Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 17.08.2023/Paragraf 217

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää
1) valita vaihtomatto- ja hygieniatuotepalveluiden palveluntuottajaksi Lindström Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle 2023-2025,
2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuksen, tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään mahdollisten optiovuosien (1 + 1) käyttöönotosta. Koko sopimuskokonaisuuden arvioitu kokonaisarvo on noin 500.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdolliset optiovuodet,
3) tarkistaa välittömästi tätä asiaa koskevan pöytäkirjan pykälän.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

1. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Tarjousta pyydettiin vaihtomatto- ja hygieniatuotepalveluiden hankinnasta 19 seurakunnalle, 6 hautausmaalle, 4 leirikeskukselle ja Mustasaaren toimintakeskukselle tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Palvelukokonaisuus sisältää:

1) Mattovuokrauspalvelun

2) Pyyhevuokrauspalvelun (rullapyyhkeet), sisältäen vuokra-annostelijat asennuksineen

3) Muiden hygieniatuotteiden vuokrapalvelun

Palveluntuottaja tekee yhdessä tilaajan kanssa tarvekartoituksen ja suunnitelman tuotteiden sijoittamisesta sekä vaihtoväleistä. Mattojen ja pyyhkeiden vaihtovälit ovat pääasiassa yhden, kahden, neljän tai kahdeksan viikon välein.

Sopimuksen arvioitu kokonaisarvo on noin 500.000 euroa (alv. 0 %) sisältäen mahdolliset optiovuodet. Arvioidussa kokonaisarvossa ovat mukana erillishankintoina tehtävät hygieniatuotteet, jotka eivät olleet mukana vertailuhinnaksi määritellyssä vuosihinnassa.

Sopimuskausi kestää 2 vuotta. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden jatkaa sopimusta 1 + 1 vuoden pituisilla optiokausilla.

2. Hankintamenettely

Kyseessä on puitejärjestely. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan kilpailutus toteutettiin avoimena menettelynä sähköisesti Cloudia-järjestelmällä. Tarjouspyyntö julkaistiin 23.5.2023, ja lisätietokysymykset tuli lähettää 10 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi -sivuston kautta esitettiin neljä kysymyskokonaisuutta, joihin vastattiin samaisella sivustolla.

3. Saadut tarjoukset

Määräaikaan 26.6.2023 mennessä tarjouksia tuli yksi kappale, tarjoajana Lindström Oy (1712792-1).

4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Lindström Oy täyttää tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Lindström Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

6. Tarjousten vertailu

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvoksi oli määritelty 85 ja laadun painoarvoksi 15. Vertailuhintana käytettiin tilaajan arvioimaa vuosihintaa, jossa mukana eivät olleet erillishankintoina tehtävät hygieniatuotteet. Vuosihinnan määrittelyä varten tarjoajat täyttivät erillisen tarjouslomakkeen, jonka arvioidut määrät olivat vuositasolla, ja toimivat vain suuntaa-antavana tietona lopullisen vertailuhinnan saamiseksi. Laatupisteitä tarjoajalla oli mahdollista saada kolmesta ominaisuudesta: toimitusaika (maksimipisteet 5), automatisoitu varastonhallinta (maksimipisteet 5) ja design-matot (maksimipisteet 5).

Koska tarjouksia tuli vain yksi, vertailua ei tehty. Tarjousvertailua varten tarjottu summa oli 27.145,94 euroa (alv. 0 %).

7. Hankintapäätös ja -sopimus

Palveluntuottajaksi valitaan Lindström Oy.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Ympäristövaikutusten arviointi

Hankinnan ympäristövaikutukset on huomioitu edellyttämällä tarjoajalta sertifioitua ympäristöjärjestelmää tai muuta (ei-sertifioitua) ympäristöjärjestelmää tai -ohjelmaa. Lindström Oy:llä on voimassa oleva ISO 14001:2015 -sertifikaatti.

Tarjoajalta on myös edellytetty seuraavien ympäristöasioiden hallintatoimenpiteiden toteuttamista hankintasopimuksen toteuttamisen yhteydessä:

Toimittajaksi valitulta tarjoajalta pyydetään ennen sopimuksen allekirjoittamista selvitys palveluiden tuottamiseen liittyvistä ympäristönhoitotoimenpiteistä. Selvitys tullaan liittämään osaksi allekirjoitettavaa sopimusta.

Selvityksessä tulee kuvata, miten palveluiden tuottamisessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin:

 - kestävä kehitys

 - energiatehokkuus

 - vähähiilisyys

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus
p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi

Jakelu

Lindström Oy