Gemensamma kyrkofullmäktige
Protokoll 26.01.2023/Paragraf 20

Beslutsförslag

Kyrkofullmäktige
1) besluter att samfälligheten ansluter sig till Hansel Oy:s upphandlingsavtal för el och portföljförvaltning 2024-2028. Avtalet omfattar elleveranser (elenergi) samt prisskydd och förvaltning av elportföljen (portföljförvaltning). Samfälligheten är med i Hansel Oy:s motsvarande avtal som löper ut den 31.12.2024. Följaktligen sker upphandlingen av prisgaranterad el enligt det nya avtalet från och med den 1.1.2025. Värdet på Helsingfors samfällighets avtal för perioden 2025-2028 uppskattas till ca 4 000 000 € (moms 0 %) vari ingår kostnaderna för anskaffning av förnyelsebar elektricitet,
2) ger upphandlingssakkunniga fullmakt att formulera anslutningsanmälan och att därefter genomföra en upphandlingsförfrågan
3) ger fastighetsdirektören fullmakt att underteckna avtalet och att efter anslutningsmeddelandet göra de preciseringar gällande avtalets innehåll som klientarbetsgruppens arbete föranlett,
4) ger fastighetsdirektören fullmakt att besluta om att temporärt göra ett uppehåll i upphandlingen av förnbyelsebar el t ex om kostnaderna för elenergin blir ekonomiskt ohållbara.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Föredragande Samfällighetens direktör Rintamäki Juha

Beslutsförslag

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

Redogörelse

Allmänt

Det gemensamma avtalet om upphandling av el och portföljförvaltning 2024-2028 innebär att vi upphandlar konkurrensutsatt el som en del av en större helhet. Detta ger oss en konkurrensutsatt marginal samt goda avtalsvillkor. Elen kan också upphandlas till prisgaranterat pris via portföljförvaltningstjänsten och i enlighet med beslutsförslaget ansluter sig samfälligheten också till portföljförvaltningstjänsten.

Fördelarna med gemensam upphandling:

- upphandlingens lagenlighet är säkerställd

- kostnaderna för den egna upphandlingen sjunker

- den konkurrensutsatta elektricitetsleveransens marginal

- klienterna som deltar i upphandlingen har ett förutsägbart elpris

- Hansels experters stöd under avtalsperioden (t ex intressebevakning och leverantörshantering)

- ansvarigheten beaktas då förnyelsebar el köps.

Ansvar vid gemensam upphandling:

- Miljöansvar

o möjligt att köpa el från förnyelsebara källor

o till avtalet kan anslutas egna små produktionsenheter (t ex solpaneler) och leverantören är skyldig att köpa den överskottsel som ifrågavarande anläggning producerar utöver det som kunden själv behöver.

- Ekonomiskt ansvar

o leverantörerna ska ha tillräcklig ekonomisk prestationsförmåga, som mäts via riskklassificering och krav på omsättning. Hansel övervakar automatiskt avtalsleverantörernas ekonomiska prestationsförmåga under hela avtals-perioden.

o upphandlingen konkurrensutsätts och avtalet ingås med den leverantör som gett den lägsta marginalen för leveransen

o elpriset skyddas för att förutse kostnaderna.

Hanteringen av elportföljen och prisskyddet gör det möjligt att slå fast elpriset före leveransen varigenom man inte är beroende av det ständigt varierande spot-proset på el. Med hjälp av portförljförvaltning försöker man göra elleveransernas pris förutsägbart. Skyddsstrategin utformas tillsammans med Hansels övriga klienter. Om klientens önskemål avviker från skyddsstrategin är det möjlit att skapa fler portföljer med egen skyddsstrategi.

Föremål för upphandlingen och klientgruppsarbetet

Upphandlingen består av två separata helheter som torde förverkligas via en leverantör:

1. Elleverans (elenergi)

- fysisk leverans av elenergi

o leverantören förutser klientens elkonsumtion och gör upphandling på spot -marknaden

- balansansvarigas tjänster

o leverantören ansvarar för kostnaderna för balansel som uppstår om klientens elförbrukning avviker från elen som leverantören upphandlat på spot -marknaden.

- uppföljning av elkonsumtionen samt rapportering

- fakturering

- kundservice

- möjlighet att själv lokalt producera el i liten skala (t ex solpaneler)

o leverantören förbinder sig att köpa den el som överskrider klientens förbrukning.

- upphandling av garanterat förnyelsebar el

2. Hantering av elportföljen samt prisskydd (portföljförvaltning)

- skyddande av elpriset före själva elleveransen

- gör det lättare att prognostisera elkostnaderna

Då organisationen anslutit sig till avtalet kan den delta i klientgruppsarbetet, fastighetsavdelningen deltar som sakkunnig i upphandlings- och hustekniska frågor.

