Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 101

Beslutsförslag

Gemensamma kyrkofullmäktige i Helsingfors besluter att
1. avtal om tryckning av Kirkko ja kaupunki ingås med Sanoma Media Finland Oy för perioden 2024-2025. Andra anbud gavs inte. Värdet på upphandlingen är ca 771 910 € (moms 0 %). Priset beräknat enligt tidningens utgivningsschema för nästa år. I anbudet ingår 2026 och 2027 som optionsår. Beslut om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren ska fattas separat
2.chefredaktören ges fullmakt att godkänna och underteckna avtalet
3.beslutet justeras vid mötet.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Direktionen för Kirkko ja kaupunki föreslår för kyrkorådet och kyrkofullmäktige i Helsingfors att

1. avtal om tryckning av Kirkko ja kaupunki ingås med Sanoma Media Finland Oy för perioden 2024-2025. Andra anbud gavs inte. Värdet på upphandlingen är ca 771 910 € (moms 0 %). Priset beräknat enligt tidningens utgivningsschema för nästa år. I anbudet ingår 2026 och 2027 som optionsår. Beslut om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren ska fattas separat
2. chefredaktören ges fullmakt att godkänna och underteckna avtalet
3. direktionen justerar denna paragraf omedelbart.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande

 Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Direktionen för Kirkko ja kaupunki föreslår för kyrkorådet och kyrkofullmäktige i Helsingfors att

1. avtal om tryckning av Kirkko ja kaupunki ingås med Sanoma Media Finland Oy för perioden 2024-2025. Andra anbud gavs inte. Värdet på upphandlingen är ca 771 910 € (moms 0 %). Priset beräknat enligt tidningens utgivningsschema för nästa år. I anbudet ingår 2026 och 2027 som optionsår. Beslut om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren ska fattas separat
2. chefredaktören ges fullmakt att godkänna och underteckna avtalet
3. direktionen justerar omgående denna paragraf.

Behandling

 Under behandlingen gjordes nio inlägg.

Beslut

Direktionen för Kirkko ja kaupunki beslöt föreslå för kyrkorådet och kyrkofullmäktige i Helsingfors att

1.avtal om tryckning av Kirkko ja kaupunki ingås med Sanoma Media Finland Oy för perioden 2024-2025. Andra anbud gavs inte. Värdet på upphandlingen är ca 771 910 € (moms 0 %). Priset beräknat enligt tidningens utgivningsschema för nästa år. I anbudet ingår 2026 och 2027 som optionsår. Beslut om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren ska fattas separat

2. chefredaktören ges fullmakt att godkänna och underteckna avtalet
3. beslutet lästes upp och justerades vid mötet.

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod

Nuvarande tryckeriavtal för Kirkko ja kaupunki löper ut vid årsskiftet. Därför inleddes den 14.9 ett öppet anbudsförfarande inom Europeiska unionen efter mediere-daktionens direktionsmöte den 13.9.2023. Anbud begärdes för tryckningen av Kirkko ja kaupunki under perioden 2024-2025 samt för optionsåren 2026-2027. Avtalet är ett ramavtal. Beslut om utnyttjande av optionsåren fattas senare. Värdet på upphandlingen är 771 910 € per år (moms 0%).

2. Upphandlingsförfarandet

Anbudsförfarandet har många variabler. Den första var en kombination av olika papperskvaliteter för att tidningen från början av nästa år ska passa för postens mas-kinella sorteringssystem som kräver att en del av tidningspappret är tillräckligt styvt. Alla tryckerier kan skaffa denna papperskvalitet. För det andra konstateras i anbudshandlingarna att papperskvaliteten under avtalsperioden kan ändras t ex om utgivningsfrekvensen ändras, tillgången på någon viss papperssort försämras eller av kostnadsskäl. I fråga om antalet nummer/år är endast uppgifterna för nästa år kända och även i fråga om det kan upplagan som ges ut i städerna i huvudstadsregionen variera. Anbudet ska baseras på uppgifterna för nästa år.

