Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 25.04.2024/Paragraf 39

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige:
1) med tidsbundna kontrakt upphandlar kompletterande lägergårdsveckor under åren 2025-2026. Upphandlingsavtal ingås med följande producenter: Karhunmä-kisäätiö, Hotelli Nuuksio, Hotelli Rantakatti, Kiipulasäätiö sr, Kirkkopalvelut Step Pieksämäki, Kirkkopalvelut ry Step Ruokolahti (Jaakkima), Linnasmäki Oy, Lylyn Kapusta (Koivupuisto), Nuorisokeskus Metsäkartano, Polku Nuuksio resort Hotelli Oy, Savonlinnan kansanopisto och Tuusjärven lintukoto. Upphandlingsvärdet beräknas på årsbasis uppgå till ca 780 000 € (moms 0 %). I upphandlingen ingår option för åren 2027 och 2028. Inklusive optionsåren beräknas upphandlingsvärdet vara 3,1 mn € (moms 0 %),
2) ger direktören för gemensamt församlingsarbete fullmakt att ingå och under-teckna upphandlingsavtalen samt att besluta om utnyttjandet av optionsåren,
3) debiterar kostnadsställe 3931050004 (stöd till lägerverksamhet) för gemen-samma församlingsarbetets andel av kostnaderna för lägerverksamheten. Församlingarna betalar sin andel av kostnaderna enligt gällande dygnstariff.

Behandling

Under behandlingen gjordes två inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod

Vid upphandlingen företräds samfälligheten av av det gemensamma församlingsar-betet, som sköter upphandlingen av externa lägergårdstjänster med beaktande av församlingarnas intressen. 

Upphandlingen gäller skriftskollägerfaciliteter under 2025-2026 och kompletterar de läger som hålls i samfällighetens lägergårdar. I upphandlingen ingår option för år 2027 och 2028. Beslut om utnyttjande av optionen tas för 1 år i sänder.

Samfälligheten äger 4 lägergårdar, som kan användas för församlingarnas skrift-skolor. Samfällighetens kapacitet täcker ändå inte behovet och därför måste ytter-ligare kapacitet upphandlas externt.

Upphandlingen görs på basis av ett EU-anbudsförfarande, som öppnades i början av 2024. Till tjänsteleverantörer väljs de anbudsgivare som fått flest poäng i fråga om pris och kvalitet.

Med det  gemensamtma upphandlingsförfarande eftersträvar samfälligheten ekono-misk nytta och samtidigt koncentreras upphandlingen så att också de externt upp-handlade lägergårdsveckorna har en jämn kvalitet.

Eftersom lägerveckorna riktar sig till minderåriga har upphandlingens barnkonsek-venser beaktats. Upphandlingen gagnar målen i strategin för kyrkan i Helsingfors. Kriterierna beaktar funktionella, ekologiska och sociala faktorer. Kostnadseffektiv upphandling främjar hållbar ekonomi. Därför får inte logikostnaderna inte överstiga 60 €/dygn och person (moms 0%). Trots kostnadstaket kan man notera en markant ökning i dygnspriset jämfört med tidigare år.

Helhetskostnaden för upphandlingen och optionsåren är uppskattningsvis 3,1 mn € (moms 0 %). Upphandlingen omfattar drygt 50 % av helsingforsförsamlingarnas skriftskolläger, dvs 50-55 läger och logi för 14 000 dygn/år.

För varje läger under sommaren behövs extern kapacitet för 5-8 läger. Skriftskol-lägren har i snitt 40 deltagare och pågår i 7 dygn, vanligtvis från måndag till mån-dag. Upphandlingen görs för 9 veckor (vecka 23-31). De externa lägergårdarna ska reservera samma veckor för ändamålet under hela avtalsperioden. inklusive optionsåren.

Upphandlingen gäller inte skriftskolor med speciell inriktning, t ex idrott eller vand-ring och inte heller sådana skriftskolor som ordnas utomlands. Serviceproducenter-na kan om deras kapacitet räcker till ge parallellanbud för andra läger i samma objekt och under samma tid.

Lägergårdarna ska erbjuda logi och helpension, klassrum, möjlighet att bada bastu samt trygg och trivsam miljö. Vid behov ska lokalerna kunna omdisponeras så att de lämpar sig för lägeraktiviteter, t ex andakter. Konfirmanderna ska ha möjlighet att agera fritt utan att störas av annan verksamhet som ordnas i lägergården. Av-ståndet via landsväg från Helsingfors centralstation (Brunnsgatan 1) till lägergården får inte överstiga 550 km. Avståndsbegränsningen görs för att sänka transportkost-naderna och inverkan på miljön. Utöver kostnaderna måste man beakta diverse kvalitetsaspekter, t ex tillgången på grupparbetsrum, avståndet till badstranden, eventuella uteområden och möjligheterna för konfirmanderna att få verka i fred på området. Beaktandet av miljöfaktorerna och socialt ansvar är av central betydelse vid upphandlingen.  

2. Upphandlingsförfarande

Vid upphandlingen tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, upphandlingslagen).

På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i upphandlingslagens bilaga E (social- och hälsovårdstjänst eller annan särskild tjänst). Anbudsbegäran publicerades den 17.1.2024 på Hilma (kanal för meddelande om offentlig upphandling) samt TED (ka-nal för EU-upphandlingar). Anbudsgivarna fick ställa frågor gällande konkurrensut-sättningen. Deadline för frågorna var den 7.2.2024. 4 frågor ställdes inom utsatt tid och besvarades senast den 8.2.2024.

 
3. Erhållna anbud

16 anbud gavs inom utsatt tid, 16.2.2024;

Hotelli Nuuksio (FI07415276)

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (FI22784811)

Wanha Karhunmäki, Karhunmäki-säätiö (FI17734641)

Kiipulasäätiö sr (FI01475200)

Kirkkopalvelut ry, STEP-koulutus Ruokolahti (FI02152817)

Kirkkopalvelut ry/Yhteiset palvelut, Step-koulutus Pieksämäen kampus (FI02152817)

Kirkkopalvelut ry/Yhteiset palvelut, Step-koulutus Lapuan kampus (FI02152817)

Linnasmäki Oy (FI09644187)

Lylyn Kapusta (FI15036620)

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610)

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647)

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890)

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731)

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080)

Två anbudsgivare (Karhunmäki och Valkeala) gav parallella anbud.
 

4. Utvärdering av anbudsgivarnas lämplighet

Samtliga anbudsgivare meddelade att de uppfyller lämplighetskraven som ställts i anbudsbegäran. Överensstämmelsen granskas för varje anbudsgivare senast inför undertecknandet av avtalet.  

5. Evaluering av anbudens överensstämmelse med kraven i anbudsbegäran

Alla anbud överensstämmer med kraven som ställts.
 

6. Anbudsjämförelse

Anbudsgivarna var medvetna om att det helhetsekonomiskt fördelaktigaste anbudet väljs. Fördelaktigheten fastställs genom att jämföra förhållandet mellan pris och kva-litet.  

I upphandlingskriterierna beaktas allt som påverkar lägret och lägergårdens trevnad. Lägerpaketet ska utöver logi också omfatta näringsrik helpension, bastu, klass- och grupprum samt städning. Beträffande lokaliteterna framhölls vikten av att kunna ge-nomföra lägret som en självständig grupp. Under hela lägret ska det finnas tillgång till ett utrymme som lämpar sig för andakter. Maten ska uppfylla de finländska nä-ringsrekommendationerna, vara mångsidig, närande och beakta eventuella special-dieter. Maten får inte ta slut. Lägergården ska vara trygg, ren och prydlig, inneluften ska vara ren. Eftersom det är svårt att fastställa inneluftproblem används responsen från lägerdeltagarna och -ledarna som "mätare". Lägergården ska också vara rus-medelsfri. Beställaren har rätt att vid behov granska lokalerna.

Vid upphandlingen beaktas miljöaspekterna i större utsträckning än tidigare. Minimi-kravet är att personalen är förtrogen med energisparåtgärder och miljövänliga alter-nativ vid tillredningen av maten. Serviceproducenten ska ge anvisningar om energi-sparrutiner, återvinning och hur man minskar matsvinnet. Enligt anbudsbegäran ska anbudsgivarna ge en separat utredning av hur kraven som ställts uppfylls. Minst 10 % av maten som serveras ska tillverkas av  ekologiska produkter, lokala råvaror eller Rättvis handel -produkter. Tilläggspoäng ges för överstigande mängd.  

Kvalitetspoäng gavs bl a för maskinell ventilation i lokalerna, lägergårdens läge (ju närmare Helsingfors desto fler poäng), kiosk, badplats eller bollplaner.

Enligt begäran om anbud får priset per lägerdygn inte överstiga 60 €/person (moms 0 %). Anbud som överstiger detta förkastas.  

