Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 15.06.2023/Paragraf 58

Beslutsförslag

Behandling

Under behandlingen gjordes 2 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Beslutshistoria

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Allmänt

Föremål för upphandlingen är cisternleverans av flytande bränsle. Upphandlingen gäller följande produkter:

- Motorbrännolja

o Fartyg och arbetsmaskiner

o Sommar- och vinterkvalitet

- Lätt brännolja

o Uppvärmning

o Sommar- och vinterkvalitet

- Dieselolja

o Fordon, transportmateriel

o Sommar- och vinterkvalitet (eventuellt också arktisk kvalitet)

- Bensin

o Fordon

o 98E5 och 95E10

Produkter som dessutom kanske anskaffas:

- Beroende på kundernas behov och leverantörernas förmåga försöker man också få

o förnyelsebar dieselolja och förnyelsebar brännolja (uppvärmning och motor) (HVO)

o flytgasleveranser

o AdBlue leveranser 

o hyrcisterner

o möjlighet att lägga till produkter under avtalsperioden

• t ex elektriskt framställda syntetiska bränslen

o beredskapstjänster

• t ex leverantören lagrar bränsle för kunderna

Enligt upphandlingsmodellen beställer kunden av leverantören enligt behov en pro-dukt som ska levereras direkt till kundens cistern. Leveransen av uppvärmningsolja sker automatiskt (graddagsleverans eller på basis av uppmätt vätskenivå). Leveran-tören ansvarar för i tillgången på produkten. Leverantören ska ge kunden stödtjänster på finska så att kunderna kan beställa och få produktstöd. Beställningar kan göras per telefon, e -post och på nätet. Leverantörens kundtjänst är anträffbar varda-gar kl 9-16. Leveransvillkor enligt Finnterms 2001 TOP (leverans till kundens cistern). Eventuella tilläggskrav som ställs på leverantören kan vara prisskyddade. 

Minimileveransmängd för diesel och bensin är 2 000 liter och för övriga bränslen1 000 liter. Om leveranser som understiger minimimängden kan separat överenskommas, i så fall har leverantören rätt att påföra ett tillägg för liten leverans. Målsatt leveranstd ör fem vardagar. Möjlighet till snabbleverans finns och dessa faktureras separat. Leveranser sker som graddagsleverans eller automatisk leverans.

Prissättning:

- Bränsleblandingar till världsmarknadspris (Platt's)

o stora skillnader vid hantering och prissättningen av "bio-tillägg"

• HVO-produkter noteras åtminstone ännu officiellt

- leverantörens premiumkvalitet bränsle

- accis

- leverantörens premiepris för leveransplatsen (ort)

- Hansels serviceavgift

- Beroende på leverantör ingår också fallavgift och NL-koefficient

Fördelar med gemensam upphandling:

- Lagenligheten i organisationens anskaffningar är tryggad 

- De egna kostnaderna för konkurrensutsättning minskar

- Avtalsleverantörernas lämplighet är kontrollerad

- Hansel stöder kunderna under hela avtalsperioden:

o kontrollerar prisnivån och tillgången på produkten

• Hansel använder Platts pristjänst för oljeprodukter

o ansvarar för avtalshanteringen

o kundstöd

- I kundarbetsgruppen kan man påveerka upphandlingens omfattning och utveckla avtalet:

o Medlemmarna kan kommentera materialet

o Lätt att föra fram kundernas behov

Miljöansvaret beaktas:

- Miljöansvar

o avsikten är att få med också förnyelsebara bränslen

- Ekonomiskt ansvar

o Leverantörernas ekonomiska resurser ska vara tillräckliga, detta mäts bl a genom riskklassificeringskrav (i denna gemmensamma upphandling används 1, 3 eller 4 separata utredningar). Avtalsleverantörernas ekonomiska prestationsförmåga övervakas automatiskt av Hansel under hela avtalsperioden. 

- Beredskap

o olika sätt att säkerställa de primära leveranserna vid undantagsförhållanden

Utmaningar jämfört med tidigare avtalsperioder:

- färre anbudsgivare (Teboil)

- sjunkande konsumtion är en utmaning

o leverantörerna kräver längre leveranstid

o högre kostnader

- Beredskap att öka antalet reservaggregat och leveransobjekt, men (förhoppningsvis) inte konsumtionen

- Minskningen av antalet distributionsstationer ökar behovet av egna cisterner.

Anslutning, bedömning av upphandlingens helhetsvärde och upphandlingsförfrågan

Anslutning till avtalet ska ske senast den 30.9.2023. Bara de kunder som anslutit sig innan upphandlingsannonsen publicerats kan använda avtalet.

Då man går med begär Hansel Oy kunden om en uppskattning av dde kommande upphandlingarnas totalvärde. Dessa uppgifter krävs numera i alla offentliga upphandlingsannonser. Värdet på Helsingfors samfällighets upphandlingar för 2+1+1 år och avtalsperioden 2024-2026 (2028) är ca  2 620 000 € (moms 0 %)

De kunder som anslutit sig till avtalet får sedan de anslutit sig en förfrågan där kunden ombeds precisera sitt upphandlingsbehov under anskaffningsperioden. Detta sker innan upphandlingsannonsen publiceras

Avtalsperiod

Avsikten är att kunderna ska kunna använda ramavtalet f o m den 8.3.2024. Tidsschemat preciseras under konkurrensutsättningen.

Barnkonsekvensbedömning

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Fastighetsdirektör Osmo Rasimus, tfn. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi