin varatun rahoituksen, kiinteistöinvestointeihin (2001266 TA-kohdistamattomat hankkeet) esitetään lisättäväksi 591 888 euroa. Tämän lisäyksen jälkeen kyseinen investointimääräraha on yhteensä noin 4,600 milj. euroa. Samalla todetaan, että talousarvion loppusumma ei tältä osin muutu, koska yhtymä saa vastaavan summan tuloja käyttötalouden myynneistä. Tältä talousarviokohdalta…”

sekä poisti selostusosan Kiinteistöinvestoinnit-kohdan 2. kappaleen viidennen virkkeen:

”Määrärahojen kohdentamisen edellytyksenä on, että käyttötalouden kohteiden priorisointi on saatu päätettyä.”

Päätös

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättää:

TULOSLASKELMAOSA

1) lisätä talousarvion tuloslaskelmaosaan kirkollisverotuloja 5 400 000 euroa.

2) lisätä talousarvion tuloslaskelmaosaan kiinteistöjen myyntivoittoja 1 327 643 euroa.

INVESTOINTIOSA

3) lisätä talousarvion investointiosaan määrärahoja yhteensä 2 563 011 eurolla vuoden 2024 kiinteistömyynneistä kertyneiden ja loppuvuodelle arvioitujen myyntituottojen perusteella seuraavasti:
   a) 591 888 euroa investointikohteelle 2001266 TA-kohdistamattomat hankkeet
   b) 1 971 123 euroa investointikohteelle 2001270 TA-taso/Osakehuoneistojen peruskorjaukset

4) lisätä talousarvion ICT-investointiosaan uuden määrärahan 36 600 euroa arkiston digitoinnin toteuttamista varten.

Selostus

Taustaa

Kirkkojärjestyksen mukaan talousarviovuoden aikana tehtävästä talousarvion muutoksesta päättää yhteinen kirkkovaltuusto, eikä muutosehdotuksesta tarvitse hankkia seurakuntaneuvoston lausuntoa, jos muutos ei vaikuta oleellisesti seurakunnan toimintaan. (KJ 6:3)

Taloussuunnittelun periaatteita päätettäessä päätettiin, että seuraavan vuoden ja myös pitkän aikavälin verotuloennuste tarkistetaan vuosittain keväälle ennen talousarviokehyksen päättämistä. Mikäli tätä kohtuullisen ajoissa tehtyä verotuottoennustetta täytyy korjata, se tehdään kyseisenä vuonna talousarvomuutoksella.

Arkiston digitalisointiin liittyen Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 36/2023 kehotetaan aluekeskusrekistereitä saattamaan kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän tietovaranto valtakunnallisen virkatodistuspalvelun edellyttämälle tasolle.

Päätösehdotuksen perustelut

TULOSLASKELMAOSA

Kirkollisvero

Kirkollisveron tuloarviota esitetään korotettavaksi 5,4 milj. eurolla 95,0 milj. euroon. Alkuperäinen tuloarvio oli 89,6 milj. euroa.

Vuoden 2023 kirkollisverokertymä oli lopulta ennätyksellinen 94,5 milj. euroa. Kasvua oli 13,6 prosenttia. Hyvinvointialueiden perustamisen yhteydessä tehtiin veroperustemuutoksia kunnallisverotukseen. Tästä syystä kirkollisveron tuotto kasvoi, koska kirkollisveroa maksetaan kunnallisverotuksen perusteella muodostuneesta verotettavasta tulosta. Lisäksi verotettavat tulot kasvoivat sekä eläkkeisiin että palkkoihin tulleilla aikaisempaa suuremmilla korotuksilla.

Vuoden 2024 talousarviota valmisteltaessa ei ollut tiedossa vuoden 2023 verotulokertymän odotettuakin parempi lopputulos. Siksi talousarvioon otettiin varovainen kirkollisveron tuottoarvio.

