Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 13.06.2024/Paragraf 58

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige:
1) besluter köpa cateringtjänster till samfällighetens lägergårdar av Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab). Upphandlingsavtalet ingås för perioden 1.3.2025 -28.2. 2028 med option för perioderna 1.3.2028-28.2.2029 och1.3.2029-28.2.2030. Av-talets helhetsvärde inklusive optionsåren beräknas vara 3,9 mn € (moms 0 %).
2) ger direktören för gemensamt församlingsarbete fullmakt att ingå och underteck-na upphandlingsavtalen och besluta huruvida optionsmöjligheten ska utnyttja, ett år i sänder.
3) debiterar respektive lägergårds kostnadsställe för gemensamma församlingsarbetets kostnader. Församlingarna betalar sin andel enligt gällande pris per lägerdygn
4)granskar denna paragraf omgående.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Förvaltningsdirektör Silander Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige:

1) besluter köpa cateringtjänster till samfällighetens lägergårdar av Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab). Upphandlingsavtalet ingås för perioden 1.3.2025 -28.2. 2028 med option för perioderna 1.3.2028-28.2.2029 och1.3.2029-28.2.2030. Av-talets helhetsvärde inklusive optionsåren beräknas vara 3,9 mn € (moms 0 %).
2) ger direktören för gemensamt församlingsarbete fullmakt att ingå och underteck-na upphandlingsavtalen och besluta huruvida optionsmöjligheten ska utnyttja, ett år i sänder.
3) debiterar respektive lägergårds kostnadsställe för gemensamma församlingsarbetets kostnader. Församlingarna betalar sin andel enligt gällande pris per lägerdygn 
4) granskar denna paragraf omgående.

Behandling

Konstaterades att det på bordet utdelats en korrigerad bilaga nr 20 "tarjouspyyntö".

Diakonichef Asta Turtiainen redogjorde för ärendet.

Under diskussionen gjordes 14 inlägg.

Under diskussionen gjorde Mervi Assmann med stöd av  Marianne Heikkilä, Liisa-Maria Voipio-Pulkki, Johanna Harjunpää och Jan-Anders Salenius följande klämförslag:

"I begäran om anbud ska bland miljöaspekterna beaktas att andelen god och mång-sidig vegetarisk mat ska ökas. Direktören för församlingstjänster ska förhandla med den valda producenten om högklassiga och välsmakande vegetariska rätter. Avsik-ten är att i enlighet med Minna Havunens motion (12.9.2019) som behandlades i kyrkofullmäktige (GKF 10.09.2020, §43), öka andelen vegetarisa alternativ på läger-gårdarnas meny. länk: https://hsrky-fi.oncloudos.com/kokous/2020292040-8.PDF

Klämmen godkändes enhälligt.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremån för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod Hankinnan

Upphandlingen gäller köksservicen vid samfällighetens lägergårdar under tiden 1.3. 2025 - 28.2.2028. I upphandlingen ingår två optionsår: 1.3.2028-28.2.2029 och 1.3. 2029 - 28.2.2030. Beslut om utnyttjande av optionerna ska fattas för 1 år i sänder.

Upphandlingsenheten, Helsingfors samfällighet representeras av gemensamma för-samlingsarbetet som ansvarar för upphandlingen av cateringtjänster till samfällighe-tens lägergårdar (Korpirauha, Lohiranta, Porkala och Lekholmen). Genom att kon-kurrensutsätta upphandlingen eftersträvas ekonomisk fördel för samfälligheten. Den centraliserade upphandlingen görs för att nivån på cateringtjänsterna ska vara den samma i samtliga lägergårdar.  

Upphandlingen görs på basis av den öppna konkurrensutsättning som i april 2024 gjordes på EU-nivå. Till serviceproducent väljs den anbudsgivare som fått flest pris- och kvalitetspoäng. Värdet på upphandlingen inklusive optionsåren uppskattas till 3,9 mn € (moms 0 %). Utgångspunkten vid beräknandet av upphandlingens värde per annum är antagandet att de interna lägren utgör ca 24 000 boendedygn (ca 700 000 €) medan de externa lägren, dvs externa kunder,  står för ca 2 000 boende-dygn (ca 90 000 €). De externa kundernas måltidskostnader återförs till samfällighe-ten. Omfattningen är en uppskattning och samfälligheten förbinder sig inte till någon viss minimimäng vid upphandlingen.

Barnkonsekvenserna har beaktats, eftersom lägergårdarna främst används för läger vars deltagare är minderåriga. Upphandlingen främjar samfällighetens strategiska mål och beaktar särskilt ungdomarnas behov i fråga om lägergårdarnas matserve-ring.

I konkurrensutsättningens kriterier beaktas både ekologiska och sociala faktorer. Den ekonomiska hållbarheten främjas genom kostnadseffektiv, centraliserad upp-handling. Marknadsdialogen som föregått upphandlingen ger vid handen att bästa tänkbara resultat uppnås med konkurrensutsättning och genom att centralisera upp-handlingen för samtliga lägergårdar till en och samma anbudsgivare. Att behandla lägergårdarna var för sig hade sannolikt lett till att inga anbud getts för vissa läger-gårdar.

