Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 04.05.2023/Paragraf 151

Esittelijä Seurakuntayhtymän johtaja Rintamäki Juha

Päätösehdotus

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto päättää
1) liittyä Hansel Oy:n yhteishankintaan Polttonesteiden säiliötoimitukset 2024-2026 (2028). Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvioitu kokonaisarvo 2 + 1 + 1 vuoden sopimuskaudelle 2024-2026 (2028) on noin 2.620.000 euroa (alv. 0 %),
2) valtuuttaa hankinta-asiantuntijan tekemään liittymisilmoituksen sekä toimittamaan liittymisilmoituksen jälkeen toteutettavan hankintakyselyn,
3) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan asiakaskohtaisen sopimuksen

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Selostus

Yleistä

Hankinnan kohteena ovat polttonestetoimitukset säiliöihin, ja hankinta koostuu seuraavista tuotteista:

- Moottoripolttoöljy

o Laivoille ja työkoneille

o Kesä- ja talvilaatu

- Kevyt polttoöljy

o Lämmitys

o Kesä- ja talvilaatu

- Dieselöljy

o Kulkuneuvot, kuljetuskalusto

o Kesä- ja talvilaatu (mahdollisesti myös arktinen laatu)

- Bensiini

o Kulkuneuvot

o 98E5 ja 95E10

Tämän lisäksi mahdollisesti hankittavia tuotteita ovat:

- Asiakkaiden tarpeista ja toimittajien kyvystä riippuen mukaan pyritään saamaan myös

o Uusiutuvan dieselöljyn ja uusiutuvan (lämmitys- ja moottori-) polttoöljyn toimitukset (HVO)

o Nestekaasun toimitukset

o AdBluen toimitukset

o Vuokrasäiliöt

o Mahdollisuus lisätä tuotteita sopimuskaudella

• Esim. sähköllä valmistettavat synteettiset polttoaineet

o Varautumiseen liittyvät palvelut

• Esim. toimittaja varastoi polttoaineita asiakkaille

Hankinnan toimintamallin mukaisesti asiakas tilaa toimittajalta tuotetta säiliöönsä tarpeen mukaan. Lämmityskohteissa käytössä on automaattitoimitus (astepäivätoimitus tai pinnanmittaus), jossa toimittaja huolehtii tavaran riittävyydestä. Toimittajalta vaaditaan asiakkaiden käyttöön osoitettua suomenkielistä tukipalvelua, josta asiakkaat voivat tehdä tilauksia sekä saada tuotetukea. Tilauksen vastaanottamisen välineitä ovat soitto, sähköposti ja verkkopalvelu, ja toimittajan asiakaspalvelu käytössä arkisin klo 9-16. Toimitusehto on TOP Asiakkaan ilmoittamassa toimituskohteessa ja säiliössä (Finnterms 2001). Mahdollinen lisävaatimus toimittajalle voi olla hintasuojaus.

Minimitoimitusmäärä dieselille ja bensiinille on 2 000 litraa ja muille polttonesteille 1 000 litraa. Minimitoimitusmääriä pienemmistä toimituksista voidaan sopia tapauskohtaisesti erikseen, ja toimittaja lisää näihin toimituksiin pientoimituslisän. Tavoite toimitusajaksi on viisi arkipäivää. Pikatoimitukset ovat mahdollisia, ja niistä laskutetaan erikseen. Toimitusmuotoina ovat astepäivätoimitus tai automaattitoimitus.

Hinnoittelu muodostuu seuraavasti:

- Polttoainejalosteen maailmanmarkkinahinta (Platt'sin julkaisema)

o "Bio-lisän" hinnoittelussa ja käsittelyssä suuria eroja

• HVO-tuotteelle ei ole ainakaan vielä virallista noteerausta

- Toimittajan preemio polttoaineelle

- Valmisteverot

- Toimittajan preemio toimituskohteelle (kunta)

- Hanselin palvelumaksu

- Toimittajasta riippuen myös pudotusmaksu ja NL-kerroin

Yhteishankinnan edut:

- Organisaatiomme hankintojen lainmukaisuus on turvattu

- Omasta kilpailutuksesta aiheutuvat kustannukset vähenevät

- Sopimustoimittajien soveltuvuus on tarkistettu

- Hansel tukee asiakasta koko sopimuskauden ajan:

o Hintatason toteutumisen ja tuotteiden saatavuuden valvonta

• Hanselilla on käytössä Plattsin öljyjalosteiden hintatietopalvelu

o Sopimuksen hallinnasta vastaaminen

o Asiakkaiden tukena toimiminen

- Asiakastyöryhmässä voi vaikuttaa hankinnan sisältöön ja sopimuksen kehittämiseen:

o Jäsenet voivat kommentoida materiaaleja

o Asiakkaiden erilaiset tarpeet saadaan hyvin esille

Vastuullisuus on huomioitu seuraavasti:

- Ympäristövastuu

o Mukaan pyritään saamaan uusiutuvia polttoaineita

- Taloudellinen vastuu

o Toimittajilta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä, jota mitataan mm. riskiluokkavaatimuksella (tässä yhteishankinnassa 1 3 tai 4 erillisellä selvityksellä). Sopimustoimittajien taloudellista suorituskykyä valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan.

- Varautuminen

o Pohditaan keinoja varmistaa ensisijaiset toimitukset poikkeusoloissa

Haasteita aiempiin sopimuskausiin verrattuna:

- Tarjoajia vähemmän (Teboil)

- Laskeva kulutus haastaa toimituksia

o Toimittajat vaativat pidempiä toimitusaikoja

o Isommat kulut

- Varautuminen lisää varavoimakoneita ja siten toimituskohteita, mutta ei (toivottavasti) kulutusta

- Polttoaineiden jakeluasemien väheneminen lisää tarvetta omille säiliöille

Liittyminen, arvio hankinnan kokonaisarvosta ja hankintakysely

Sopimukseen tulee liittyä viimeistään 30.9.2023. Sopimusta voivat hyödyntää vain ennen hankintailmoituksen julkaisua liittyneet asiakkaat.

Liittymisen yhteydessä Hansel Oy pyytää arviota tulevien hankintojemme kokonaisarvosta. Tietoa edellytetään nykyisin kaikissa julkisissa hankintailmoituksissa. Helsingin seurakuntayhtymän sopimuksen arvioitu kokonaisarvo 2 + 1 + 1 vuoden sopimuskaudelle 2024-2026 (2028) on noin 2.620.000 euroa (alv. 0 %)

Puitejärjestelyyn liittyneille asiakkaille lähetetään myöhemmin liittymisen jälkeen hankintakysely, jolla tarkennetaan asiakkaan sopimuskaudelle arvioimia hankintatarpeita ennen hankintailmoituksen julkaisemista.

Sopimuskausi

Tavoitteena on, että puitejärjestely on asiakkaiden käytettävissä 8.3.2024 alkaen. Aikataulu tarkentuu kilpailutuksen valmistelun aikana.

Lapsivaikutusten arviointi

Asiassa ei ole tarpeen tehdä lapsivaikutusten arviointia.

Lisätiedot

Kiinteistöjohtaja Osmo Rasimus
p. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi