Kiinteistöjohtokunta
Protokoll 16.05.2024/Paragraf 48

Esittelijä Kiinteistöjohtaja Rasimus Osmo

Päätösehdotus

Kiinteistöjohtokunta esittää aloitteenaan yhteiselle kirkkoneuvostolle, että hallintosääntöä muutetaan seuraavilla tavoilla:
1) yhteisen kirkkoneuvoston siirto-oikeus: kiinteistöjohtokunnan tarkastettu pöytäkirja toimitettaisiin yhteiselle kirkkoneuvostolle samalla tavalla kuin viranhaltijapäätökset, jolloin päätösten toimeenpano nopeutuu
2) mikäli siirto-oikeuden suhteen siirrytään vips-käytäntöön, kiinteistöjohtokunta toivoo, että kaikki kiinteistöosaston hankinnat, eivät ainoastaan puite- ja yhteishankintasopimukset, siirretään kiinteistöjohtokunnan päätösvaltaan siltä osin kuin ne eivät kuulu johtavien viranhaltijoiden tai yhteisen kirkkovaltuuston päätösvaltaan
3) kiinteistöjohtokunnan pöytäkirjan otteen oikeaksi todistaminen: puheenjohtajan ja sihteerin tilalle vaihdetaan riittävän yleispätevä ilmaisu, esimerkiksi asianhallintasihteeri tai muu tehtävään osoitettu seurakuntayhtymän työntekijä.

Käsittely

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

 Kiinteistöjohtokunta 6.3.2024 § 22

Selostus

Vuoden 2024 alussa voimaan tullutta Helsingin seurakuntayhtymän hallintosääntöä ollaan muuttamassa ensi syksynä esiin tulleiden muutostarpeiden pohjalta. Sääntötyöryhmän valmisteluryhmä suhtautuu myönteisesti hallintosäännön täsmentämiseen, jotta käytäntö sujuu jouhevasti. Se on toivonut saavansa kaikki hallintosäännön muutoksia koskevat ehdotukset ennen kesää, jotta sääntömuutokset saadaan valmisteltua aikataulussa. Kiinteistöjohtokunnan osalta tämä tarkoittaa, että muutosehdotuksista on päätettävä viimeistään 3.6. kokouksessa.

Kiinteistöjohtokunta on uusi toimielin ja ensimmäisenä keväänä onkin ilmennyt joitakin kohtia, joissa hallintosäännön muutoksilla voitaisiin saada käytännöistä ja päätöksenteosta sujuvampaa ja selkeämpää. Siirto-oikeutta ja hankintoja koskevista sääntömuutoksista keskusteltiin johtokunnassa ensimmäisen kerran 6.3.2024. Tämän jälkeen on huomattu vielä pöytäkirjan otteisiin liittyvä epäkäytännöllisyys.

1. Ratkaisuvallan siirtäminen yhteiselle kirkkoneuvostolle

Tärkeimpänä muutostoiveena on ryhtyä noudattamaan samaa käytäntöä johtokunnan päätösten siirto-oikeuden harkinnassa kuin viranhaltijapäätöksissä (vips), mikä nopeuttaisi johtokunnan päätösten toimeenpanoa merkittävästi. Vips-käytäntö ja johtokuntien pöytäkirjoja koskeva käytäntö on kuvattu hallintosäännön luvussa 4 Kirkkoneuvosto 11§.

--Kirkkoneuvoston puheenjohtaja tai kirkkoneuvosto voi siirtää tehdyn viranhaltijapäätöksen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Ote päätösluettelosta toimitetaan kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ja varsinaisille jäsenille kalenteriviikon viimeisenä arkipäivänä. Kirkkoneuvoston puheenjohtaja voi ilmoittaa päätösluettelon toimittamista seuraavien kolmen arkipäivän aikana päätöksestään siirtää viranhaltijapäätös kirkkoneuvoston käsiteltäväksi sen seuraavaan kokoukseen. Kirkkoneuvoston varsinaiset jäsenet voivat ilmoittaa päätösluettelon toimittamista seuraavien kolmen arkipäivän aikana halustaan käsitellä viranhaltijapäätöksen mahdollista siirtämistä kirkkoneuvoston seuraavassa kokouksessa. Mikäli kirkkoneuvoston puheenjohtaja tai kirkkoneuvoston varsinainen jäsen ei anna edellä kuvattua ilmoitusta määräajassa, on viranhaltijapäätös täytäntöönpanokelpoinen eikä viranhaltijapäätöstä tuoda enää erikseen kirkkoneuvostolle tiedoksi.