Kirkko ja kaupunki ges ut i tre lokala versioner. Samtliga bygger på ett gemensamt grundmaterial men innehåller också eget lokalt material, sammanlagt fyra separata versioner. Tidningen har ett ISSN-nummer och den totala upplagan är ca 330 000 ex. Stommen i delupplagorna är den samma men lokal färg eftersträvas genom att varje delupplaga har en egen förstasida. 2024 ges 17 nummer ut i Helsingfors, 18 i Vanda och 20 i Esbo. Esboupplagan delas också ut i Grankulla. Under 2024 utkommer tidningen alltså med 17 nummer som gäller för alla städer (hel upplaga). Ett nummer ges ut i Esbo, Grankulla och Vanda och två nummer ges bara ut i Esbo och Grankulla. Esbo, Grankulla och Vanda numrets upplaga är ca 149 000 ex, Esbo och Grankulla numrens upplaga är ca 83 000 ex. Anbudet skulle ges på basis av priset för 2024. För priset gavs 85 poäng och för kvalitetsfaktorerna 15 poäng. Vinnaren är anbudet med det högsta sammanlagda poängtalet.

Nuvarande upplaga ligger till grund för anbudsförfarandet. Upplagans storlek beror på antalet hushåll som får församlingstidningen och kan alltså ändras under avtalsperioden. Det samma gäller för de lokala delupplagorna.

I anbudsbegäran konstateras att om papperskvaliteten ändras ska priset justeras. I annat fall justeras priset om löner och/eller priset på råvarorna ändras eller om myndigheternas åtgärder medför kostnadsökningar. Priset kan ändras högst tre gånger/år. Under 2024 görs den första prisjusteringen tidigast den 1.7. Priset kan höjas eller sänkas av ovan nämnda orsaker. Bägge avtalsparter kan ta initiativ till justering av priset. 

I anbudsbegäran konstateras också att utgivningsfrekvensen på lokalplanet kan variera enligt församlingarnas önskemål. Antalet nummer som ges ut från och med 2025 kan vara lägre än nuvarande år. Minimum är ett nummer i månaden.

3. Erhållna anbud

Deadline för givande av anbud var kl 12.00 den 20.10. Intresserade kunde per 29.9 ställa frågor om anbudsförfarandet. En fråga ställdes och anbudsgivaren skrev dessutom ett meddelande på anbudswebben i vilket papperskvalitetsfrågan särskilt betonades. Svar på detta gavs den 22.9. och 4.10, deadline för givande av svar var den 6.10. Ett flertal tryckerier bekantade sig med begäran om anbud. Inom fataljetiden gavs ett anbud. Anbudet som gavs av tidningens nuvarande tryckeri Sanoma Media Finland Oy (FO-nummer 1515901-4) uppfyller kriterierna i anbudsbegäran. Trots att en kvalitetsjämförelse inte kan göras då endast ett anbud inkommit skulle anbudet ha fått maximala poäng för produktionstidtabellen, tilläggsbilagorna, kvalitetsöverak-ningen och miljöcertifieringen. Den externa utvärderingsinstansen Aste Oy:s ut-låtande om provtryckningen som tillställts dem var gott, men nu saknas alltå ett jämförelseobjekt eftersom det inte finns andra anbudsgivare.

Anbudsgivaren försäkrar genom sitt anbud att samtliga krav i fråga om lämplighet och överensstämmelse med anbudsbegäran uppfylls. Innan avtalet undertecknas kontrolleras att anbudsgivaren uppfyller lämplighetsvillkoren.

Priset som Sanoma Media Finland Oy gett beräknas enligt formeln i begäran om anbud separat för 13 nummer i respektive stad, fyra större nummer, ett nummer som ges ut i Esbo, Grankulla och Vanda samt två nummer som ges ut i Esbo. För de två först nämnda numren är priset 42 900 €/nummer, 19 370 € för Esbo och Vanda numret och 11 620 € för Esbo-Grankulla numren. Detta enligt prisnivån nästa år och med 0 % moms. På årsnivå blir priset 771 910 moms 0 %. Det kan  hända att priset ändras efter den 1.7. Så har det gått med nuvarande avtal och detta har i praktiken inneburit att tryckningskostnaderna som ifjol var höga sedan våren åter sjunkit.

Det givna anbudet är högre än gällande avtal men detta beror långtgående på kravet på lämplig pappersmix. Övergången till maskinell sortering sänker ändå distributions-kostnaderna. Om sorteringskostnaderna inte sjunker tillräckligt ger avtalet med tryckeriet och anbudsförfarandet rätt att ändra papperskvalitet. Samma modell hade gällt för alla tryckerier. 

4. Upphandlingsbeslut och -avtal

Föreslås att anskaffningsavtal ingås med Sanoma Media Finland Oy, som var den enda anbudsgivaren. Avtalet uppstår först då det skriftliga avtalet undertecknats. Tidningens första exemplar utkommer den 25 januari nästa år.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Chefredaktör Pauli Juusela, tfn. 09 2340 4020, pauli.juusela@kirkkojakaupunki.fi

Distribution

Anbudsgivarna