Kuluvana vuonna eläkkeiden ja palkkojen kasvu on edelleen kasvattanut verotettavia ansioita ja verovuotta 2024 koskevat tilitykset ovat syyskuun loppuun mennessä kasvaneet 3,7 prosenttia. Vuoden 2023 veronpalautuksia, jotka vähennetään kuluvan vuoden tilityksistä, on ollut edellisvuotta enemmän. Nämä vähentävät vuotuista verotuloa. Kirkollisverojen kasvun, veronpalautukset huomioiden, arvioitiin olevan noin kaksi prosenttia. Nyt ilmenneiden suurempien veronpalautusten vuoksi kasvuarvio on odotettua pienempi. Talousarviomuutos perustuu 0,5 prosentin kasvuarvioon edellisvuodesta.

Sijoituskiinteistöt ja -huoneistot

Vuoden 2024 talousarviossa oletettiin myyntien toteutuvan kokonaisuudessaan tasearvojen tasolla. Oletettiin siis, että myynneistä ei synny myyntivoittoa tai myyntitappiota.

Kuluvana vuonna kiinteistökohteiden myynneistä on kuitenkin saatu myyntivoittoja 2,946 milj. euroa ja myyntitappioita on tullut 1,618 milj. euroa. Näiden erotuksena esitetään vuoden 2024 talousarvioon lisättäväksi myyntivoiton netto 1,328 milj. euroa.

INVESTOINTIOSA

Kiinteistöinvestoinnit

Kolmannen investointitalousarvion laatimisen jälkeen myytiin käyttötalouden kiinteistökohde Flooranaukio 1 (18.7.2024) hintaan 185 288 euroa ja käyttötalouden urut osoitteessa Maistraatintori 3 (toukokuu 2024) hintaan 65 000 euroa. Lisäksi ollaan myymässä käyttötalouden kohdetta Itä-Pakilan seurakuntakoti. Sen myynnistä arvioidaan saatavan noin 350 000 euroa. Näistä myynneistä arvioidaan saatavan yhteensä 591 888 euroa.

Koska kiinteistöinvestointien tarve ylittää tähän talousarviossa aiemmin varatun rahoituksen, kiinteistöinvestointeihin (2001266 TA-kohdistamattomat hankkeet) esitetään lisättäväksi 591 888 euroa. Tämän lisäyksen jälkeen kyseinen investointimääräraha on yhteensä noin 4,600 milj. euroa. Samalla todetaan, että talousarvion loppusumma ei tältä osin muutu, koska yhtymä saa vastaavan summan tuloja käyttötalouden myynneistä. Tältä talousarviokohdalta osoitetaan varat vuoden aikana ilmeneviin investointitarpeisiin. TA-tason investointimäärärahan kohdennus hankkeille käsitellään marraskuun yhteisessä kirkkoneuvostossa ja yhteisessä kirkkovaltuustossa. Malmin kirkon peruskorjaushankkeen hyväksynnän yhteydessä päätettiin, että uusia suuria hankkeita ei tuoda päätöksentekoon ennen kuin luottamuselimet ovat päättäneet hankkeiden priorisoinnista. Priorisoinnin edellytyksenä on ollut kiinteistö- ja tilankäyttöstrategioiden hyväksyminen, mikä tapahtui 12.9.2024. Edellä mainitusta syystä budjetoitua investointimäärärahaa on jäänyt vuonna 2023 ja 2024 merkittävästi käyttämättä.

Palvelukeskus Albatross Oy:ssä olevan yhden sijoituskäytössä olleen huoneiston myymisestä arvioidaan saatavan 362 000 euroa kolmannessa talousarviossa ilmoitettua enemmän. Lisäksi ollaan myymässä Espoon Laajalahdessa sijaitseva sijoituskiinteistö 49-452-2-1185. Sen myynnistä arvioidaan saatavan 348 000 euroa. Näistä myynneistä arvioidaan saatavan yhteensä 710 000 euroa.

Sijoitustoiminnan myynneistä saatavat 710 000 euroa esitetään lisättäväksi investointitalousarvioon investointikohteelle 2001270 TA-taso/Osakehuoneistojen peruskorjaukset.