Johtokuntien päätökset toimitetaan kirkkoneuvostolle tiedoksi liittämällä toimielimen pöytäkirja kirkkoneuvoston esityslistaan. Mahdollisesta ratkaisuvallan siirtämisestä on päätettävä siinä kokouksessa, jossa johtokunnan pöytäkirjaa käsitellään. Siirtämisestä tulee ilmoittaa johtokunnan sihteerille seuraavana arkipäivänä.

Jos pöytäkirjan osalta siirrytään vips-käytäntöön, yhteisen kirkkoneuvoston tulee päättää, haluaako se että johtokunnan pöytäkirja tuodaan siirto-oikeusprosessin lisäksi tiedoksi yhteisen kirkkoneuvoston seuraavaan kokoukseen. Tämä käytäntö mahdollistaisi paremmin kiinteistöjohtokunnan toiminnan seurannan ja parantaisi edellytyksiä keskustella kokouksen pöytäkirjassa mainituista asioista, jotka ovat usein yksittäisiä viranhaltijapäätöksiä laajempia kokonaisuuksia.

2. Hankintoja koskevat muutostoiveet

Mikäli kiinteistöjohtokunnan päätösten siirto-oikeusprosessissa siirrytään edellä kuvattuun vips-käytäntöön, johtokunnan toimivaltaa on mahdollista selkeyttää hankinnoissa. Nykyisessä hallintosäännössä (luku 5 Kiinteistöjohtokunta) kiinteistöosaston hankintoja on eroteltu hankintatyypin mukaan määräämällä puite- ja yhteishankintasopimukset kiinteistöjohtokunnalle ja jättämällä osa hankinnoista yhteiselle kirkkoneuvostolle:

6 § Johtokunnan päätösvalta
Johtokunta päättää seuraavat asiat:
1. hyväksyy kiinteistöosaston puitesopimukset, joiden arvo on alle miljoona
(1 000 000) euroa;
2. päättää kiinteistöosaston yhteishankintasopimuksiin sitoutumisesta;

Tämä poikkeaa hankintojen verottomaan arvoon perustuvasta päätösvallan jaosta johtaville viranhaltijoille, yhteiselle kirkkoneuvostolle ja yhteiselle kirkkovaltuustolle. Hallintosäännössä ei myöskään ole annettu kiinteistöosaston puitesopimuksille ja yhteishankintasopimuksille euromääräisiä ala- ja ylärajoja, joten näissä hankinnoissa johtokunnan toimivalta yltää johtavan viranhaltijan ja yhteisen kirkkovaltuuston päätösvallan alueelle. Olisi selkeämpää, että yhteinen kirkkoneuvosto siirtäisi päätösvaltansa kiinteistöosaston hankinnoista joko kokonaan kiinteistöjohtokunnalle tai pitäisi kaikki kiinteistöosaston hankinnat itsellään. Silloin päätösvallan jaottelu olisi yksiselitteisesti hankinnan arvoon perustuva:

• kiinteistöjohtaja päättää hankinnoista 250 000 euroon (Yhteinen kirkkoneuvosto 14.12.2023 § 362),
• kiinteistöjohtokunta (tai yhteinen kirkkoneuvosto) päättää kaikista yli 250 000 euron mutta alle miljoonan euron hankinnoista
• ja yhteinen kirkkovaltuusto päättää yli miljoonan euron hankinnoista.

On huomattava, että mikäli kiinteistöjohtokunnan päätöksissä ei siirrytä vips-käytäntöön, hankintoja ei ole perusteltua siirtää johtokunnalle, koska johtokunnan päätösten toimeenpano voi kestää kohtuuttoman kauan yhteisen kirkkoneuvoston kokousaikataulujen takia.

3. Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaminen

Pienin hallintosäännön muutostarve koskee kiinteistöjohtokunnan pöytäkirjanotteen oikeaksi todistamista. Hallintosäännön mukaan otteen oikeaksi todistavat puheenjohtaja ja sihteeri. Toisaalta Hallintosäännön luvun 14 kohdan 18 § mukaan

Toimielimen pöytäkirjanotteen allekirjoittaa pöytäkirjanpitäjä tai asianhallintasihteeri.

Toimielimen asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset todistaa oikeaksi pöytäkirjanpitäjä tai asianhallintasihteeri.

Käytännössä pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten otteet todistaa oikeaksi työntekijä, joka otteet tekee. Kiinteistöosastolla otteita tekevät eivät ole nimikkeiltään asianhallintasihteereitä eivätkä osallistu johtokunnan kokouksiin. Tähän kohtaan toivotaankin sääntötyöryhmältä riittävän hyvin kiinteistöosaston käytäntöön sopivaa määrittelyä, joka taipuisi myös mahdollisiin sijaisjärjestelyihin.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Ympäristövaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä ympäristövaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus, p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi