Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 07.03.2024/Paragraf 29

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige:
1)beslutar att Helsingfors samfällighets telekommunikationstjänster under perioden 2024-2028 köps av Elisa Abp på basis av bolagets telekomtjänsteanbud 3403698. Upphandlingens sammanlagda värde inklusive moms 24 % beräknas under de fyra åren uppgå till 1 590 290  €
2)ger kyrkorådet fullmakt att vid behov besluta om utnyttjande av optionerna som ingår i anbudet
3)ger förvaltningsdirektören fullmakt att underteckna det på anbudet baserade  upphandlingsavtalet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige:

1)      beslutar att Helsingfors samfällighets telekommunikationstjänster under perioden 2024-2028 köps av Elisa Abp på basis av bolagets telekomtjänsteanbud 3403698. Upphandlingens sammanlagda värde inklusive moms 24 % beräknas under de fyra åren uppgå till 1 590 290  €

2)      ger kyrkorådet fullmakt att vid behov besluta om utnyttjande av optionerna som ingår i anbudet

3)      ger förvaltningsdirektören fullmakt att underteckna det på anbudet baserade  upphandlingsavtalet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod

Föremål för upphandlingen är Esbo kyrkliga samfällighets och Helsingfors kyrkliga samfällighets telekommunikationstjänster och tjänster som stöder telekommunika-tionen. Esbo samfällighet sköter på avtalsbasis också Grankulla kyrkliga samfällig-hets telekommunikationstjänster, således ingår också Grankulla samfällighets tjäns-ter i upphandlingen. Därtill omfattar konkurrensutsättningen funktioner och tjänster som organisationerna som deltar i upphandlingssamarbetet anser sig behöva i fram-tiden. Tjänster som stöder telekommunikationen:

• WAN-tjänster
• närnätstjänster
• datasäkerhet och internet
• tjänster som stöder datakommunikationen
• optioner
• förvaltningstjänster, bla Service desk-tjänster
• sakkunnigtjänster
• ibruktagning, tjänster under avtalsperioden och frigörande

Föremålet för upphandlingen beskrivs närmare i upphandlingsdokumenten (begäran om anbud, diarienr 485368).

Telekommunikationsnätverken i Helsingfors och Esbo församlingar har en nästan identisk infrastruktur. Genom att gemensamt konkurrensutsätta upphandlingen kan man således uppnå volymfördelar och andra kostnadsinbesparingar

Samfälligheterna fattar själv sina upphandlingsbeslut och ingår egna avtal med den leverantör som väljs.

Upphandlingsperioden omfattar 48 månader varefter avtalet kan förlängas med ytterligare 48 månader. Beslut om utnyttjande av denna och övriga optioner ska fattas separat.

2. Upphandlingsförfarandet

Detta är ett ramavtal som inte kräver ytterligare konkurrensutsättning.

Upphandlingen gäller för viss tid, dvs 48 månader som genom utnyttjande av options-rätten kan förlängas med 48 månader.

Upphandlingen sker som öppen EU-upphandling.

Begäran om anbud publicerades den 15.12.2023. Deadline för eventuella frågor var den 5.1.2024 kl 12.00. Inom utsatt tid ställdes 45 frågor eller kommentarer som den 8.1.2024 besvarades på webbplatsen tarjouspalvelu.fi. Samtidigt förlängdes på anbudsgivarnas begäran tiden för givande av anbud från 19.1.2024 kl 14.00 till den 25.1.2024 kl 14.00.

3. Inkomna anbud

Deadline för givande av anbud var den 25.1.2024 kl 14.00. Två anbud gavs inom utsatt tid:

• Elisa Abp 0116510-6
• Telia Finland Abp 1475607-9

4. Utvärdering av anbudsgivarnas lämplighet

Anbudsgivarna uppfyller de ställda lämplighetskraven. Ingen anbudsgivare uteslöts.

5. Bedömning av huruvida anbuden motsvarar begäran om anbud

Anbuden överensstämmer med anbudsbegäran, beaktar de formella krav som ställ-des i anbudsbegäran och de korrigerade upphandlingsdokumenten som gavs i sam-band med svaren på frågorna. Anbudsgivarna förbinder sig till alla krav som ställts i anbudsbegäran och har svarat "ja" på samtliga frågor i bilaga 8.

I bägge anbuden var kvalitetspoängsättningen oklar i fråga om Bilaga 2 Q2 och prisen som angetts i bilaga 7. Därför skickades en fråga till anbudsgivarna för att klarlägga vilket alternativ som gäller (kvalitetspoäng eller priset som överstiger 0 € då priset för verk-samhetsställets hastighet beräknas). Deadline för svar på frågan var den 29.1. 2024 kl 12.00. Anbudsgivarna besvarade båda frågan inom fataljetiden och förbinder sig till den kvalitetspoängsättning de angett. På detta sätt kunde anbuds-givarnas kvalitetspoängsättning säkerställas.

6. Jämförelse av anbuden

Som urvalskriterium användes anbudens helhetsekonomiska betydelse: lägsta priset gav 80 poäng och anbudsgivaren kunde få 20 poäng på basis av kvaliteten. Poängen för pris och kvalitet adderades. För de övriga anbudens del beräknade poängen  som följer: (lägsta värde/erbjudet värde) * maximipoäng (80).

Referenspriset beräknades genom att addera Helsingfors och Esbo samfälligheters beräknade upphandlingskvantitet och kostnaderna under fyra år på basis av de er-bjudna enhetsprisen. Elisas referenspris var 1 886 387,00 € och Telias n tarjous 2 766 835,00 € (moms 0 %). Elisas anbud fick alltså 80,00 poäng i prisjämförelsen medan Telias anbud fick 54,54281 poäng.

Elisas anbud fick 16,00 kvalitetspoäng och Telias anbud 20,00 kvalitetspoäng.

Elisas poäng är alltså 80,00+16,00=96,00 poäng och Telias 54,54+20,00=74,54 poäng. Följaktligen är Elisas anbud det totalekonomiskt fördelaktigaste och vinner anbudsjämförelsen. 

Jämförelse av anbuden:

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

Upphandlingen görs enligt begäran om anbud med den den anbudsgivare som fått flest poäng i jämförelsen av pris och kvalitet. Flest pris- och kvalitetspoäng fick Elisa Abp. På basis av anbudsjämförelsen görs upphandlingen hos Elisa Abp.

Då upphandlingsbeslutet vunnit laga kraft ingås ett skriftligt upphandlingsavtal. Upp-handlingsbeslutet kan göras och tidigast verkställas då 14 dagar gått räknat från det anbudsgivaren fått eller anses ha fått upphandlingsbeslutet och anvisning om ansö-kan för kännedom. Upphandlingsavtalet uppstår först sedan det skriftliga avtalet un-dertecknats.

Upphandlingsbeslutet meddelas då Helsingfors och Esbo samfälligheter fattat sina upphandlingsbeslut så att bägge parters besvärstid om 14 dagar löper samtidigt.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedöming.

Tilläggsuppgifter

IT-chef Antti Hakkarainen, antti.hakkarainen@evl.fi, (09) 2340 2271

Distribution

Anbudsgivarna