Kolmannen investointitalousarviomuutoksen (YKV 13.6.2024, § 49) yksityiskohtaisissa perusteluissa eriteltiin sijoituskiinteistökohteiden toteutuneet ja loppuvuonna toteutuviksi arvioidut myynnit, kokonaismäärä 2,561 milj. euroa. Yhteenveto-osassa oli tarkoitus esittää, että myyntien kokonaismäärä 2,561 milj. euroa lisätään investointitalousarvioon investointikohteelle 2001270 TA-taso/Osakehuoneistojen peruskorjaukset. Esityksen yhteenveto-osassa oli esitetty lisättäväksi investointikohteelle yksityiskohtaisista perusteluista poikkeava, liian pieni määrä, 1,3 milj. euroa. Nyt esitetään, että kolmannen investointitalousarviomuutoksen virhe korjataan ja yhteenveto-osasta puuttunut 1,261 milj. euroa lisätään investointitalousarvioon investointikohteelle 2001270 TA-taso/Osakehuoneistojen peruskorjaukset. Edellä esiteltyjen lisäysten jälkeen kyseinen investointimääräraha on yhteensä noin 5,234 milj. euroa.

ICT-investoinnit

Digitointihanke

Seurakuntien talosta luopumiseen liittyvän selvitystyön myötä on huomattu, että vastaavan kokoisen arkistotilan löytäminen pääkaupunkiseudulta on haastavaa ja yhtä suuren arkistotilan rakentaminen tai saneeraus on kallista. Helsingin seurakuntayhtymän fyysisen keskusarkiston koko on noin 4 300 hyllymetriä. Huolimatta siitä, että seurakuntayhtymän arkistosta voidaan hävittää vuosittain niiden säilytysajan päätyttyä noin 25 hyllymetriä asiakirjoja, vastaavasti arkiston kasvaa noin 25 hyllymetriä vuosittain. Lisäksi 1.7.2023 voimaan tulleet uusi kirkkolaki (652/2023) kirkkojärjestys (657/2023) määrittävät, että Seurakuntayhtymä ja siihen kuuluvat seurakunnat ovat aina yksi arkistonmuodostaja (KJ 10:10), aiemman valinnaisuuden sijaan. Tämän vuoksi seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien arkistotoimi on säädetty seurakuntayhtymän tehtäväksi (KL 3:15) ja Helsingin seurakuntien fyysisiä arkistoja on siirretty Helsingin seurakuntayhtymän keskusarkistoon, jolloin keskusarkiston koko tulee kasvamaan lisää arviolta noin 150–200 hyllymetriä.

Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 36/2023 kehotetaan aluekeskusrekistereitä saattamaan kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän tietovaranto valtakunnallisen virkatodistuspalvelun edellyttämälle tasolle. Kirkkohallitus kehottaa aluekeskusrekistereitä ja niiden jäsenseurakuntia vakavasti harkitsemaan tärkeimpään tietosisältöryhmään luokiteltujen digitoimattomien kirkonkirjojen (kastettujen kirjat, lv/pv/pk kirjat ja kuolleiden kirjat) digitoinnin toteuttamista ja Kirjuri Digiin siirtämistä erillisen ohjeistuksen mukaisesti. Päätös digitoida mahdollistaa pitkällä aikavälillä arkiston tietojen saavutettavana pitämisen osalta taloudellisia säästöjä.

Ratkaisuna tilaongelmiin, Kirkkohallituksen kehotukseen sekä tiedonhallinnan parantamiseen on aloittaa Helsingin seurakuntayhtymässä digitointihanke. Asianhallintapalvelu- sekä keskusrekisteriyksiköissä on selvitetty ulkoisen digitoinnin ja sisäisen digitoinnin mahdollisuutta (vrt. Kirkkohallituksen digitointihanke 2017–2020). Ulkoisen digitoinnin kustannusten ollessa korkeat, asianhallintapalvelu- ja keskusrekisteriyksikkö esittävät digitointihankkeen aloittamista, jossa digitoidaan osa aineistosta sisäisesti ja osa ulkoisella palveluntarjoajalla.

