Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 365

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää:

1) hyväksyä liitteenä olevan uuden arkistosäännön, joka korvaa yhteisen kirkkoneuvoston 25.11.2010 hyväksymän arkistosäännön.

2) , että uusi arkistosääntö astuu voimaan 1.1.2024.

Käsittely

Käsittelyn aikana käytettiin yksi puheenvuoro.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Taustaa

Uusi kirkkolainsäädäntö on astunut voimaan 1.7.2023. Seurakuntatalouksilla on kuuden kuukauden siirtymäaika saattaa omat sääntönsä vastaamaan uutta kirkkolainsäädäntöä. Kirkkolainsäädännön uudistus edellyttää myös arkistosäännön päivittämistä.

Arkistosääntö on edellisen kerran uudistettu vuonna 2010.

Evankelis-luterilaisten seurakuntien ja seurakuntayhtymien arkistoista säädetään uudessa kirkkolaissa (652/2023) ja kirkkojärjestyksessä (657/2023) ja siihen sovelletaan arkistolakia (831/1994). Muita asiakirjojen käsittelyyn vaikuttavia lakeja ja säädöksiä ovat muun muassa tiedonhallintalaki (906/2019), hallintolaki (434/2003), laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (13 §), laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009) sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003).

Arkistosäännössä määritellään Helsingin seurakuntayhtymän asiakirjahallinnon toimintatavat. Helsingin seurakuntayhtymässä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluvat asiakirjojen kirjaaminen ja muu rekisteröinti, järjestäminen, kuvailu, säilyttäminen, tietopalvelu, seulonta ja hävittäminen. Tehtävät kattavat asiakirjan koko elinkaaren sen laatimisesta tai vastaanottamisesta säilyttämiseen, hävittämiseen ja arkistointiin.

Merkittävimmät muutokset

Arkistosäännössä on huomioitu lainsäädännön muutokset ja muut välttämättömät muutokset. Arkistosääntö tulee uuteen käsittelyyn arkistolain uudistamisen yhteydessä todennäköisesti vuoden 2024 aikana, jolloin tehdään myös arkistosäännön rakenteeseen liittyen tarkempi tarkastelu.

Kirkkolaissa säädetään nyt ensimmäisen kerran siitä, että kirkon arkistotoimeen sovelletaan arkistolakia. Kirkon viranomaisten asianhallinnan hoitamiseen vaikuttaa myös tiedonhallintalaki, jota sovelletaan kirkkolaissa määriteltyjen pykälien osalta 1.7.2023 alkaen.

Jatkossa seurakuntien, seurakuntayhtymien ja muiden kirkon viranomaisten on noudatettava arkistolain aineellisia säännöksiä, jotka muun muassa velvoittavat hoitamaan arkistotointa tietyllä tavalla, määrittävät arkistotoimen tehtäviä ja velvoittavat suunnittelemaan ja järjestämään arkistotoimen hoidon säännösten mukaisesti.

Kirkkoa ja sen viranomaisia eivät sen sijaan koske arkistolain säännökset, joissa arkistotoimeen liittyvää toimivaltaa on säädetty arkistolaitokselle, nykyiselle Kansallisarkistolle. Tämäntyyppisiä menettelysäännöksiä ei jatkossakaan sovelleta kirkon viranomaisten arkistotoimessa. Kansallisarkisto ei siten esimerkiksi anna kirkkoa velvoittavia määräyksiä eikä tarkasta seurakuntien arkistotointa.

Kirkkojärjestys sisältää määritelmän arkistonmuodostajista. Seurakuntayhtymä ja siihen kuuluvat seurakunnat ovat yksi arkistonmuodostaja (KJ 10:10). Tämän vuoksi seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien arkistotoimi on säädetty seurakuntayhtymän tehtäväksi (KL 3:15). Siten niillä on myös yksi yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma. Vastuu arkistotoimesta kuuluu seurakuntayhtymässä yhteiselle kirkkoneuvostolle. Vuoden 2010 arkistosäännön mukaan kukin yhtymään kuuluva seurakunta on erikseen arkistonmuodostaja.

Arkistosäännön valmistelu

Luonnos uudeksi arkistosäännöksi on valmisteltu hallinto-osaston rekisteripalvelut-yksikössä ja asianhallintayksikössä. Sääntötyöryhmän valmisteluryhmä on käsitellyt arkistosäännön kokouksessaan 8.11.2023. Seurakuntayhtymän sääntötyöryhmä hyväksyi lopullisen luonnoksen esitettäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle kokouksessaan 20.11.2023.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Hallintojohtaja Juha Silander, juha.silander@evl.fi
Rekisteripäällikkö Emilia Launonen, emilia.launonen@evl.fi