Det lägsta anbudet för respektive delområde gavs 60 prispoäng och övriga anbud rangordnades schablonmässigt. Anbudet som fått flest kvalitetspoäng gavs 40 poäng, övriga anbud rangordnades enligt följande schablon:  

· Maximipoäng för priset: 60,00. Prispoäng beräknas enligt följande formel: (lägsta angivna pris/anbudspris) * maximiprispoäng

· Maximipoäng för kvaliteten: 40,00. Kvalitetspoäng beräknas enligt följande formel: (anbudsvärde/högsta angivna värde)* maximikvalitetspoäng.

De anbudsgivare som fått flest poäng sammanlagt väljs för respektive lägerperiod (5-8 anbudsgivare/period). Begreppet period avser ifrågavarande lägerveckor.

För vecka 23 och 24 behövs 8 lägergårdar. Endast 6 anbud gavs/vecka. Således fördelas 4 lägerveckor/sommar på de lägerperioder för vilka fler anbud getts. Valet gjordes på basis av hur populära de ifrågavarande veckorna varit år 2023 och 2024. Samtidigt kunde lägren fördelas jämnare över sommarmånaderna.  

Bilaga: Jämförelse av lägergårdarna.

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

Föreslås att avtal ingås med följande anbudsgivare som vunnit konkurrensut-sättningen för de ifrågavarande veckorna:

De godkända anbuden gäller följande lägergårdar:

Vecka 23: 6 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 81,88752 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 80 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 76 poäng

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 76 poäng

Kirkkopalvelut ry, STEP-koulutus Ruokolahti (FI02152817), 74 poäng

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 73,89831 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

- inga andra anbud

Vecka 24: 6 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 77,6696 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

- inga andra anbud.

Vecka 25: 10 anbud, de 5 anbud som fått flest poäng väljs:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 74,45455 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 72 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 71,68966 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 68,68966 poäng

Vecka 26: 8 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 poäng

Linnasmäki Oy (FI0964418-7), 72 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Savonlinnan kansanopisto (FI01945890), 69,83051 poäng

Vecka 27: 11 anbud, de 5 anbud som fått flest poäng väljs:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 poäng

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 poäng,

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 76,8792 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 68,68966 poäng

Vecka 28: 11 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 poäng

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Kiipulasäätiö sr (FI01475200), 72 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080), 70 poäng

Vecka 29: 11 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 79,78824 poäng

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 78,59392 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Karhunmäki-säätiö (17734641), 77 poäng

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 76,8793 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 76 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 74,45455 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 74,36722 poäng

Kiipulasäätiö sr (FI01475200), 72 poäng

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 71,4717 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 70 poäng

Vecka 30: 10 anbud, de 6 anbud som fått flest poäng väljs:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 81 poäng

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 79,678 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 77,010 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Pieksämäen kampus (02152817), 75,55636 poäng

Lylyn Kapusta (FI15036620), 75,46724 poäng

Kiipulasäätiö sr (0147520-0), 73,010 poäng

Anbudsgivare som inte valts:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 72,61509 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080),

71,010 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080),

71,010 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Ruokolahden kampus (02152817), 71,010 poäng

Vecka 31: 9 anbud, de 5 anbud som fått flest poäng väljs:

Hotelli Rantakatti tmi Jani Kero (2278481-1), 81 poäng pistettä

Tuusjärven Lintukoto Oy (FI26777731), 79,678 poäng

Hotelli Nuuksio (FI07415276), 77,94865 poäng

Polku Nuuksio resort hotel Oy (FI32290647), 77,010 poäng

Kiipulasäätiö sr (0147520-0), 73,010 poäng

Tarjouksen leiriviikolle jättäneet ei valitut:

Nuorisokeskus Metsäkartano (FI05551610), 72,61509 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080),

71,010 poäng

Valkealan Kristillisen Kansanopiston Kannatusyhdistys r.y. (FI01634080),

71,010 poäng

Kirkkopalvelut ry/Step-koulutus Lapuan kampus (02152817), 69,73448 poäng

Upphandlingsavtal med anbudsgivarna som vunnit konkurrensutsättningen för de ifrågavarande lägerveckorna uppstår då de skriftliga avtalen undertecknas.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Direktören för gemensamt församlingsarbete Stefan Forsén, tfn. 050 3803 945, stefan.forsen@evl.fi

Distribution

Anbudsgivarna

Anna Järvi-Oshaug, anna.jarvi-oshaug@evl.fi

Stefan Forsén, stefan.forsen@evl.fi

Marko Mattila, marko.mattila@evl.fi