Digitointihankkeen tarkoituksena ei ole digitoida koko Helsingin seurakuntayhtymän fyysistä arkistoa, sillä aineistoa on paljon. Hankkeeseen ja sen suunnitteluun liittyvät valinnat ja priorisoinnit ovat merkityksellisiä sekä digitoinnin toteutuksen että lopputuloksen kannalta. Tämän vuoksi asianhallintapalvelut-yksikön johtajamana laaditaan digitointistrategia, jolla digitointiprosessia hallitaan. Digitointistrategiassa digitoinnin vaiheet tunnistetaan, dokumentoidaan ja luodaan digitoinnin prosessi. Strategian avulla mm. priorisoidaan digitoitava aineisto, valitaan sopivin digitointimenetelmä, määritellään metatiedot ja validoinnin kriteerit. Strategiassa määritetään myös, mitkä aineistot digitoidaan ja missä järjestyksessä. Vuosien 2025–2028 aikana voidaan arvioiden mukaan saada digitoitua 2 500–3 000 hyllymetriä aineistoa, jonka jälkeen digitointia voidaan jatkaa sisäisenä työnä Helsingin seurakuntayhtymässä. Digitoitu aineisto voidaan tallettaa edullisempiin arkistotiloihin esimerkiksi pääkaupunkiseudun ulkopuolelle tai arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti hävittää.

Digitoinnin hyödyt Helsingin seurakuntayhtymässä tulevat olemaan käytännönläheisiä: Digitoinnilla varmistetaan dokumenttien säilyminen. Se vähentää analogisten aineistojen kulumista ja digitointi parantaa aineistojen saatavuutta, käytettävyyttä ja tiedonhakua. Digitointi tulee tuottamaan pitkällä aikavälillä säästöjä, sillä arkistotilaa vapautuu ja uusia arkistotiloja ei tarvitse rakentaa. Digitoidut fyysiset asiakirjat voidaan joko hävittää arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, tai ne voidaan arkistoida pienempään, edullisempaan ja toimitiloista irrallaan olevaan arkistotilaan, kun varsinaista fyysistä asiakirjaa ei tarvitse välttämättä tarkastella erikseen arkistossa. Digitoinnin myötä seurakuntayhtymän toimintaympäristö ja tietopalvelu tulevat tehostumaan, sillä digitoitu aineisto lisää tietoturvaa ja helpottaa aineistojen hallintaa ja hakua. Lisäksi digitointi lisää kestävää kehitystä, sillä fyysisten arkistotilojen tarve ja arkistoihin matkustaminen vähenee.

Digitoitujen aineistojen säilyvyys ja saavutettavuus paranee, kun työntekijälle, tutkijalle tai opiskelijalle keskusarkiston aineistot pystytään toimittamaan esimerkiksi tiedosto- tai linkkikorina. Lisäksi aineistojen luettavuudessa voidaan myös hyödyntää tekoälypohjaisia ratkaisuja (OCR), mikä lisää aineiston saavutettavuutta.

Digitointihankkeen kustannukset

Digitoinnin kustannukset muodostuvat työntekijäkustannuksista, laite- ja ohjelmistoinvestoinneista, välineistä, tilavuokrasta sekä ulkoisen digitoinnin kustannuksista.

Laiteinvestointeina on suunniteltu hankittavan yhteensä viisi laadukkaaseen digitointiin soveltuvaa laitetta. Näistä kolme on asiakirjojen läpisyöttöön soveltuvia asiakirjaskannereita, yksi tasoskanneri nidottujen asiakirjojen digitointiin ja yksi ns. mastoskanneri kuvauspöytineen vaikeasti käsiteltävien asiakirjojen, kuten kirkonkirjojen, digitointiin. Digitointiin liittyviä ohjelmistoja (metatietojen tallennus, validointi) on saatavilla maksuttomana, kuten esimerkiksi Kirkkohallituksen käyttämä CVS Validator 1.3. tai Kansallisarkiston johtaman DALAI-hankkeen myötä kehitetty Arkkiivi. Laadukkaan kuvankäsittelyohjelmiston hankinta, kuten ImageZebra, on sisällytettävä investointeihin. Näiden lisäksi on varauduttava erinäisten digitointiin liittyvien välineiden, kuten linssipyyhkeiden, harjojen, hanskojen sekä valojen hankintaan ja laitehuoltoihin.

Digitoinnille varattujen tilojen (n. 30-40m2) on löydyttävä Seurakuntien talolta. Tilojen on sovelluttava digitointiin eli tilan valaistusta on oltava mahdollisuus säätää ja tilan tulee olla pölytön. Lisäksi tulee huomioida digitoinnista lähtevä ääni. Tilojen kustannuksina tulee olemaan sisäinen vuokra.

Työntekijäkustannuksiin on laskettu kolmen määräaikaisen (1.1.2025-31.12.2028) digitoijan (kirkon tehtävänimikkeistö 0948) palkkaluokassa 501 sekä kahden vaihtuvan korkeakouluharjoittelijan ja/tai siviilipalvelusvelvollisen vuosikustannukset sivukuluineen. On myös mahdollista selvittää Helsingin seurakuntayhtymän toimimista Xamkin digitoija -koulutuksen harjoittelupaikkana. Digitoijan työtehtävien määräaikaisuuden perusteena on digitointiin liittyvien työtehtävien projektiluontoisuus. Palkkaluokka 501 on linjassa vastaavien tehtävien osalta KirVesTESin palkkaluokkataulukkoon ja on kilpailukykyinen KVTESin sekä valtion palkkausjärjestelmän kanssa.

Sisäisen digitoinnin lisäksi on tarkoitus digitoida kolmen vuoden 2025–2027 aikana n. 900 hyllymetriä fyysistä arkistoa (300 hm / vuosi) Sarastian puitesopimuksella.

Näiden kustannuslaskelmien perusteella voidaan arvioida digitoitavan vuosittain n. 800 hyllymetriä vuosina 2024–2028. Vuoden 2028 loppuun mennessä on digitoitu arviolta noin 2 500–3 000 hyllymetriä Helsingin seurakuntayhtymän analogista aineistoa.

Nyt haettava lisätalousarvioon 2024 liittyvä osuus on 36 600 euroa, joka kattaa kertainvestoinnit laitteineen ja ohjelmistoineen sekä mahdolliset työntekijäkustannukset yhdeltä kuukaudelta. Digitoinnin osalta tullaan esittämään lisätalousarviota vuodelle 2025 tammikuussa 2025 ja vuoden 2026 osalta digitoinnin kustannukset sisällytetään kyseisen vuoden investointisuunnitelmaan. Digitointihankkeen vuosikustannukset tulevat olemaan vuosina 2025-2027 noin 483 000 euroa/vuosi ja vuonna 2028 noin 183 000 euroa. Digitointihankkeen kokonaiskustannusarvio vuosina 2024-2028 on noin 1,7 milj. euroa (liite).

Aikataulu

Asia viedään yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi mikäli yhteinen kirkkoneuvosto tekee esityksen. Yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen jälkeen päätökset toimeenpannaan mahdollisimman pian.

Vaikutusten ja riskien arviointi

Edellä esitettyjen muutosten perusteella vuosikate kasvaa 34,7 prosenttia 26,1 milj. euroon. Investointimäärärahat kasvavat 7,3 prosenttia 38,1 milj. euroon.

Talousarvion mukaan rahavarat vähenevät 9,9 milj. euroa. Nyt esitettyjen muutosten vaikutus rahavarojen muutokseen on 2,8 milj. euroa positiivinen. Muutosten jälkeen rahavarat vähenevät 7,1 milj. euroa.

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander p. 040 563 9709, juha.silander@evl.fi