Anslutning till avtalet samt anskaffningsförfrågningar

Deadline för anslutning är den 31.3.2023. Med en anslutningsanmälan ansluter man sig till elleveransavtalet. Under våren 2023 sänder Hansel Oy en prisenkät till organisationerna som anslutit sig och frågar om organisationerna också vill ha ett skyddat elpris, dvs gå med i portföljförvaltningen. Samtidigt preciseras klienternas öppna anskaffningsbehov innan meddelandet om upphandlingsförfarande publi-ceras. I enkäten frågas bl a:

- för hur lång tid vill vi ingå avtal om gemensam upphandling av el?

o Från 1.1.2025 till avtalsperiodens slut

- vill vi omfattas av portföljförvaltningen och få prisskyddad el?

o Ja

- vill vi köpa förnyelsebar el?

o Ja

- har vi behov av att sälja överlopps el från solpaneler till elmarknaden?

o För närvarande har vi inte behov av detta, men behovet kan ändras under avtalsperioden.

Avtalsperiod

Målsättningen är att avtalet om gemensam upphandling börjar den 1.10.2023. Eftersom samfälligheten varit med i Hansels avtal om gemensam upphandling av el och portföljförvaltning 2020-2024 börjar elleveranserna och prisskyddet den 1.1.2025 sedan det gamla avtalet löpt ut.

Hansel Oy ingår överenskommelse om prisskydd med den valda leverantören direkt och början av avtalsperioden 1.10.2023-31.12.2024 torde användas för att ingå avtal om prisskydd för elupphandlingen.

Enligt den preliminära planen löper avtalsperioden ut den 31.12.2028.

Uppskattning av upphandlingens totala värde

Då vi ansluter oss till avtalet ber Hansel Oy oss ge en uppskattning av värdet på vår elupphandling. Denna information förutsätts i alla offentliga upphandlingsanmälningar. Totalvärdet kan innefatta alla kostnader för elanskaffningen, inklusive marknadspriset på el. I oktober 2022 prognosticerades marknadspriset på el under de kommande åren vara:

År 2024: 10 c/kWh

År 2025: 8 c/kWh

År 2026: 7,5 c/kWh

År 2027: 7 ct/kWh

År 2028: 6,5 c/kWh

År 2021 uppgick samfällighetens elkonsumtion totalt till 10 602 699 kWh. Enligt prognosen i oktober 2022 skulle alltså det totala marknadsvärdet under 2025-2028 vara 3 074 782,72 € (moms 0 %). Eftersom marknadspriset varierar beroende på efterfrågan och sannolikt under avtalsperioden avviker från det slutliga elpriset beräknas upphandlingens totalvärde inklusive säkerhetsmarginal vara ca 4 000 000 € (moms 0 %). I detta ingår också kostnaderna för anskaffning av förnyelsebar el.

Prissättning

Priset som klientorganisationen betalar för elen den använder utgörs av spot -priset ökat med leverantörens vid konkurrensutsättningen angivna marginal.

Elpriset för klienterna som omfattas av portföljförvaltningen garderas i förväg mot spot -priset på el som varierar från timme till timme. Detta beaktas i upphandlingspriset varvid man i stället för spot -priset på elmarknaden använder ett pris som ligger närmare det garderade priset.  

Vid upphandling av förnyelsebar el läggs också den ursprungliga upphandlings-kostnaden till elpriset. Som av bilagan till beslutsförslaget framgår ligger mark-nadspriset vanligen i spannet 0,3-2 €/MWh (0,03-0,2 c/MWh). I år har priset redan legat på nivån 8 €/MWh (0,8 c/kWh) och kan under ett dyrt år stiga till 10 €/MWh (1 c/kWh). Detta innebär att kostnadseffekten med samfällighetens förbrukning kan variera från ca 3 000 till ca 106 000 € (moms 0 %). Den förnyelsebara elen överensstämmer med kraven för kyrkans miljödiplom och målsättningen att kyrkan ska vara kolneutral. Därför upphandlas enligt nuvarande avtal förnyelsebar elektricitet. Enligt avtalet har organisationerna till följd av det stigande elpriset temporärt kunnat frångå kravet på förnyelsebar el och för att hantera problemet med stigande pris har denna möjlighet även beaktats i det nya avtalet.

Barnkonsekvensbedöming

Ärendet kräver inte barnkonsekvensbedömning.

Tilläggsuppgifter

Fastighetsdirektör Osmo Rasimus, tfn. 09 2340 2700, osmo.rasimus@evl.fi