Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 25.05.2023/Paragraf 166

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää

1) myöntää 20 000 euroa tarveharkintaista määrärahaa projektille Yhteishankinnat Helsingin seurakuntayhtymässä
2) Todeta että kustannus merkitään kustannuspaikalle 393331080020 (Tarveharkintainen määräraha)
3) Todeta että projektin omistajana toimii hallintojohtaja Juha Silander.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Tarveharkintainen määräraha

Tarveharkintainen määräraha on osa Yhteisen kirkkovaltuuston 9.12.2021 kokouksessaan päättämää kokonaismäärärahan jakoa vuosille 2023-2025. Ajatuksena on että yhteinen kirkkoneuvosto voi myöntää seurakunnalle tai yhteisten palveluiden osastolle anomuksesta määrärahaa tietyn projektin tai kehittämistyön toteuttamiseen. Mallilla korvataan talousarvioon aiemmin sisältyneet kehittämismääräraha ja diakoniamääräraha. Tämä vuosi on siis ensimmäinen jolloin tämä käytäntö on voimassa.

Tarveharkintaisen määrärahan suuruus vuonna 2023 on yhteensä 1,608 miljoonaa euroa. Tästä summasta 136 500 euroa varattiin aiemmin käynnistyneisiin diakoniaprojekteihin, jotka YKN:n päätöksellä päättyvät vuoden 2023 aikana.

Yhteen projektiin tai kehittämistyöhön voi saada rahoitusta 10 000-50 000 euroa.

Tarveharkintaisen määrärahan hakuohjeet vuodelle 2023 on julkaistu Sinfossa 20.4.2023. Projektien määrärahahaku tehdään laatimalla A&O-projektikuvausdokumentti projektisalkussa.

70 % tarveharkintaisesta määrärahasta oli jaossa syksyn 2022 haussa ja yhteinen kirkkoneuvosto teki sitä koskevan päätöksen 28.11.2022 (ehdollisena siten että päätös edellytti YKV talousarviopäätöstä)

Loput, n. 30 %, jaetaan vuoden 2023 aikana projekteihin ja kehittämistöihin liittyviin yllättäviin, ennalta arvaamattomiin menoeriin seurakunnissa ja yhteisissä palveluissa.

Yhteishankinnat Helsingin seurakuntayhtymälle

Yhteishankinnat-projekti, johon nyt anotaan projektimäärärahaa on nimenomaan tämän vuoden kehittämisprojekti joka täyttää ne ehdot mistä on sovittu. Liitteenä A&O-projektikuvaus.

Projektin tarkoituksena on hankintapäätösten valmistelun ja prosessin kehittäminen sujuvammaksi yhteishankintasopimusten toteutuksen ja niihin liittymisen osalta Helsingin seurakuntayhtymässä. Projektin tuotoksena tehdään uusi toimintamalli (sanallinen kuvaus ja prosessikaavio).

Hankinnat sisältyvät osana organisaation ja kokonaiskirkon strategisiin tavoitteisiin; esimerkiksi 2022 Helsingin seurakuntayhtymän yhteistoimintamenettelyn säästötavoitteet, Hiilineutraali kirkko 2030 ja Kirkko Helsingissä. Myös hankintalain 27§ perusteella projekti on syytä toteuttaa.

Projektin hyötytavoitteet:

1. Prosessi- ja kustannussäästöjen aikaansaaminen hankintoja tehostamalla. Mittari: Prosessikustannusten laskenta? Kustannussäästöt kilpailutettu sopimus vs. suorat ostot? Projektipäällikkö selvittää talousosasto / Kipa kevät 23.

2. Organisaation strategisten tavoitteiden näkyvyyden lisääminen hankinnoissa. Mittari: Hiilineutraali kirkko, ESG, Kirkko Helsingissä... Sosiaalisten, taloudellisten ja ekologisten tavoitteiden näkyvyys sopimuksissa - Hanselin vastuullisuuskartoitukset osaksi päätöksiä? Yhteistyö Asianhallinnan kanssa, hankintapäätöspohjan päivitys, projektipäällikkö selvittää.

3. Yhteisessä käytössä olevien hankintalain mukaisten sopimusten tarjonnan lisääminen. Mittari: Kattava määrä, sopimusten määrän lisääntyminen... kpl-määrä huhtikuu 2023 Hankinta-Teams esim. vs. tilanne 2024 lopussa. Hankintapäällikkö ja hankinta-asiantuntija (Kito).

Tuotosten hyödyntäminen:

Uusi toimintamalli paitsi selkeyttää hankinta-asiantuntijan työtä, myös vapauttaa paljon resursseja varsinaiseen hankinnan valmisteluun ja olemassa olevien sopimusten hallinnointiin oman kentän kartoitukselta ja suostuttelulta. Toimintamalli on toteutuessaan yksinkertainen, selkeä ja toimiva ja tuo prosessisäästöjä hankintahenkilöstön työhön sekä konkreettisia rahallisia säästöjä koko y-tunnuksen tasolla. Käyttäjien osalta menettely tuottaa lainmukaisen ratkaisun, joka kestää ulkopuolisen tarkastelun. Tilaajien omaan päätäntävaltaan kunkin sopimuksen käyttöön liittyen ei kajota, mutta uuden menettelyn myötä hankintasopimuksia tekevät HSRKYn tahot voivat aiempaa paremmin tarjota käyttöön laajan valikoiman meitä hyödyttäviä sopimuksia. Tilaajan on mahdollista suoraan käyttää näitä sopimuksia, joka vapauttaa myös tilaajan hankintoja suorittavilta henkilöiltä aikaa muihin työtehtäviin. Näiden näkemysten infoamiseen kiinnitetään erityistä huomiota esim. kirkkoherrojen kokouksen kautta sekä muita kanavia, esim. Sinfon uutisointia, hyödyntämällä.

Hankinnan kohteena on hankintalakiin perehtynyt asiantuntijakonsultti. Hinta-arvio konsultoinnin kustannuksista on n. 18 000 € (sis.alv) sekä muut kulut, kuten tarvikkeet, lisenssit yms. n. 2 000 € (sis.alv). Yhteensä 20 000 €.

Tämän lisäksi projektissa tehdään arviolta kaikenkaikkiaan 46 henkilötyöpäivää kun otetaan huomioon kaikki projektiin tuotostavoitteen toteuttamiseen resursoidut henkilöt. Työskentelyyn liittyy työpajoja ja toimintamallin tuottamista.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia

Lisätiedot

Tiina Kumlin tiina.kumlin@evl.fi, Stefan Forsén stefan.forsen@evl.fi, Juha Silander juha.silander@evl.fi