Tjänsteproducenten ska med ensamrätt erbjuda fullständiga cateringtjänster till samtliga lägergårdar som Helsingfors kyrkliga samfällighet äger. Detta innebär hel-pension för interna och externa lägerdeltagare samt beställning av eventuella extra måltider.

2. Upphandlingsförfarande

På upphandlingen tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/ 2016, upphandlingslagen).

Upphandlingen faller under bilaga E (Social- och övriga särskilda tjänster). Anbuds-begäran publicerades den 15.3.2024 i Hilma (kanal för offentlig upphandling) och TED (kanal för EU-upphandlingar). Anbudsgivarna hade möjlighet att ställa frågor gällande anbudsförfarandet. Deadline för inlämnande av frågor var den 22.3.2024. Inga frågor ställdes inomujtsatt tid.

3. Erhållna anbud

Deadline för inlämnande av anbud var den 4.4.2024. Inom utsatt tid gavs ett anbud:  

Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab), 1055839-0

4. Bedömning av anbudsgivarens lämplighet

Anbudsgivaren försäkrade att företaget uppfyller de i anbudsbegäran ställda kraven. Den valda  producentens lämplighet kontrolleras innan avtalet undertecknas.

Anbudsgivaren har verkat i samfällighetens lägergårdar sedan 2021 och har genom sin verksamhet visat sig vara en god och pålitlig samarbetspartner.

5. Utvärdering av huruvida anbudet motsvarar begäran om anbud

Anbudet motsvarar de uppställda villkoren.

6. Jämförelse av anbuden

Enligt anbudsbegäran ska det totalekoonomiskt fördelaktigaste anbudet väljas. I det-ta fall gjordes jämförelsen på basis av förhållandet mellan pris och kvalitet.

Strävan har varit att i upphandlingskriterierna beakta alla faktorer som hänför sig till lägermåltiderna  med särskild hänsyn till att maten sak vara mångsidig, välsmakan-de, tillräcklig och ansvarsfullt producerad. Samma villkor gäller specialdieterna.

I upphandlingen har man beaktat tidigare respons gällande lägergårdarnas kosthåll och församlingarnas önskemål beträffande kosthållet. Kökspersonalen förväntas ha en oklanderlig bakgrund och förmåga att arbeta bland barn och ungdomar (L om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn). 

Miljöaspekterna har beaktats i större omfattning än tidigare. Bland annat förutsätts att kökspersonalen vet  hur man sparar energi och gör miljövänliga val vid matbe-redningen. Dessutom ska man minska matsvinnet och satsa på återvinning. An-budsgivarna förutsätts använda engångskärl endast då det är absolut oundvikligt.  Städ- och rengöringsmedlen som används i köket ska vara miljövänliga. Under veckolägren ska alla deltagare servras tre vegetariska måltider. Dagar med enbart vegetarisk kost krävs inte, eftersom detta enligt responsen vi fått väcker motstånd och inte upp-skattas.  

Enligt begäran om anbud är minimikravet att 10 % av råvarorna som används i mat-beredningen ska vara ansvarsfullt producerade. Som ansvarsfullt producerat räknas t ex ekoprodukter, rättvis handel -produkter, hjärtmärkta proukdet, MSC och UTZ samt typiska närproducerade säsongsprodukter.

Det sociala ansvaret beaktas genom att minimikravet är att bl a slå vakt om perso-nalens välbefinnande. Anbudsgivaren kan få tilläggspoäng om hen t ex anställer svårsysselsatta personer. Vid slutet av respektive sommar ska anbudsgivaren ge en rapport om de sociala ansvarsåtgärder som förverkligats. Med tanke på lägergårdar-nas besvärliga placering kan möjligheterna till arbetsprövning också erbjudas på ett annat ställe än en lägergård. Det räcker alltså att anbudsgivaren uppfyller sitt socia-la ansvar på någon av sina arbetsplatser.

I anbudsbegäran krävdes två separata pris, dvs pris för samfällighetens egna läger och ett separat pris för externa kunders läger. Prisen används som jämförelsepris i konkurrensutsättningen. De externa gruppernas menyer avviker något från de me-nyer som erbjuds samfällighetens interna grupper.

Kvalitetspoäng ges om användningen av ansvarsfullt producerade råvaror och so-cialt ansvar överstiger den fastställda miniminivån. Endast ett anbud gavs och föl-jaktligen kan ingen anbudsjämförelse göras.

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

Föreslås att avtal ingås med följande anbudsgivare:

Delicatessen Ravintolat (Oy Shaba Ab), 1055839-0

Upphandlingsbeslutet träder i kraft efter att avtalet undertecknats.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning

Tilläggsuppgifter

Direktören för gemensamt församlingsarbete Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi
 

Distribution

Anbudsgivarna